Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 27. august 2004.
Københavns Energi har været et af de mest udskældte selskaber, når det drejer sig om dårlig håndtering af it og økonomi. Nu har en samlet suite af business intelligence-løsninger skabt orden i kaos og givet ledelsen mulighed for at styre økonomisk.
Gang på gang har forsyningsvirksomheden Københavns Energi (KE) været i offentlighedens søgelys for både dårlig økonomistyring og problemer med implementering af it-systemer.
Det sidste betød mangelfulde og forkerte regninger til kunderne, og det første har gentagne gange bragt KE i medierne for ikke at have orden i økonomien. Derfor besluttede den forrige økonomidirektør at skabe et større overblik over de eksisterende oplysninger ved at indkøbe en samlet suite af business intelligence-værktøjer.
- Tanken var, at hvis man tog de her værktøjer og lagde dem ned over de eksisterende data, ville det give større indsigt og mere gennemskuelighed, men også hjælpe til at få erkendt, hvor vi kunne blive bedre, siger Anne Mette Vogelsang, der er souschef i økonomiafdelingen og har stået for implementeringen af den nye BI-løsning.
Økonomien løber af sporet
Operationen lykkedes. Efter ganske kort tid var økonomiafdelingen i stand til at fortælle om væsentlige fremtidige hændelser, der ville få indflydelse på både KE's og Københavns Kommunes økonomi.
- Hvis man kun arbejder med et rent regnskabssystem, kan man kigge på tallene, når perioden eller året er afsluttet, og se, hvordan det er gået. Hvis man derimod sætter systemet op efter økonomistyring, kan man kigge på tallene på et tidligt stadie og få en pejling af, hvordan det går, og det var det, vi havde behov for for at kunne styre mere målrettet og lave prognoser. En kommune som København har en kæmpe likviditet, og vi er en virksomhed med en omsætning på fem milliarder, så hvis vi pludselig laver et kassetræk på en halv milliard, og kommunen kun havde forventet 100 millioner kroner, så løber deres økonomistyring af sporet, siger Anne Mette Vogelsang.
Det blev dog hurtigt klart for KE, at selv om man umiddelbart havde opnået et større indblik i den økonomiske forretning, så var der langt igen for at få det fulde udbytte af BI-investeringen. Derfor er der nedsat en projektgruppe for at implementere BI-systemet bredt i organisationen.
Større dialog
Det betød helt nye måder at rapportere på, og indarbejdning af betydelige ændringer i opsætningen af KE's ERP-system, hvilket også gav behov for en større inddragelse af ikke-økonomiske medarbejdere i økonomistyringen.
- Hele øvelsen har været med til at løfte medarbejdernes forståelse for økonomistyring, og hvad god økonomistyring betyder for virksomheden, siger Anne Mette Vogelsang.
Det har medført, at økonomimedarbejderne har været ude i "marken" for at forstå de produktionsmæssige forhold, og de tekniske medarbejdere i højere grad er blevet inddraget i økonomistyring blandt andet for at sikre datadisciplin.
- Økonomerne er kommet mere ud i forretningen og har fået forretningen ind under neglene, hvilket har betydet, at der er kommet en tættere dialog mellem teknik og økonomi, hvor det tidligere har været en meget teknisk styret virksomhed, siger Anne Mette Vogelsang.
En anden væsentlig fordel, som KE får, når implementeringen af deres BI-suite er afsluttet, er muligheden for at styre på ikke-økonomiske parametre, hvilket især er afgørende i betragtning af, at KE stadig er en politisk drevet virksomhed, hvor der kan være politiske mål som hensynet til miljø og forsyningssikkerhed involveret i beslutningsprocessen.
- Det gør, at vi kan levere noget mere velunderbygget rapportering til rådhuset. Vi har været kritiseret for ikke at have rigtig styr på, hvad der skete og har været Københavns Kommunes økonomiske prygelknabe, men nu fornemmer vi, at der er større tillid til os, hvilket er afgørende for, at vi kan manøvrere som virksomhed. Nu kan vi i højere grad sætte fokus på, hvad forsyningssikkerhed koster, og hvad det koster at tage hensyn til miljøet, og det betyder, at vi meget bedre kan understøtte de politiske beslutninger, siger Anne Mette Vogelsang.
Mere effektiv
Manøvren er samtidig med til at professionalisere KE i forhold til de nye krav om privatisering, men det har også betydet en effektivisering af hele driften i KE.
- Der er kommet mere styr på forretningernes udvikling. Pengene bliver brugt mere effektivt. Vi havde tidligere en afdeling, der kun lavede ekstern rapportering til bestyrelserne eller til rådhuset, men de laver nu i langt højere grad økonomistyring og bruger flere kræfter på at kigge fremad i stedet for at kigge bagud og se, hvordan tingene er gået. Tidligere brugte vi ikke tid på styring, men det gør vi nu i langt højere grad, siger Anne Mette Vogelsang.
Billedtekst:
- Nu kan vi sætte fokus på, hvad forsyningssikkerhed og hensyn til miljøet koster, og det betyder, at vi meget bedre kan understøtte de politiske beslutninger, siger souschef i Københavns Energi Anne Mette Vogelsang. Foto: Torben Klint
Boks: Københavns Energi
Københavns Energi er en af Danmarks største forsyningsvirksomheder med 350.000 kunder til henholdsvis el, gas og varme. KE forsyner 500.000 med rent drikkevand og håndterer også spildevandet.
Københavns Energi omsætter for fem milliarder kroner årligt og har 1.550 medarbejdere. Københavns Energi er ejet af Københavns Kommune.
