Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 17. december 2004.
I 2005 vil det vise sig, om der så endelig efter flere års stagnation kommer gang i markedet for systemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering.
Ballet er i hvert fald åbnet med rammekontrakterne, der gør det muligt at slippe for et dyrt og besværligt udbud.
Det tog de planlagte 26 måneder for FESD-projektet at få lavet kravspecifikationer, valgt leverandører og skruet rammekontrakterne sammen. Samt, ikke mindst, at få skabt fælles standarder, hvilket var et af kerneargumenterne for projektet. Forud var gået en langvarig forsinkelse, hvor man i regi af SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service) brugte to år på forarbejde, uden der kom noget ud af det.
Undervejs blev det ikke til de store aktiviteter på markedet. Potentielle kunder var mere til små hop på stedet end store spring fremad. Efter at have investeret betydelige ressourcer i at kvalificere sig til at vinde en rammekontrakt, er de deltagende leverandører nu ivrige efter at se dem blive brugt.
Hvad timingen angår, er projektet blevet færdigt parallelt med, at strukturreformen har nået et fremskredent stadie. Det påvirker markedssituationen. På kommunesiden tegner det negativt. Kommuner, der står over for en sammenlægning, og er særdeles tilbageholdende med store it-investeringer. Et konkret eksempel er Bramsnæs Kommune, der ellers som en af de frontløbende særtogsinstitutioner var dybt involveret i FESD-projektet hele vejen. Men som endte med at springe fra et planlagt køb hos Accenture, da Accenture udsatte kontraktunderskrivelsen som følge af vanskeligheder på et andet projekt.
Strukturreformen kan til gengæld sætte skub i den statslige sektor, som står for at overtage en lang række opgaver fra amterne. Det forudser Jes Bruun Olsen, ESDH-ekspert hos Rambøll Management, der deltager i to af de tre FESD-konsortier sammen med henholdsvis CSC og Software Innovation.
- Den statslige sektor ligger ikke på den lade side. Jeg forventer, at ESDH-markedet eksploderer i første halvår på statsområdet. Meget taler for det. For det første er der efter to-tre års vakuum på markedet simpelthen sug efter ESDH. For det andet er der også meget strukturreform involveret i den statslige sektor, siger Jes Bruun Olsen.
Han peger på, at der er usikkerhed om, hvilke opgaver man skal løse i fremtiden. En stor del af amternes opgaver bliver ført over i statslige centre og institutioner, og med flytningen af opgaver sker store omlægninger.
- Mange steder ser man på det og siger: Lad os få det her ESDH til at køre. Når vi så får et nyt center et eller andet sted, så er vi klar og kan køre vores sager og opgaveportefølje herigennem. De statslige institutioner har en anden form for kontrol end de fusionsafhængige kommuner og er i stand til med det samme at optimere den struktur, der vil komme, siger Jes Bruun Olsen.
Han forstår godt, at man på kommuneniveau ikke umiddelbart går ud og investerer. Mange har behov for først at lave strategiske analyser af, hvilket system skal overleve.
- Ser man på sammensmeltningskort, er det klart, at mange kommer med vidt forskellige systemer, hvoraf nogle har en fortid, men ikke nødvendigvis nogen fremtid. Der kan let komme nogle slagsmål om det. Her bør man tage en pause til at få et analysearbejde sat på skinner. Det er noget, vi taler med flere om - især på ESDH-området, hvor der er en meget spredt anvendelse og nogle steder ingen anvendelse. Der er kommunerne nødt til at forberede sig rent strategisk. Så vil de kunne definere deres FESD-projekter her inden for det kommende halve til hele år, siger Jes Bruun Olsen.
Rambøll Management har flere opgaver uden for FESD end indenfor, men har dog været konsulent på tre aftaler, hvor der er indgået FESD-kontrakter (ud over de ni særtog). De tre projekter er ToldSkat, Sikkerhedsstyrelsen og Albertslund Kommune, som var den første der rent faktisk indgik en FESD-kontrakt.
- Nu er det op til konsortierne at levere og skabe succeser, så næste bølge kan rulle - efter særtogene har fået deres systemer implementeret. Mange venter lige på at se, hvordan det spænder af, siger Jes Bruun Olsen.
Flere ting henstår i det uvisse. Blandt andet hvor og hvor solidt FESD-projektet får sin forankring, efter rammekontrakterne er kommet på plads. Aftalerne rummer krav til leverandørerne om videreudvikling af systemerne, og FESD skal stadig være tovholder og sikre at det sker.
Et andet spørgsmålet er, hvordan det kommer til at gå leverandørerne uden for FESD-aftalerne. ESDH-markedet er allerede trangt, og en konsolidering har længe været ventet. Den gik tilsyneladende i gang i november, da WM-data trak sig ud af markedet og solgte sine aktiviteter til Software Innovation.
