Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 27. september 2002.
Tolv offentlige organisationer har søgt om at komme med i et fælles udbud om elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH). Projektet skal resultere i, at det bliver lettere at gå fra papir til digital forvaltning i den offentlige sektor.
Der skal sættes skub i det offentliges brug af elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) gennem et fælles udbud med deltagelse af ti offentlige organisationer.
I sidste uge var der ansøgningsfrist for at deltage i særtoget, og i alt 12 offentlige organisationer fordelt på syv kommuner, tre ministerier og to amter har søgt om at komme med.
Projektet med navnet FESD (fællesoffentlig elektronisk sags- og dokumenthåndtering) er igangsat af bestyrelsen for Digital Forvaltning, fordi mange offentlige institutioner tøver med at indføre ESDH. Dermed snyder de sig selv for de for kvalitets- og effektiviseringsgevinster, der kan ligge i at sætte strøm til papiret.
- Der er brug for det, fordi vi har oplevet en række mindre succesfulde implementeringer over årene. Vi vil råde bod på det ved at opnå en kritisk masse i det offentlige, for vi tror, at vi står stærkere ved at se på det offentlige som en helhed. Vi kan få mere igennem ved at være ti organisationer, i stedet for hver især at forhandle med en leverandør, siger Charlotte Steinmark, specialkonsulent i den arbejdsgruppe, der har ansvar for projektet.
Deltagelse binder
De organisationer, som deltager i særtoget, binder sig til at deltage i arbejdet med kravspecifikationen af ESDH-systemet, og herefter også til at købe systemet. Ud over at betale for selve systemet skal hver organisation betale mellem 150.000 og 400.000 kroner til fælles opgaver.
- Hvis du gør op, hvad det normalt koster for en enkelt myndighed at udarbejde kravspecifikation, at udarbejde "best practices" for nye arbejdsgange, få proceskonsulentbistand og gennemføre en udbudsproces, er det billigt sluppet. Du får ikke ret mange konsulenttimer for 150.000 kroner, mener Charlotte Steinmark.
En rapport fra Økonomistyrelsen fra april 2001 vurderer, at cirka halvdelen af de statslige institutioner, der ikke har indført ESDH, heller ikke vil påbegynde anskaffelse af ESDH på egen hånd inden for de næste fem år.
Var med i budgettet
Kendetegnende for de organisationer, der har søgt om at komme med i særtoget, er dog, at de alligevel stod foran investeringer i ESDH.
- Vi havde allerede planlagt og budgetteret med, at vi skulle have et ESDH-system inden for de kommende år. Vi synes, det er en fordel, at vi får et fælles offentligt system, og det er den mest oplagte metode til at få et billigt system, der samtidig lever op til kravene, siger sekretariatsleder Thomas Jakobsen fra Ringsted Kommune, der sammen med Sorø har søgt om at deltage i særtoget.
Thomas Jakobsen er ikke bange for, at det vil give problemer at etablere et system, som dækker både kommune, amt og stat.
- Vi er sikre på, at man kan finde en kerne, som vi alle kan blive enige om, og på langt sigt er det en stor fordel, at vi får bedre integrationsmuligheder mellem de forskellige offentlige myndigheder, siger han.
Passagerlisten snart klar
Deltagerne i særtoget skal nu udpeges i løbet af et par uger, hvorefter projektet skal kravspecificeres og i udbud.
Planen er, at implementeringen af ESDH-systemet skal begynde i efteråret 2003 i de første to organisationer. Når systemet er implementeret hos alle ti deltagende organisationer, er håbet, at resten af landets offentlige organisationer vil tage systemet til sig.
- Kravspecifikationerne bliver offentliggjort, så alle offentlige myndigheder og private virksomheder kan gøre brug af det. Det er første gang, man gennemfører sådan et tværoffentligt projekt, så jeg er sikker på, at det vil få gennemslagskraft, siger Charlotte Steinmark.
Billedtekst:
En række mindre succesfulde forsøg på at indføre elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) gør det nødvendigt, at ti offentlige organisationer går sammen om at lave en fælles løsning, mener specialkonsulent Charlotte Steinmark.
Foto: Torben Klint
Boks:
Netværk af høringsparter
For de organisationer, der af den ene eller anden grund ikke indgår i særtoget, er der oprettet en høringsgruppe. Høringsgruppen vil løbende blive informeret om projektets status og blive involveret som ekstern høringspart i det kravspecificerende arbejde. Læs mere på www.e.gov.dk/esdh
