Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 18. marts 2005.
Af Christina Just
En selvhøjtidelig direktør, en uopmærksom forhandler eller et voldsomt informationsdump. Det kan være nogle af de banale fodfejl, der gør, at et konsulenthus fravælges som leverandør hos TDC. Telegiganten har, som en af de første danske virksomheder, professionaliseret indkøbet af konsulenter. De har samlet al konsulentindkøb i en afdeling, standardiseret processen og ansat en konsulentindkøbschef for i højere grad at udfordre og stille krav til leverandørerne. TDC har inviteret Computerworld Consultant ind bag de lukkede døre og fortæller, hvad konsulenthusene normalt falder på i en ucensureret version, som fravalgte leverandører normalt ikke får. For ifølge TDC's konsulentindkøbschef, Christian Kaic, begår selv de mest anerkendte konsulenthuse elementære fejl.
- Vi skulle mødes til et indledende møde med et større, anerkendt dansk konsulenthus. Der var sendt en dagsorden til et to timers møde og de havde meddelt, at der ville komme to deltagere. Men på dagen dukkede der syv op. Fire af dem var fløjet ind fra Sverige, men bidrog ikke med noget under hele mødet. Konsulenthuset indledte med at hive en 200 siders power point præsentation frem og gik i gang med en slavisk gennemgang. Side for side. Vi sad og trippede af utålmodighed, og forsøgte at få dem til at komme til pointerne. Vi var nødt til at stoppe dem efter to en halv time. På det tidspunkt var de kun nået gennem en tredjedel af præsentationen. Det virkede dybt uprofessionelt. Vi fik ikke de nødvendige informationer, og alligevel gik de langt over den aftalte mødetid, fortæller Christian Kaic.
For det danske konsulenthus var den dårlige mødestyring en af årsagerne til, at de ikke blev valgt som leverandør. Ifølge TDC's konsulentindkøbschef er det langt fra sjældent, at de anerkendte konsulenthuse planlægger møder dårligt.
TDC's konsulentindkøbschef har gennem sin tid hos TDC og tidligere hos Novo Nordisk erfaret, at basal mødedisciplin ikke altid bliver fulgt.
- Alt for ofte sidder der folk i et møde og bare kigger. Det fremmer ikke dialogen i mødet. Det kan være en god ide, hvis det er nogen, der tager notater. Men det kræver ikke fire personer. Hvis et konsulenthus har råd til at have fem mand siddende med til forhandlinger, burde de måske bruge deres tid mere konstruktivt på noget andet, siger Kaic.
En administrerende direktør-titel er ikke altid et plus i sig selv ved et salgsmøde. Nogle gange kan det direkte forringe chancerne for at få opgaven.
- Jeg har flere gange oplevet, at den danske direktør ved et stort internationalt konsulenthus dukker op til et møde med to personer, der ikke får lov til at sige noget. Direktøren er den eneste, der får et ord indført. Men den model virker altså ikke. Vi inviterer ikke direktøren for, at han bare skal sidde og snakke. Der er ingen tvivl om, at han elsker at høre sig selv tale. Han tror ofte, at han ved mere, end han egentlig gør. Det er meget typisk, at den øverste chef ikke ved, hvad der foregår hos kunden. De er typisk ikke ude og løse konkrete opgaver. Det er selvfølgelig et godt signal at have direktøren med. Det viser, de tager os seriøst. Men tidspunktet er bedre, når aftalen skal indgås. Vi vil meget hellere have en dialog med dem, der har svaret på udbudsmaterialet, siger Kaic.
Det er ikke kun vigtigt at tænke over, hvem der skal deltage i salgsmødet. Christian Kaic understreger, at der skal være en god dialog mellem de to parter. Det betyder, at man skal lytte og reelt høre, hvad modparten siger.
- Det kan være en god ide i forhandlinger at holde en lidt lav profil og lytte. Mange hører ikke rigtig, hvad modparten siger. Det er ikke klogt at få noget gennemtrumfet, hvis det reelt ikke kan lade sig gøre. Det er derfor ikke altid bedst, at det er beslutningstageren, der leder mødet. Mødelederen har ikke altid overskud til at være opmærksom på modpartens signaler, siger Kaic.
Faren ved at glemme at lytte er, at en vigtig aftale kan gå i hårdknude. Hvis man ikke lytter og prøver at mødes, kan handlen ryge på gulvet.
