Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 19. november 2004.
e-procurement: Næsten halvdelen af Danmarks 500 største virksomheder anvender en webbaseret indkøbsløsning. Frontløberne Bang & Olufsen, Novozymes og Arla Foods fortæller, hvad de har lært, og hvad de ville have gjort anderledes i dag.
En leders dømmekraft kan ikke være bedre end den information, han baserer den på. Det gælder ikke mindst, når det handler om indkøb. Et klart overblik over indkøbsvaner og leverandører er et stærkt værktøj til at reducere antallet af forhandlere og høste besparelser ved at klemme leverandørerne. Virksomheder anvender derfor i stigende grad elektroniske indkøbssystemer.
Godt halvdelen af de 500 største danske virksomheder anvender en webbaseret indkøbsløsning, der samler og giver overblik over en række leverandører (e-procurement). Det viser Rambøll Managements årlige it-undersøgelse, IT i Praksis 2004.
I de fleste virksomheder er udbredelsen dog fortsat begrænset. Virksomhedskonsulent Martin Sjøtlow fra Accenture, der rådgiver om implementering af elektroniske indkøbsløsninger, vurderer, at størstedelen af virksomhederne kun anvender deres e-procurement-løsninger til et mindre antal varegrupper eller på enkelte lokaliteter.
- Virksomhederne er godt i gang med at lære at bruge e-procurement. Det skyldes især, at virksomhedernes interne systemer er ved at være på plads, og at e-procurement-løsningerne er blevet mere modne. Jeg tror, at vi inden for de næste fem år vil se en stor udbredelse og en høj grad af professionalisering, forudser Martin Sjøtlow.
Overblik giver besparelser
Nogle virksomheder begyndte allerede for et par år siden at implementere elektroniske indkøbsløsninger. Tre af frontløberne, Novozymes, Bang & Olufsen og Arla Foods, er enige om fordelene. De har fået langt bedre overblik over leverandørerne, bedre kontrol med forbruget og enklere indkøbsprocesser.
Frontløberne har sparet på indkøbskontiene, fordi de med e-procurement kan købe mere fra færre leverandører og dermed opnå lavere priser. De tre virksomheder tager til gengæld stor afstand fra de ellers påståede besparelser på processer og administration. På kort sigt mener de ikke, der er penge at hente på den front.
Selv om der ikke er nogen officielle tal for, hvor store besparelser de tre virksomheder har opnået, vurderer Bang & Olufsens indkøbsdirektør, Klaus Knudsen, at virksomheder typisk opnår en besparelse på e-procurement-projekter på fem-ti procent af de indirekte omkostninger.
Bang & Olufsen repræsenterer det flertal af danske virksomheder, der i lang udstrækning fokuserer på e-procurement-løsninger til de indirekte omkostninger, det vil sige varer, der ikke direkte anvendes til at producere virksomhedens kerneprodukter. Det er eksempelvis kontorartikler eller it-udstyr. Martin Sjøtlow fra Accenture mener, at de indirekte omkostninger er lettere at digitalisere, fordi de kræver mindre kontrol.
- Leverancen af indirekte produkter er mindre kritisk for kerneforretningen. Der er typisk mange leverandører at vælge imellem, og - i modsætning til de direkte indkøb - behøver der ikke være en tæt relation mellem virksomhed og leverandør, forklarer Martin Sjøtlow.
Direkte versus indirekte indkøb
Indkøbschef Ken Friis fra Novozymes mener, at hans virksomhed på længere sigt godt kan inkludere de direkte indkøb.
- Vi kunne uden problemer lave selve transaktionerne elektronisk for de direkte produkter. Forhandlingerne derimod er langt sværere. Hvis det er strategiske råvarer, hvor produkterne er værdiskabende, så vil det være for sårbart ikke at have et tæt samarbejde og at fokusere for meget på pris, mener Ken Friis fra Novozymes, der har anvendt e-procurement siden 2001.
It- og indkøbsstyring
Novozymes har erfaret, at den bedste styring af et e-procurement-projekt er, når både it- og indkøbslederen står bag. Indkøbschefen sikrer, at processerne er rigtige, mens it-chefen sikrer implementeringen og brugen af systemerne.
- Det har været centralt for os fra starten at optimere hele indkøbsprocessen for at få mest muligt ud af elektronisk indkøb. For at det skal lykkes, er implementeringen blevet drevet af både it- og indkøbsafdelingen, siger Ken Friis, der er indkøbschef hos Novozymes.
Arla Foods, der også har drevet selskabets implementering med både it- og indkøbskræfter, har erfaret, at det ville have givet bedre resultater, hvis indkøberne havde været mere involveret i processen.
