Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 26. juli 2002.
Ringkjøbing Amt har taget hul på fremtidens sagsstyringssystem, der gør det muligt at finde sagerne på et landkort eller nøjagtige luftfotografier.
Overblikket er til stede i Ringkjøbing Amt. Bogstavelig talt. Amtet har nemlig investeret i et avanceret elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, (ESDH), der på luftfotografier viser, hvor amtet har sager vedrørende vej- og miljølovgivningen. Ringkjøbing Amt har udviklet det nye system i samarbejde med Viborg Amt og udviklingshuset Ditmer.
Det knytter et traditionelt geografisk informationssystem (GIS) sammen med et traditionelt sagsbehandlingssystem (ESDH), og resultatet er en ny effektiv brugergrænseflade.
En af initiativtagerne til projektet er projektleder Jens Wolf Jespersen, der har en fortid hos Kampsax, der blandt andet laver GIS-systemer.
- Vi har fået opbygget et netværk blandt amterne omkring GIS-systemer, hvor vi deler vores erfaringer og er i stand til at lægge pres på leverandørerne. Det har åbnet mange døre, siger han.
Oprindelig er Jens Wolf Jespersen uddannet vandløbsbiolog og i mange år løb han åerne tynde i Vejle Amt for at undersøge kvaliteten af de lokale vandløb. Gennem dette arbejde blev han rodet ind i noget med computere og det ledte til ansættelse hos Kampsax, hvor Jens Wolf Jespersen blandt andet beskæftigede sig med uddannelse af brugere i GIS-programmer.
Dette førte igen videre til ansættelse i Ringkjøbing Amt, der også anvendte edb, men ikke på et niveau som tilfredsstillede Jens Wolf Jespersen. Så før end han havde set sig om, var han dybt involveret i et helt nyt projekt, der blandt andet bestod i digitalisering af alle amtets miljø- og vejsager.
Geografiske data
- I dag har vi et system, hvor alle sager er knyttet til et geografisk punkt, siger Jens Wolf Jespersen.
Det skal forstås meget bogstaveligt, idet en sagsbehandler kan klikke sig ind på et kort, tegne en polygon og få øjeblikke senere se, hvilke sager amtet har haft på det område. Ved at klikke på sagsnummeret kommer man frem til sagens akter og bilag. Siden 1999 er alle bilag scannet ind, mens de elektroniske oplysninger fra tidligere år er overført til det nye system. Det vil sige, at der ligger sagsoplysninger tilbage fra 1960'erne i systemet. Dog er de gamle oplysninger kun repræsenteret med et journalnummer, men nummerets opbygning betyder, at en trænet bruger hurtigt kan se, hvilken type sag det drejer sig om.
- Tidligere kunne sagsbehandleren ikke præcist se, om en given sag berørte andre servitutter eller bestemmelser, hvorfor sagen blev sendt rundt til medarbejdere, der kun kunne sende sagen tilbage, fordi der på det pågældende område ikke var regler eller love, der havde betydning for sagen. Nu kan vi lave, det vi kalder en smørrebrødsseddel, hvor systemet automatisk undersøger hvilke regler og love, der er knyttet til et bestemt område, og også fortælle hvilken type det er, så sagsbehandleren med det samme kan se, hvilke relevante medarbejdere, der skal se på denne sag. Det betyder en kolossal lettelse i arbejdsgangen, siger Jens Wolf Jespersen.
Små årgange
Og det er lige præcis, hvad det drejer sig om for Ringkjøbing Amt. Med udsigt til faldende årgange og unge, der ikke ser frem til at skovle papir på amtet, som Jens Wolf Jespersen kalder det, er det nødvendigt at optimere sagsbehandlingen.
- Sagsmængden vokser med syv til ti procent om året, og sagsbehandlingen er blevet mere krævende. Hertil kommer, at borgerne i stigende omfang anvender deres klagemulighed, hvilket igen lægger et yderligere pres på forvaltningen. Derfor er vi nødt til at rationalisere sagsbehandlingen og på lang sigt lægge den over til borgerne, siger Jens Wolf Jespersen.
Men også i forhold til amtets samarbejde med kommunerne er der både tid og penge at hente. Ringkjøbing Amt har besluttet at stille systemet til rådighed for andre amter og kommuner, og foreløbig har de fleste kommuner i Ringkjøbing Amt vist positiv interesse for systemet.
- Den helt store fordel kommer jo, når vi i stedet for at sende sagen frem og tilbage mellem kommuner og amt, i realiteten kan afslutte sagen og så spørge kommunen eller amtet, om afgørelsen er i orden, og hvis ikke, kan de jo selv gøre den færdig, men det tager nok noget tid, før vi er der, siger Jens Wolf Jespersen.
Med den digitale teknik er det muligt at se, hvilke områder, der ikke har haft en sag i årevis, og Jens Wolf Jespersen påpeger smilende:
- Når vores sagsbehandlere ser det, så er de klar over, at det er nok de steder, hvor der er nogen, der ikke har overdrevet kontakten med amtet.
Billedtekst: Ringkjøbing Amts nye system
knytter geografiske data sammen med et sagsbehandlingssystem. Arkivfoto
