Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 17. maj 2002.
Kunder til Intrasuite får automatisk et journaliseringsprodukt, når de anvender version 4.0 af det populære intranet.
Socialministeriet bliver de første, der får glæde af den seneste opdatering af det populære intranet-system Intrasuite, der er udviklet af Dansk Internet Selskab.
De overfører nemlig deres hidtige journalsystem til et integreret web-baseret journalsystem, der er opbygget i XML.
Socialministeriet havde i forvejen en indholdsstyringsløsning, Intrasuite 3.7 og et journalsystem, men som to uafhængige systemer. Den nye XML-baserede løsning, Intrasuite 4.0, kan benyttes til både intranet og journalsystem, og derfor valgte Socialministeriet at overføre journalsystemet og samle begge løsninger i et og samme system.
Systemet håndterer aktering og journalisering direkte fra Office-produkterne med fokus på e-mail aktering, hvor Intrasuite automatisk overfører metadata, som for eksempel afsender og data, ved e-mail til facetter ved journaliseringen.
- Vi har i forvejen opdateret Intrasuite, så produktet er rent XML-baseret, og i den forbindelse var det kun at lave en skabelon, der passede til journalisering. Derfor får kunderne også journaliseringsmuligheden automatisk, når de opdaterer til version 4.0 af Intrasuite, siger administrerende direktør i Dansk Internet Selskab Jakob Sand.
Automatisk besked
Socialministeriet har 100.000 sager og 700.000 dokumenter i deres eksisterende journalsystem, som overføres til den nye platform, hvor Socialministeriet vil have al information samlet i en kombineret portal, intranet og journalløsning.
Samtidig bibeholder Socialministeriets brugere brugergrænsefladen, der er opdelt i sag og akt. Både sag og akt er bygget op af felter, der indeholder metadata, og som giver brugeren mulighed for at søge på alle felttyper og på vedhæftede binære filer.
- Fordelen ved det XML-baserede journalsystem er, at systemet umiddelbart er forberedt til digital forvaltning, så borgerne selv kan følge med i deres sager med det offentlige, siger Jakob Sand.
Journalsystemet er helt integreret med intranettet, hvilket betyder, at medarbejderne har deres egen portalindgang, søgning og overvågning af sager.
Det sidste er efter Jakob Sands opfattelse en klar fordel for brugerne.
- Hvis man er sagsbehandler inden for et specielt område i journalplanen, kan man sætte overvågning op på sager og blive notificeret hver gang en sag opdateres, siger han.
Billedtekst:
- Fordelen ved det XML-baserede system er, at det er forberedt til digital forvaltning, siger Jakob Sand, Dansk Internet Selskab.
Foto: Torben Klint