- Hvis vi skulle gøre det om i dag, så ville vi sørge for et tættere samarbejde mellem
brugere, indkøbere og leverandører. Leverandørerne kommer typisk og spørger indkøberne, hvis der er nogle problemer, og det er derfor vigtigt, at de kender produktet godt. Når leverandørerne først er tilkoblet systemet, så forventer de, at indkøberne, der
har den daglige kontakt, kan besvare spørgsmålene, forklarer projektleder Mette Windfeldt fra Arla Foods.
Få, udvalgte leverandører
Man kan ikke fortænke de leverandører, som er kommet igennem nåleøjet, at der stilles krav. For det er langt fra alle leverandører, der kommer med. Alle tre frontløbere har skåret væsentligt i antallet af leverandører. Bang & Olufsen overgik deres egne ambitiøse mål om at reducere antallet af leverandører.
- Vi regnede i starten med at inkludere 125 leverandører i det elektroniske katalog. Men vi fandt ud af, at leverandørerne havde overlappende produktsortiment. Det var derfor muligt at reducere antallet yderligere og dermed opnå større besparelser. I dag, godt halvandet år efter, at projektet blev sat i gang, er der kun 30 leverandører tilmeldt, fortæller Klaus Knudsen fra Bang & Olufsen.
Trods leverandørernes interesse har der været store problemer med at få deres produktkataloger overført til e-procurement-løsningen. E-procurement kræver, at leverandørerne overfører deres gamle kataloger til en ny standard og løbende vedligeholder den.
Arla Foods har erfaret, at leverandørerne ofte er velvillige med at få oprettet e-kataloger, men har i praksis haft mange problemer med kvaliteten af de data, som er lagt ind i katalogerne.
- Enkelte leverandører har blot taget de informationer, de i forvejen havde i deres systemer, og lagt dem ind. Det har betydet, at en søgning, der skulle have givet et klart resultat, har givet op til 20 upræcise, siger Mette Windfeldt fra Arla Foods.
Svært at overbevise brugerne
Selv om implementering af e-procurement nok ikke adskiller sig fra de fleste andre store it-implementeringer, er det kommet bag på de tre virksomheder, hvor langsomt brugerne har vænnet sig til de nye systemer.
- Vi troede, at det ville være lettere at få de ansatte til at anvende det nye system. I dag bliver 70 procent af de indirekte bestillinger gennemført via webløsningen. 30 procent foregår stadig på den gamle måde med telefon eller fax. Hvis vi skulle gøre det om i dag, ville vi fokusere endnu mere på at få organisationen og medarbejderne med. Jeg ville eksempelvis sikre, at der fra starten var nogle stærke meningsdannere ude i afdelingerne, forklarer Klaus Knudsen, Bang & Olufsen.
Arla Foods har gjort sig den erfaring, at det kan blive dyrt, hvis brugerne ikke tager systemet i brug så hurtigt som ventet.
- Vi har desværre oplevet, at brugerne ikke har anvendt den nye e-procurement-løsning i så stor udstrækning, som vi havde forventet. Det har medført, at leverandørerne ikke har fået den lovede omsætning på deres elektroniske løsning og derfor ved årets udgang har krævet, at vi genforhandler priserne, siger Mette Windfeldt.
Til gengæld har Bang & Olufsen haft gode erfaringer, når først medarbejderne har vænnet sig til den nye måde at købe ind på.
- Der er en tendens til, at de ansatte tænker sig om en ekstra gang, inden de køber en vare. Det kan betyde, at de lader helt være, hvis det ikke er strengt nødvendigt. I dag følges der op på, hvor mange penge de enkelte afdelinger bruger på hvad, fortæller Bang & Olufsens
indkøbsdirektør.
arbejdstid overraskede
Hverken Bang & Olufsen, Novozymes eller Arla Foods har oplevet væsentlige problemer med selve implementeringen af de valgte e-procurement-løsninger. Den største tekniske udfordring hos Bang & Olufsen har været, at katalogdelen ikke var udviklet langt nok.
- Vi har oplevet udfordringer i kataloget i forhold til funktionaliteter, betalingsprocesser og brugervenlighed. Eksempelvis har vi haft problemer med, at en ordre skal genoprettes, hvis der skal foretages ændringer. Det er omstændeligt og besværligt for brugerne, forklarer Klaus Knudsen.
Bang & Olufsen har også været overrasket over den arbejdstid, det har været nødvendigt at lægge i systemet efter implementeringen.
- Vi havde ikke regnet med, at det ville kræve så mange interne ressourcer, når systemet først var implementeret. Vi har i dag en person i indkøbsafdelingen og et par stykker i it-afdelingen, der arbejder på systemet. Men i det daglige er det til gengæld en fordel, at vi har fået opbygget den ekspertise i virksomheden, fortæller indkøbsdirektøren.
Boks:
e-procurement
E-procurement er brugen af webbaseret teknologi til at gennemføre et indkøb. Der er to typer e-procurement-leverandører på det danske marked:
• Den ene gruppe er de leverandører, der primært leverer e-procurement-løsninger, som Ariba, Commerce One og IBX.
