Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 29. oktober 2004.
Tema om Partnerskabskontrakter: Danske virksomheder har meget fokus på at indgå strategiske partnerskaber og mindre på at skrive dækkende kontrakter. Læs, hvilke kontraktlige rammer der er vigtigst.
Kontrakter
En gensidig samarbejdsforståelse og et klart overblik over de vigtigste kontraktelementer kan forebygge mange uklarheder i et partnerskab
mellem to firmaer.
Et strategisk partnerskab mellem to leverandører uden en dækkende kontrakt er som at køre bil uden sikkerhedssele. Hvis det først går galt, kan det gå grueligt galt. Partner René Offersen fra advokatfirmaet Lett & Co., der til daglig rådgiver danske it-virksomheder, giver derfor et par gode råd til, hvad man skal huske at fokusere på, når man indgår en partnerskabskontrakt.
Før kontrakten
Når to virksomheder er interesserede i et samarbejde, så er det ifølge René Offersen helt andre forhold end kontrakten, der er relevante i første omgang.
- Et samarbejde kan oftest testes bedst af ved at få gennemdiskuteret forskellige forhold, så man virkelig får set hinanden an i den indledende fase. Man skal sikre sig, at der er en gensidig forståelse for, hvad man hver især gerne vil have ud af relationen. Og at der er en fælles ide med samarbejdet, og hvilke ydelser hver af de to parter skal levere. Hvis man begynder at fokusere på kontrakter for tidligt, hvilket kan være en bekostelig affære, så kan det dræbe de gode initiativer, før de er blevet til noget, forklarer René Offersen.
En af de hyppigste fejl, som René Offersen oplever, er, når to parter i starten af et samarbejde ikke lytter til, hvad den anden part reelt siger.
- Ofte sidder to parter til et møde og mener hver især, at de er enige om de mest grundlæggende ting i samarbejdet. Men det er ikke unormalt, at de hver især kun lytter efter det, som de selv er interesserede i. Det kan eksempelvis være, at den ene part primært er interesseret i prisen. Når så prisen er rigtig, vil den part have en tendens til at mene, at de generelt er enige, siger partner René Offersen.
De klare forventninger og forudsætninger skal derfor tales igennem fra starten og helst på en så konkret måde som muligt.
- En god måde at afstemme forventninger på er ved at
tale ud fra et konkret scenarium eller projekt. Man skal diskutere leverancerne og grænseflader i den konkrete situation. Det er især vigtigt i de områder, hvor der er plads til fortolkning, som eksempelvis funktionaliteter og programkvalitet. Det kan være en god ide at diskutere områderne ud fra, hvad de hver især mener er best practice inden for området, og hvor niveauet skal ligge, vurderer René Offersen.
Kontraktindhold
Når de to parter har diskuteret rammerne for partnerskabet igennem og føler sig sikre på, at de er enige om formålet, er det næste skridt at få udarbejdet en kontrakt.
De to parter kan vælge at anvende en standardkontrakt eller få juridisk sparring afhængig af typen af samarbejde. Ifølge René Offersen vil to parter i nogle situationer med fordel kunne basere samarbejdet på en standardkontrakt, som de selv tilpasser. Det kan eksempelvis være et mindre projekt med lav økonomisk risiko. Til gengæld er det vigtigt, at parterne har en realistisk vurdering af, hvornår det er nødvendigt at involvere eksterne rådgivere. De juridiske rådgivere er oftest nødvendige, når forholdene i samarbejdet er komplekse eller har en væsentlig økonomisk betydning.
Ud over hele den indledende diskussion af, hvilke ydelser de to parter hver især skal levere, så er der tre grundlæggende punkter i kontrakten, som de to parter skal være enige om.
• Hæftelse. De to parter skal tage stilling til, om der skal være en hovedleverandør og en underleverandør, eller der skal være to hovedleverandører, som hæfter solidarisk. Ifølge René Offersen er det mere og mere normalt, at der er en hovedleverandør og en underleverandør, der har en back-to-back-aftale. I en back-to-back-aftale kan hovedleverandøren gå tilbage til underleverandøren og kræve erstatning, hvis underleverandøren er årsag til, at hovedleverandøren får en bøde af kunden.
• Organisering. Parterne skal beslutte, hvordan de vil organisere samarbejdet, og hvem der har kontakten med kunden. De skal vælge en overordnet projektchef. Ud over at kunden typisk kun vil have en projektansvarlig, så kan der også meget let opstå problemer, hvis der er to, der skal styre projektet undervejs. Det kan medføre uklarheder omkring forpligtelserne.
• Indtægter. Parterne skal aftale, hvordan de vil frigive indtægterne, eksempelvis gennem en betalingsplan. Det er en god ide i kontraktfasen at gøre det klart, hvordan betalingen skal finde sted i forhold til faktisk udført arbejde, og at aftale eventuelle hensættelser af beløb til garantiansvar og uforudsete omkostninger.
bokse:
Tjekliste
René Offersen fremhæver tolv punkter, som virksomheder altid skal være særligt opmærksomme på, når de laver kontrakter om partnerskaber med andre virksomheder.
1 Ydelserne. Hvem leverer hvad og hvornår?
2 Hæftelse. Hvilke kundeforpligtelser har hver af de to leverandører?
3 Organisering. Hvordan skal projekt organiseres, og hvem er projektansvarlig? Og i hvilket omfang skal der være adgang til hinandens organisationer og systemer?
4 Ophør. Hvad sker der i tilfælde af, at en af de to parter gerne vil ud af
aftalen igen? Kan en part overdrage rettigheder og forpligtelser til andre samarbejdspartnere m.v?
5 Tidshorisont. Hvor længe løber samarbejdet?
6 Økonomiske forpligtelser. Hvad er fælles økonomiske forpligtelser? Hvad sker der i tilfælde af, at samarbejdet stopper?
7 Konkurs. Hvem hæfter for hvilke dele i tilfælde af konkurs?
8 Projektbestemt eller generel partnerskabsaftale. Er aftalen projektorienteret eller et generelt samarbejde?
9 Betalingsstrømme og betalingsbetingelser. Hvornår modtager hver af de to parter betaling? Hvor meget skal eventuelt hensættes?
10 Eksterne ændringer og ændringshåndtering. Hvad sker der i tilfælde af, at der kommer et højere afgiftsniveau, nye krav eller ny lovgivning?
11 Rettigheder. Hvem har rettighederne til produktet? Hvem ejer nyudvikling?
12 Tavshedspligt/fortrolighed. Hvilke dele af samarbejdet skal holdes fortroligt?
Gratis standardkontrakt
På Lett & Co.'s hjemmeside er det muligt at downloade en gratis standard partnerskabskontrakt: www.lettco.dk - klik på "Kompetencer", "It og telekommunikation" og derefter "Værktøjer".
billedetekst:
Det er væsentligt at være forudseende og tage højde for en række situationer, når to leverandører går ind i et partnerskab. Men allerførst skal de sætte sig ned og tale grundigt sammen, mener advokat René Offersen. Foto: Steen Brogaard
