Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 25. oktober 2002.
Aarhus Oliefabrik implementerer SAP R/3 selv og sparer mange millioner kroner. Projektet er bemærkelsesværdigt, fordi de færreste virksomheder tør sige fra over for de store konsulenthuse og insistere på at gøre arbejdet selv.
Mandag morgen den 15. marts 1999 ringede telefonen hjemme hos Svend Ladegaard i Skanderborg. Ligesom i avisernes tegneserier ringede den, mens Ladegaard stod under bruseren. I røret var Henrik Orla Nielsen fra SAP Danmark. Han fortalte, at der lå en potentiel stor SAP-opgave og simrede hos Aarhus Oliefabrik, og var det måske noget for Ladegaard at få en tjans som projektansvarlig der?
Svend Ladegaard har arbejdet som selvstændig SAP-konsulent nogle år og havde netop afsluttet et SAP R/3-projekt hos lampeproducenten Louis Poulsen, så jo, han var interesseret. Ladegaard har blandt andet høstet sin IT-erfaring hos Lego, Irma og Tryg Forsikring, hvor han var IT-chef. Senere var han direktør hos SH Data og Diatel, samtidig med at han bestred en bestyrelsespost i Dansk Dataforening.
Ansatte med fra starten
Allerede inden Aarhus Olie havde besluttet sig for SAP, trak virksomheden 80 medarbejdere med ind i projektarbejdet, hvilket er ret usædvanligt. Medarbejderne lyttede med på møderne og blev opfordret til at skyde løs med alt, hvad de kunne finde på at spørge om. Efterfølgende evaluerede de ansatte og projektledelsen, hvad der var foregået, og medarbejderne blev på den måde engageret helt fra starten.
- Vi så, at SAP kunne dække vores behov, og jeg gik til bestyrelsen med en færdig projektplan den 30. juni sidste år. Projektet blev vurderet til at fylde 32 mandeår, altså et kæmpearbejde, husker Ladegaard.
Den tidlige inddragelse af medarbejderne og et tæt engagement fra ledelsens side er en forudsætning for, at et så stort og komplekst projekt kan gennemføres. Derfor var alle seks mand i direktionen med i arbejdet fra begyndelsen.
I dag mangler kun HR- (Human Resource) og løn-modulet, og de er oppe at køre til januar, garanterer Ladegaard. Alle tidsplaner og budgetter er blevet overholdt, og den samlede pris for R/3 hos Aarhus Olie bliver mindre end 20 millioner kroner alt inklusiv.
Dramatisk besparelse
Hos Aarhus Olie er SAP-konsulenterne blevet brugt til at uddanne medarbejderne, ikke til at gennemføre R/3-projektet.
- De 80 medarbejdere, vi tog ud, blev uddannet i relevante SAP-moduler, hvortil vi anskaffede SAP's Knowledge Warehouse. Vi har brugt konsulenterne dels til den direkte uddannelse, dels som sparringspartnere, siger Ladegaard, der understreger, at konsulenterne "ikke på noget tidspunkt har fået lov at røre knapperne".
- De rådgiver os, så vi er sikre på, at vi selv kan. Hvis du vidste, hvor mange virksomheder, der efter en R/3-implementering er afhængige af SAP's konsulenter, gyser Ladegaard.
Det er almindeligt kendt, at op mod to tredjedele af udgifterne til en SAP R/3-implementering går til at betale konsulenterne. Der kan derfor være dramatisk mange penge at spare ved at gribe sagen an, som Aarhus Olie gør.
- En anden væsentlig ting er at involvere afdelingslederne i de definerede delprojekter. Når cheferne på den måde er aktivt engageret, er de dels medansvarlige for processerne i egen afdeling, dels for disponeringen af medarbejdernes ressourcer til både projekt og daglig drift
Ved at være en del af processen skabes hurtig forståelse for systemskiftet, og faktisk håndterer alle medarbejdere i dag det nye system rigtig godt.