- Da vores offentlige kunder peger i retning af FESD, er Software Innovation en naturlig samarbejdspartner for os. Eksisterende kunder får glæde af samarbejdet med en FESD-leverandør, og vi kan koncentrere os om andre elementer af digital forvaltning, hed det i en udtalelse fra administrerende direktør i WM-data, Jesper Scharff.
Andre hænger stadig på. Eksempelvis Fujitsu, som har markeret sig med en avanceret løsning til blandt andet Ebeltoft Kommune, samt Unisys og EDB Gruppen. Men de er oppe mod hårde odds, frem for alt i staten. Her bliver der - ikke mindst fra finansministerielt hold - kigget meget stramt på institutioner, der overvejer at bruge ressourcer på at gå i udbud - forudsætningen for at vælge andre end FESD-leverandørerne.
Statslige institutioner skal have en rigtig god business case for at gøre det, vurderer Jes Bruun Olsen, med den tilføjelse, at situationen er anderledes på kommunalområdet. Kommunerne kan ikke tvinges.
Billedtekst:
Vi kan koncentrere os om andre elementer af digital forvaltning.
Jesper Scharff, wm-data - om årsagen til, at wm-data trak sig fra esdh-markedet
Boks:
dokumentbehandling: Vejen var lang og til tider stenet, men i 2004 lykkedes det omsider. Det fællesoffentlige projekt for elektronisk sags- og dokumenthåndtering, FESD, blev en realitet. Rammeaftaler og standarder gør det nu lettere at købe ESDH-systemer.
Boks:
fesd-særtog
Særtogene er en betegnelse for 11 offentlige organisationer, der blev udvalgt til at fungere som forbillede for andre, når det gælder indkøb og implementering af elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer.
De 11 særtog er: Videnskabsministeriet, Miljøministeriet, Socialministeriet, Bornholms Regionskommune, Bramsnæs Kommune, Ribe Amt, Ribe Kommune, Ringsted Kommune, Skibby Kommune, Sorø Kommune og Sønderjyllands Amt.
Boks:
ordforklaring
ESDH - Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering
FESD - Fællesoffentlig Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering. Projektet blev sat i gang af bestyrelsen for Digital Forvaltning for at sætte skub i offentlige institutioners brug af ESDH.
Boks:
ESDH: Hvem køber hvad
Tre konsortier vandt i juni rammekontrakter med det fællesoffentlige FESD-projekt:
• CSC sammen med ScanJour og Rambøll Management
• Accenture sammen med Traen Informationssystemer og Rambøll Informatik
• Software Innovation sammen med Rambøll Management og Ementor.
Ser man på, hvem der herefter har tiltrukket hvilke kunder, tegner der sig følgende billede:
• CSC/ScanJour konsortiet er løbet med de tre statslige særtog, henholdsvis Videnskabs-, Social- og Miljøministeriet. Derudover har CSC/ScanJour skrevet kontrakt med ToldSkat.
• Accenture/Traen-konsortiet fik indgået den første særtogsaftale med Ribe og Sønderjyllands Amt. Herefter blev de fire særtogskommuner Sorø, Ringsted, Bramsnæs og Skibby enige om at springe på Accenture/Traen. Men Accenture foranledigede en udsættelse af kontraktunderskrivelsen, hvorefter Sorø skiftede til Software Innovation og Bramsnæs sprang helt fra, fordi kontraktunderskrivelsen kom for tæt på strukturreformen. Derudover indgik Silkeborg Kommune i sommer en aftale med softwarefirmaet Traen uden om FESD, hvor Rambøll Informatik står for implementeringen, fordi Accenture ikke havde tid.
• Software Innovation kom skidt fra start i det fællesoffentlige FESD-projekt med en forsinket godkendelse, men er siden kommet efter det. Blandt særtogene har Software Innovation skrevet kontrakt med Bornholms Regionskommune samt Ribe og Sorø Kommune. Derudover blev selskabets Public 360 valgt, da Albertslund Kommune som den første benyttede den fællesoffentlige rammekontrakt, og siden har Middelfart Kommune valgt en tilsvarende løsning.
Virksomhederne uden for FESD kæmper for at blive på markedet.
• EDB Gruppen har indgået aftale med Odense Kommune, landets tredjestørste, om et system baseret på en IBM/Lotus platform.
• Fujitsu har netop fået færdigimplementeret sit eDoc system i Ebeltoft Kommune. Her kan borgerne nu ved hjælp af digital signatur få direkte adgang til deres egne sager og tilhørende dokumenter i det kommunale ESDH-system. Fujitsu er derudover i gang med at implementere systemet i Københavns Kommune.
• WM-data har trukket sig fra ESDH-markedet.