• Den anden gruppe er leverandører af større systemer, der som en del af disse systemer også tilbyder e-procurement. Leverandører af de større løsninger er eksempelvis SAP, Oracle, PeopleSoft og SSA Global.
Boks:
Arla Foods
• Tidsplan: E-procurement-projektet blev indledt i 2002 som en business case. Da den i slutningen af 2002 blev godkendt, gik
projektet i gang.
• Indkøbsgrupper: Kun indirekte - bl.a. laboratorieudstyr, kontorartikler, rengøring, tøj, blanketter og reservedele.
• Indkøbsvolumen: Arla har et indirekte forbrug på ca. en milliard kroner, som er relevant for e-procurement. Mere end 50 pct. af de indirekte indkøbsgrupper er på den elektroniske løsning.
• Antal e-procurement-brugere: 600-700 i Danmark. Næste plan er udrulning i Sverige i november og derefter England i juni 2005. Når Sverige og England er kommet med, vil der være 1.500-2.000 brugere på systemet.
• It-løsning: SAP, EBP og IBX på katalog-delen.
• Antal leverandører: 45 i Danmark og 10 i Sverige. Derudover er pt. yderligere 40 leverandører på vej i Danmark og 30-40 i Sverige.
• Eksterne konsulenter: Arla brugte SAP-solution architects i starten af projektet.
Boks:
bang & olufsen
• Tidsplan: Projektet blev indledt den 1. december 2003 og forventes færdigt i starten af 2005.
• Indkøbsgrupper: Kun indirekte.
• Indkøbsvolumen: Samlede produktionsomkostninger.
• Antal e-procurement-brugere: 300.
• It-løsning: SAP og IBX.
• Antal leverandører: B&O har i alt ca. 900 leverandører, hvoraf 30 er e-katalog-leverandører. Det forventes, at der vil være 40-50 e-katalog-leverandører og 500 leverandører, der ikke er integreret i den elektroniske løsning, når projektet er færdigimplementeret i 2005.
• Eksterne konsulenter: B&O har anvendt eksterne it-konsulenter til integrationen mellem e-procurement-løsningen og B&O's
ERP-system, SAP. Derudover er der anvendt konsulenter til udvælgelse af e-katalog-koder, UNSPSC-koder.
Boks:
novozymes
• Tidsplan: Novozymes startede i 2001 med at anvende en e-procurement-løsning i samarbejde med Novo Nordisk. I marts 2004 valgte Novozymes at etablere sin egen løsning.
• Indkøbsgrupper: Kun indirekte.
• Indkøbsvolumen: Total indkøbsvolume er 2.800 millioner kroner. Den indirekte udgør godt halvdelen. Kun 25 procent af de indirekte indkøb foregår via den elektroniske løsning.
• Antal e-procurement-brugere: Ud af Novozymes' 2.000 danske ansatte er der 800 brugere. Novozymes har planlagt at rulle løsningen ud i USA i 2005.
• It-løsning: SAP's EBP-standardløsning med integration til leverandørerne via IBX-katalog.
• Antal leverandører: 45 danske.
• Eksterne konsulenter: Der blev anvendt både tekniske konsulenter og forretningskonsulenter i 2001, da løsningen blev udviklet.
Boks:
Styrket sourcing
Novozymes indkøbschef, Ken Friis, tror, at der vil være en række fordele at hente ved at gøre effekterne af e-procurement endnu stærkere over de næste par år.
- Vi har planer om at rulle hele indkøbsløsningen ud internationalt og dermed være i stand til at opnå endnu bedre aftaler med leverandørerne. Det bliver utrolig interessant for os, når først vi får et helt klart overblik over vores samlede indkøb på verdensplan, forudser Ken
Friis.
E-auktioner
Mette Windfeldt, der har været projektleder på Arla Foods' e-procurement-implementering og tidligere med til at implementere e-procurement hos Carlsberg, mener, at det næste skridt er e-auktioner:
- Arla forsøgte for tre år siden at gennemføre en række e-auktioner, men havde ikke gode resultater. Vi var på det tidspunkt ikke modne til det, og det var leverandørerne heller ikke. Det kræver, at der er et godt datagrundlag, som der ikke var dengang, og så har vi erfaret, at det er nødvendigt at være meget specifik om behovet. Men jeg mener, tiden er ved at være moden til det. Vi har fået godt styr på it-systemerne og vores e-procurement-løsning, så nu begynder det igen at blive interessant at forsøge med auktioner, vurderer Mette Windfeldt.
E-sourcing
Klaus Knudsen, der har stået bag Bang & Olufsens e-procurement-implementering, mener, at det næste kan blive e-sourcing:
- Det næste skridt for os kunne godt være at bruge den viden, vi har fået, til at inkludere andre områder som for eksempel dele af de direkte indkøb, siger Bang & Olufsens indkøbsdirektør.
