Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 6. september 2002.
Selvom masser af danske virksomheder sender kontrakter og ordrer via e-post til kunder og leverandører, så har mange af virksomhederne ingen politik, når det gælder håndteringen af e-post.
Mange danske virksomheder har meget ringe styr på håndteringen af deres e-post. Den enkelte medarbejder vurderer ofte selv, om mails og vedhæftede dokumenter skal gemmes, fordi der ikke findes retningslinier på arbejdspladsen. Det er heller ikke ualmindeligt, at de ansatte sletter mails, der viser sig at skulle bruges igen.
- Ofte aner virksomhederne ikke, hvad der sendes af kontrakter og andre bindende dokumenter via e-post, og en e-mail er altså lige så juridisk bindende som en kontrakt i papirudgave, fastslår Nils Kierkegaard, administrerende direktør for den danske afdeling af datalagringsvirksomheden StorageTek (STK).
STK har finansieret en analyse af danske virksomheders måde at håndtere e-post på. Undersøgelsen blev foretaget i 110 virksomheder i forskellige brancher. Motivationen for STK til at finansiere undersøgelsen er ikke overraskende, at virksomheden lever af at sælge datalagringsløsninger, som blandt andet omfatter systemer til struktureret backup, lagring og genfinding af e-mails.
I dansk ret er der ikke noget formkrav til oplysninger bortset fra standardiserede dokumenter som checks, veksler og gældsbreve. Advokat Peter Lind Nielsen fra advokatfirmaet Bender.dk bekræfter, at et digitalt dokument som en e-post er lige så juridisk bindende som et analogt eksemplar.
- I dag indgår e-mails lige så meget i et sagskompleks som telefaxer og breve, og er lige så juridisk bindende som enhver anden aftale, konstaterer advokaten.
Han tilføjer, at uden en struktureret tilgang til e-mails har enhver virksomhed et potentielt problem.
- Det er vigtigt, at man gemmer sine e-mails. I en juridisk strid kan en dommer stille krav om fremlæggelse af e-mails med flere år på bagen, og det kan være problematisk for en virksomhed uden en journaliseringspolitik på området, siger Peter Lind Nielsen.
Vigtige oplysninger
- Det stod værre til, end vi regnede med. E-postpolitikken sejler og er en reel risiko i virksomhederne. Oplysninger, der sendes via e-post, er ofte af afgørende vigtighed for virksomheden. Mere end halvdelen af de adspurgte virksomheder sender kontrakter og ordrer via elektronisk post, siger Tony Franck, produktchef, StorageTek.
Undersøgelsen i de 110 danske virksomheder viser også en hæmningsløs stigning i antallet af e-mails med vedhæftede filer.
- Hvis størrelsen på virksomhedernes e-mails gøres op, så består de af ti procent tekst og 90 procent vedhæftede filer fortæller, Tony Franck.
Undersøgelsen påviser ikke problemer af for eksempel økonomisk karakter i virksomhederne på grund af slettede eller forsvundne e-mails.
Boks:
Sådan håndteres e-post i 110 danske virksomheder i forskellige brancher.
¥ Mere end halvdelen (52 pct.) har ordrer og kontrakter gemt på e-mail.
¥ I mere end halvdelen (55 pct.) er det den enkelte medarbejder, der har ansvaret for arkivering af e-mails.
¥ 80 procent af virksomhederne har oplevet, at ansatte har slettet mails, der skulle bruges igen.
¥ Halvdelen af medarbejderne (49 pct.) bruger mellem et og ni minutter på at rydde op i e-mails om ugen.
¥ En tredjedel (32 pct.) har planer om at indføre nye retningslinier for håndtering af e-mail.
¥ De største virksomheder har bedst styr på håndteringen af e-mail.
Kilde: StorageTek
Billedtekst:
- E-post er den første verdensomspændende forretningskritiske applikation. Ofte aner virksomhederne ikke, hvad der suser rundt af juridisk bindende dokumenter som ordrer og kontrakter, siger Nils Kierkegaard, administrerende direktør for StorageTek i Danmark.