Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 10. februar 2006.
Overdragelsen af miljøopgaver fra amter til kommuner bliver en kæmpe administrativ pukkel, hvis kommunerne ikke har ESDH på plads inden 1. januar 2007.
Der er ikke de store ben i at indføre et it-system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering. Problemet ligger i at modne organisationen til de nye arbejdsrutiner, som sådan et system medfører, og som det fremgår af artiklen om Ringsted Kommune, er det en opgave, der tager tid.
Derfor bør der være travlt i de kommuner, der ikke allerede enten har deres ESDH-system på plads eller er i fuld gang med at få det. For hvis ikke de er klar til 1. januar 2007, påfører de sig selv en stor ekstra administrativ byrde, når de skal overtage miljøsagerne fra amterne.
Kommunernes Landsforening (KL) foretog en undersøgelse i december, som viste, at seks kommuner slet ikke havde noget EDSH-system, mens 19 af de nye kommunekonstellationer ikke havde afklaret, hvilket system de skulle bruge. Blandt nogle af de kommuner, der bliver lagt sammen, vælger man at brede den ene kommunes system ud, men nogle af kommunerne går stadig og overvejer alternative løsninger.
- Der er en klump derude, som ikke har truffet et valg, og de har virkelig travlt. Hvis man har et eksisterende system i drift, har man ikke tid til at lede efter et nyt system og få det sat i drift, siger Jytte Møller Christensen, vicekontorchef i KL.
Der er to tungtvejende grunde til at have et ESDH-system på plads den 1. januar næste år. Den ene er, at hvis den ene kommune i en sammenlægning allerede kører med elektronisk arkivering, skal de kunne overføre deres dokumenter elektronisk. Den anden grund er, at de miljøsager, som kommunerne skal overtage fra amterne, alle sammen er arkiveret elektronisk.
Det var sidstnævnte årsag, der i november fik KL til at melde ud, at kommunerne bør være klar med ESDH til 1. januar. Men der er ingen lovgivning på området, så den eneste straf til de kommuner, der ikke er klar, bliver en ekstra arbejdsbyrde.
- Vi blev bekymrede, fordi det ikke så ud som om, at alle kommunerne havde forstået, at det her var nødvendigt. Men nu tror vi, at alle kommunerne har forstået budskabet. Hvis kommunerne ikke kan modtage de amtslige arkiver elektronisk, påfører de sig selv et problem. Så må nogen trykke på en printknap, og så må de køre videre med deres papirverden og arkivere manuelt, siger Jytte Møller Christensen.
Hun peger dog også på, at der muligvis kan laves en mellemløsning i Citrix med en viewer, hvor man kan se dokumenterne og så printe dem efter behov.
Allerød: Vi bliver klar
Allerød Kommune er en af de seks, der ifølge undersøgelsen ikke havde noget ESDH-system. Men det betyder ikke, at ESDH er ukendt land i Allerød, hvor den organisatoriske modning har været i gang længe.
- Vi har tidligere kørt to store udbudsrunder og fået udarbejdet konsulentrapporter. Sidste gang blev det ikke til noget på grund af, at infrastrukturen ikke var parat, og derefter at man stod overfor en eventuel kommunesammenlægning. Men vi var parate dengang og mentalt indstillet på processen. Vi har ikke valgt leverandør endnu, men vi er i fuld gang og har startet processen, siger Ina Corydon, chefkonsulent for digital forvaltning i Allerød Kommnune.
Hun er derfor ikke i tvivl om, at kommunen nok skal have et ESDH-system i drift den 1. januar næste år.
- Der er fuld opbakning fra direktion, sagsbehandlere og mellemledere. Vi er i en organisatorisk proces, hvor vi bare mangler det fælles system. Vi har brug for det, og min organisation er utålmodig - her er det mig, der klapper hesten og siger, at vi er nødt til at vente på de rigtige dokumentanalyser, siger Ina Corydon.
OriginalModTime: 10-02-2006 14:02:09