- Havde vi bedt IT-afdelingen om at være ansvarlig for projektet, så var det aldrig gået godt, mener Ladegaard, som uden at nævne navne kender adskillige eksempler på SAP-projekter, der har sejlet fordyrende omveje på grund af forkert forankring i organisationen.
Forhører man sig i branchen, er det ikke ualmindeligt at høre, at IT-chefer på store virksomheder - ingen nævnt ingen glemt - ofte opfører sig som små konger, der ikke kan blive enige med ledelsen om noget som helst, og som i øvrigt ikke har noget reelt ansvar for de projekter, de styrer.
Rigtig mange ting skal falde på plads, når en stor virksomhed gennemfører så omfattende ændringer som at skifte årtier gamle og egenudviklede systemer ud. Aarhus Olie er begunstiget med en dygtig IT-afdeling og ikke mindst IT-chef Henrik Amsinck, der har ledet IT-indsatsen med stor professionalisme og tilpas megen ydmyghed over for et så stort projekt, som en SAP R/3-implementering er. Hos Aarhus Olie som nævnt vurderet til 32 mandeår.
Han er ikke farlig
Som projektansvarlig refererer Svend Ladegaard til den administrerende direktør for Aarhus Olie Erik Højsholt, og en projektansvarlig bør ifølge Ladegaard ikke lade sig nøje med mindre. Selv mener Svend Ladegaard, at hans arbejde på fabrikken er forløbet så uproblematisk, som tilfældet er, fordi han er 63 år og dermed reelt ikke udgør en fare for nogen. Hverken IT-chefen eller andre mellemledere føler deres positioner truet af Ladegaard.
- Det menneskelige betyder langt mere, end man tror. Jeg har været administrerende direktør i 13 år og kan efterhånden se tingene lidt fra oven. Jeg kan tillade mig at sige ubehagelige ting - på en ordentlig måde selvfølgelig. Den slags skal der overskud til, og sådan et overskud får man gennem mange års erfaring, siger Ladegaard.
I Aarhus Olies interne nyhedsavis Aarhus News stod i juni en artikel om R/3-projektet med overskriften No pain,
much gain (ingen smerte, meget vundet), og den fik Ladegaard revet i næsen adskillige gange.
- Overskriften holder ikke, det er rigtigt. Vi har været gennem et kæmpeprojekt, der har trukket store veksler på medarbejderne, men vi har beholdt al viden i huset, og vi har overholdt alle deadlines og alle budgetter. Jeg vil sige, at no pain, den holder ikke, men much gain, den holder til gengæld 100 procent.
Set i et længere perspektiv er Aarhus Olies SAP-projekt dårligt nok startet. Først når alle systemer er lagt over og kører på SAP-platformen, er det tid til at udnytte de mange smarte genveje, fordele og lettelser, der er at hente i systemet. Svend Ladegaard siger:
- Jeg har allerede en lang liste med ting, medarbejderne gerne vil gøre på en anden og smartere måde, og som de med deres nuværende kendskab til systemet kan se lade sig gøre.
Boks:
Aarhus Olie
Aarhus Olie blev etableret i 1871 og lever af at fremstille raffinerede planteolier, der bruges til fremstilling af chokolade, foderstoffer, kosmetik og helsekost. Råvarerne er eksempelvis palme-, kokos-, nødde- og fiskeolie. I 2001 omsatte koncernen på verdensplan for 4,9 milliarder kroner og nåede et resultat før skat på 209 millioner kroner. I Danmark lå 2001-omsætningen på 1,2 milliarder kroner, og resultatet før skat var 50,2 millioner kroner. Koncernen har godt 2.000 ansatte i hele verden. Heraf arbejder cirka 500 i Århus.
Det danske marked for ERP-systemer 2000-2001
2001
Vækst Markedsandel
SAP AG 37,4% 20,6%
Navision Software A/S -1,0% 14,9%
EDB Gruppen A/S 7,8% 5,6%
Oracle Corporation -17,5% 2,3%
IFS Industrial and Financial Systems AB 39,7% 2,2%
Baan/Invensys -39,6% 2,1%
Intentia International -13,5% 1,7%
IBS AB 12,9% 1,1%
Peoplesoft 12,9% 1,0%
Geac Computer Corporation Limited -19,7% 0,8%
Kilde: IDC 2002 - European Software Group
Note:
Pris: Mindre end 20 millioner kroner inklusive software, hardware plus uddannelse af 80 superbrugere i relevante SAP-moduler.