- Vi gjorde det meget klart for dem, at de ville ryge ud, hvis de ikke matchede markedsniveauet. De lå 30 til 50 procent over de andre tilbud, og virkede som om, de ikke havde lyst til at forstå. hvad vi sagde. Vi var meget interesserede i at lave en aftale med dem. Men vi var så langt fra hinanden, at vi til sidst måtte droppe at forhandle videre med dem, siger Kaic.
Drukner i information
Før tiden kommer til de afgørende forhandlinger, skal leverandørerne gennem nåleøjet. Alle TDC's indkøb af konsulenter går i dag gennem en standardiseret proces, hvor leverandører indledningsvis skal svare på en række spørgsmål i et såkaldt Request for Proposal (RFP) skema. Selvom alle må formodes at være interesserede i at gøre det godt, virker det ikke altid sådan.
- Man kan tydeligt se, om en leverandør har svaret seriøst på RFP'en. Hvis der er mangler, ringer vi typisk og beder om yderligere information. Men det skal virkelig være noget tyndt sjap, før vi sorterer dem fra helt i starten, siger Kaic.
Leverandørerne svarer for det meste seriøst og grundigt. Nogle gange svarer de endda for grundigt.
- Nogle er unødigt flittige i deres besvarelser og stabler ualmindelig meget information sammen. Vi vil kun have svar på det, vi spørger om. At læsse ekstra information på er spild af tid, for vi læser det ikke. Det giver ikke ekstra point hos os. Tværtimod, for det gør arbejdet meget mere besværligt. Det er noget rigtigt rod, hvis de har indarbejdet det i en kæmpe præsentation, så vi bliver nødt til at sidde og plukke de relevante dele ud, siger Kaic.
Leverandørerne bliver ikke diskvalificeret, hvis de sender for meget materiale. Men det er med til at give et dårligt indtryk.
- Det er som en jobsamtale. Nogle gør det godt, og andre gør det super godt. Dem, der gør det super godt, er dem, der svarer på det, de bliver spurgt om. De kommer ind til sagens kerne, og kan forklare, hvor de gør en forskel. Vi laver hurtigt tre bunker. Der er de sikre, de usikre og så dem, der helt sikkert ryger ud, fortæller Kaic.
Selv om leverandører ikke ved på forhånd, om de ryger ud, så vurderer Christian Kaic, at de selv må have en ganske god ide om chancerne. Det undrer ham derfor, at det ikke er alle leverandører, der følger op, når de har sendt RFP-materialet.
- Nogle gange bliver jeg overrasket over, hvor få der følger op. Det er ikke fordi, vi gerne vil kimes ned. Men det kan være en god ide for leverandørerne at høre, om der skulle være mangler i besvarelsen. Hvis man virkelig gerne vil have ordren, og ikke føler sig helt sikker på en invitation, kan en opringning være en måde at forbedre sine chancer, fortæller Kaic.
Nye på banen
Det er vigtigt at være fremme i skoene. Uanset om man vil ind som ny leverandør eller om man er inde i forvejen. Hvis den eksisterende leverandør har sovet i timen, kan det resultere i en åbning for en ny spiller. TDC mener, at det er sundt at skifte leverandører løbende.
- Som tommelfingerregel kan man sige, at 10-20 procent af leverandørerne bør skiftes ud hvert år. Det sætter et pres på leverandørerne. Konsulenthusene skal vide, de kan blive smidt ud, hvis de ikke gør det godt nok, siger Kaic.
Som potentiel ny leverandør står man godt, hvis man spiller sine kort rigtigt. TDC forventer, at nye leverandører er aggressive og giver lidt mere end de nuværende.
- Nye leverandører har typisk bedre kommercielle betingelser end de eksisterende. Måske vil de gerne have en ny, stor kunde, de kan vise frem på deres referenceliste. De kan derfor være sultne nok til at slække lidt på indtjeningskravet bare for at komme i spil, siger Kaic.
Men den laveste pris er langt fra nok i sig selv. Hvis man som ny leverandør skal have vippet den etablerede af pinden, skal forretningen overbevises om, at konsulenthuset også er konkurrencedygtigt på kvalitet.
- Forretningen skal have tillid til, at konsulenthuset kan levere en kvalitet, der er på højde med tidligere leverandører. Og at de har de rette kompetencer og tilstrækkelige kapacitet til det. Nye leverandører skal kunne det samme, som de etablerede, og så skal de være billigere, mener Kaic.
centralisering
TDC har i det seneste år centraliseret indkøbet af alt fra it til managementkonsulenter. Det betyder, at indkøbsafdelingen og den respektive forretningsenhed er med i hele udvælgelsesforløbet.
