Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 12. december 2003.
Et internetbaseret dokumentsystem har medført store tidsbesparelser ved dokumenthåndtering i shipping-branchen.
Det fyger med juridiske dokumenter i shippingbranchen, og disse dokumenter skal kunne håndteres på hurtigste og samtidig sikreste måde.
Det er baggrunden for, at den internationale serviceorganisation Bimco med hovedkvarter i Bagsværd har indført et netværk baseret på Windows 2000 Terminal Service, hvor skærmbilleder via mus og tastetryk sendes tilbage til brugerne.
Mange af de dokumenter, der anvendes i shippingbranchen er op til 60 år gamle, og det er både besværligt og tidskrævende at håndtere dem manuelt.
Bimco leverer i dag omkring 75 procent af alle de standarddokumenter, der benyttes ved skibsfragt, i elektronisk form. 540 virksomheder i 53 lande anvender dokumenterne.
Dokumentsystemet kaldes idea 2003 (internet document editing application). Det er baseret på Microsoft Word 2000-dokumenter men i en modificeret udgave, hvor Word-funktionaliteten er ændret, så den er baseret på faste skabeloner.
Det afløser et Windows 3.1-baseret decentralt system, som var installeret på 1.200 pc'er placeret på 1.000 lokationer verden over.
- Vi havde et gammeldags system, som ikke var baseret på nogen former for standarder, siger Jan Henrik Monsen, der er chef for forretningsudvikling hos Bimco.
Vedligehold og styring
- Der var to hovedårsager til, at vi ville have en central internet-baseret løsning. Det var lettere vedligehold og styring af opdateringer af dokumenter, forklarer Grant Hunter, der er chef for Bimcos afdeling for juridiske dokumenter.
Det eneste krav, Bimco på forhånd havde til systemet, var, at det skulle anvende Word-dokumenter på grund af genkendeligheden over for brugerne, og fordi selskabet ønskede at basere sig på standardsoftware.
Når funktionaliteten i Word-dokumenterne er begrænset, er det primært ud fra et ønske fra Bimco om at kunne beskytte firmaets intellektuelle kapital, der netop er standarddokumenter.
Tynde klienter
Bimco valgte konsulentvirksomheden Twins til at udvikle systemet. Det er en Citrix-løsning, hvor brugerne anvender Citrix' ICA webklient, der er en slank applikation. Eneste andre krav til brugerne er, at de har adgang til internet og en elektronisk postkasse.
Word-dokumenterne er modificeret, så der ikke kan klippes/klistres i dem. Desuden fremstår enhver ændring af standardteksten tydeligt både hvis der tilføjes tekst eller slettes i teksten. Dokumenterne rummer hyperlinks, så det er let at navigere rundt i dem.
Når et dokument er færdigt sendes det via e-mail fra serveren til brugerens postkasse som en PDF-fil, der kan udskrives, men ikke modificeres.
- Det er en effektiv måde at styre, at indholdet af dokumenter ikke ændres, pointerer Grant Hunter.
Få problemer
Systemet har næsten ikke krævet nogen form for support af brugerne. It-chef Morten Skaarup, Bimco, siger, at der typisk kun har været mindre problemer med konfigurering af porte, IP-adresser og firewalls i proxy-servere hos brugerne.
Data er lagret på en dedikeret SQL Server database-server. Morten Skaarup understreger, at det blandt andet er med til at sikre, at brugerne ikke behøver at tænke på backup af deres data, fordi det gøres centralt.
Ifølge Jan Henrik Monsen er en af de ting, som har overrasket Bimco, at brugerne har været villige til at lagre deres data eksternt:
- Vi havde ventet, at der kunne være en smule modstand mod det, men det har vi ikke oplevet, siger han.
Applikationerne afvikles på to servere. I januar flyttes serverne fysisk til af driftssikkerhedsmæssige grunde til UNI2.
Billedtekst: Grant Hunter (tv.), Jan Henrik Monsen og Morten Skaarup (th), Bimco, understreger, at det er afgørende, at dokumentsystemet fungerer så enkelt som muligt.