Boks:
Der er for mange om budet
Det er gået voldsomt tilbage for væksten i det danske marked for ERP-systemer de senere år, men de fleste af leverandørerne holder stadig ved. Ifølge IDC er det ikke en holdbar situation.
- Vi mener, at ERP-markedet står foran en konsolidering ikke mindst herhjemme, hvor der er mange både internationale og lokale ERP-leverandører, siger Per Andersen, administrerende direktør for analysehuset IDC Nordic.
SAP har i adskillige år været den største spiller og er det ifølge analysehuset IDC Nordic stadig med en andel på 20 procent af markedet for ERP/CRM-systemer (Enterprise Resource Planning/Customer Relationship Management). Navision ligger med en markedsandel på syv procent nummer to på listen, IFS nummer tre med fem procent og Intentia nummer fire med tre procent af markedet. "Andre" står for ikke mindre end 62 procent af markedet. Andre er i denne sammenhæng for eksempel Oracle, IBS, Microsoft, Invensys, Peoplesoft og J.D. Edwards.
- Som køber bør man være opmærksom på, at markedet har svært ved at bære så mange leverandører og se grundigt på overlevelsesmulighederne for en eventuel ERP-leverandør, før man køber, pointerer Per Andersen.
Boks:
Processen - ikke produktet
Metoden til at implementere sysetmet står på side et i alle lærebøger, siger Svend Ladegaard.
Ifølge Svend Ladegaard står den metode, som Aarhus Olie har brugt ved implementeringen af sit virksomhedssystem, at læse på side et i alle relevante lærebøger.
- Tydeligvis har lederne i de virksomheder, der bruger trecifrede millionbeløb på at implementere SAP, ikke læst de lærebøger, konstaterer Svend Ladegaard.
Men her tager Ladegaard muligvis fejl. For det er angiveligt de færreste ledere, der tør følge anvisningerne i bemeldte lærebøger.
- For ti år siden var der ingen, der blev fyret for at købe hardware fra IBM. På samme måde er der normalt heller ingen, der bliver fyret for at følge de store konsulenthuses anvisninger på en succesfuld SAP-implementering. Det kræver med andre ord både mod, erfaring og pondus at stå op mod de store konsulenthuse, og det er den tilgang til projektet, jeg synes er bemærkelsesværdig hos Aarhus Olie. Svend Ladegaard kunne sandsynligvis have opnået et lige så godt resultat med et andet softwareprodukt. Det er måden, han har gjort det på, der er noget for sig selv, siger Thomas Ugilt Thomsen, der tidligere har arbejdet med SAP hos Danisco og i dag er selvstændig SAP-konsulent med firmaet Focus Consult.
Billedtekst:
Dagligdag på United Plantations Berhad i Malaysia - en af Aarhus Oliefabriks leverandører af palmer til udvinding af palmeolie. Billedet viser stadiet, inden de små palmer er vokset så meget, at de kan plantes ud i plantagen.
Note:
Tidlig inddragelse af medarbejderne og et tæt engagement fra ledelsens side er en klar forudsætning for, at et så stort og komplekst projekt kan gennemføres.
Note:
Aarhus Olie er et stød i mellemgulvet på den traditionelle måde at løse SAP-projekter og andre store softwareprojekter på.
Billedtekst:
Udgiften til eksterne konsulenter udgør som regel mere end to tredjedele af den samlede investering i et ERP-system. Tænk på hvad der skal omsættes for for at retfærdiggøre en sådan investering, siger Svend Ladegaard, der som projektansvarlig har implementeret SAP R/3 hos Aarhus Olie alt inklusive for mindre end 20 millioner kroner.
Foto: Søren Holm/Chili