- Her i indkøb forsøger vi at positionere dem, vi kan se har nogle specielt attraktive kommercielle betingelser. Forretningsenhederne fokuserer primært på kvaliteten. Er der tale om en it-konsulentaftale, vil vi forsøge at finde de bedste tilbud, som vi skal gå videre med, fortæller Kaic.
Indkøb har i princippet det endelige ord at skulle have sagt, når der skal vælges leverandører. Men i praksis er det en beslutning, der træffes i samarbejde med forretningsenheden.
- Vi vil nødig have, at forretningsenheden kommer og dunker os i hovedet bagefter. Vores formål er jo at finde det bedste konsulenthus til at løse opgaver til en fornuftig pris, siger Christian Kaic.
Boks:
bag lukkede døre:
TDC har professionaliseret konsulentindkøbet. Konsulenthusene skal gennem et hårdere udskillelsesløb end nogensinde før. TDC's konsulentindkøbschef fortæller hvad der sker,
når dørene bliver lukket.
Boks:
De ti indkøbstrin
1. Analysefase af branche og leverandører
2. Udarbejdelse af indkøbsstrategi
3. Forventningsafstemning og mandatafgivelse fra forretningen
4. Udarbejdelse af RFP-materiale
5. Udvælgelse af leverandører og tilsendelse af RFP-materiale
6. Analyse af RPF-besvarelse og udvalg af leverandør-kandidater
7. Første runde: Leverandørpræsentationer
8. Anden runde: Detaildiskussioner
9. Tredje runde: Prisforhandlinger
10. Underskrift af kontrakt
Boks:
Inviter de rigtige
Lad være med at spilde konsulenthusenes tid. Skrækeksemplet for konsulenthuse er at bruge dage på at udarbejde et tilbud for senere at sidde tilbage med en fornemmelse af, at det kun skulle bruges til at presse eksisterende leverandører. Den professionelle indkøber starter med at gøre det klart, hvad forventningerne er til service, geografi og kompetencer.
- Hvis et forretningsområde eksempelvis har en globaliseringsstrategi, skal man lade være med at spilde lokale konsulenthuses tid med at sende dem en masse udbudsmateriale, som de skal bruge timer på at udfylde. Eller hvis vi har et krav om, at leverandøren skal have specifikke telekommunikationskompetencer, så er det spild af tid at sende det til leverandører med overvejende farmaceutiske kompetencer, siger Kaic.
Boks:
Små kan også være med
Selv for en stor koncern som TDC kan små konsulenthuse være interessante.
- Ofte får man mere for pengene hos de små, specialiserede konsulenthuse. Det kan eksempelvis være rådgivningshuse, der kun arbejder med SAP og derfor har en meget dyb erfaring på området. Som kunde får vi mere valuta for pengene, fordi vi køber erfarne, specialiserede konsulenter. Samtidig behøver vi ikke betale til metodeudvikling, uddannelse, træning og andet administration, siger Kaic.
Boks:
Håb, selv om I er dømt ude
Selvom jeres konsulenthus ikke lander på listen over udvalgte leverandører, er spillet ikke helt slut.
- At der er lavet rammeaftale med fem konsulenthuse, er ikke ensbetydende med, at listen er lukket. Den kan både op- og nedjusteres. Ofte har de forskellige forretningsenheder præferencer for enkelte, navngivne konsulenter. Så kan vi diskutere om der skal laves en særlig aftale for de enkelte pågældende konsulenter, fortæller Kaic.
Boks:
Fem gode råd
1. Du skal imponere indkøbsafdelingen med de kommercielle betingelser og forretningsenheden med dine kompetencer
2. RFP'en: Svar præcist - hverken for meget eller for lidt
3. Følg op på RFP-besvarelsen. Især hvis du selv mener, den ikke er 100 procent hjemme
4. Hold mødedisciplin: Send de rigtige deltager og overhold rammerne
5. Husk at lytte
Billedtekst:
"Alt for ofte sidder der folk i et møde og bare kigger. Hvis et konsulenthus har råd til at have fem mand siddende med til forhandlinger, burde de måske bruge deres tid mere konstruktivt
på noget andet"
TDC's konsulentindkøbschef Christian Kaic
Foto: Torben Klint
Billedtekst:
- Som tommelfingerregel kan man sige, at 10-20 procent af leverandørerne bør skiftes ud hvert år. Det sætter et pres på leverandørerne. Konsulenthusene skal vide, de kan blive smidt ud, hvis de ikke gør det godt nok, siger Kaic.
Foto: Torben Klint
