Hvor bliver digitaliseringen dog af?
Det danske firma Basware har regnet på, hvad virksomhederne kan spare ved at skifte fra manuel til elektronisk fakturahåndtering.
Og ja: Basware lever af at sælge elektroniske faktureringssystemer, men derfor kan de godt have en pointe.
Basware har selv ladet gennemføre en undersøgelse blandt 931 virksomheder i Skandinavien med flere end 100 ansatte. De 451 virksomheder er danske og i undersøgelsen indgår talmateriale fra Danmarks Statistik.
En typisk stor skandinavisk virksomhed genererer årligt fakturaer for 34.715 kroner.
Omkostninger per faktura er mellem 200 og 400 kroner for en manuelt håndteret faktura, mens en elektroniskgeneret faktura koster mellem 35 og 50 kroner per styk.
I det regnestykke ligger omkostningerne for en typisk virksomhed derfor mellem 6,9 millioner kroner og 13,9 millioner kroner, når faktureringsprocessen er manuel.
Er den derimod elektronisk, koster udskrivningen af regninger mellem 1,2 og 1,7 millioner kroner. En typisk virksomhed kan altså spare mellem 5,7 og godt 12 millioner kroner (eller cirka 85 procent) ved at bruge et elektronisk faktureringssystem.
Portostigning for millioner
Det regnestykke bliver yderligere interessant, hvis man begynder at regne på, hvad Post Danmarks nye portostigninger betyder i ekstraudgifter for virksomhederne.
I runde tal giver den en ekstraregning på 466 millioner kroner.
Undersøgelsen viser, at 42 procent af de store virksomheders fakturaer stadig sendes med posten. Det giver en merregning på 466 millioner kroner.
I virksomheder, der allerede opererer med elektronisk fakturering, korser man sig over dem, der ikke har set lyset.
For eksempel i Topco. Topco en indkøbsforening, som ejes af 31 medlemsforretninger inden for værktøjsbranchen. Her omsættes for 350 millioner kroner om året, og der håndteres et par hundrede tusinde bilag, der de seneste år er blevet behandlet elektronisk.
Administrerende direktør Finn Larsen anslår, at Topco sparer mellem 200.000 og 300.000 kroner alene i porto og papir ved at have forladt de manuelle fakturaer. Derudover har Topco sparet lønnen til halvanden medarbejder, da der ikke længere er behov for at taste tallene i bilagene.
Det hele bogføres elektronisk og sendes ud til medlemmerne.
"Vi er vel tæt på alt i alt at spare en million kroner om året," siger Finn Larsen.
Topco har investerede mellem 600.000 og 700.000 kroner i at udvikle deres faktureringsystem, der for længst er tjent hjem. Topco ejer selv systemet og har kildekoderne, så der betales ikke licens af softwaren. Til gengæld har Topco tjent penge på at sælge systemet til kolleger i branchen.
Fuldstændig vanvittigt
"På mig virker det fuldstændigt vanvittigt, at man ikke er kommet længere, og at man stadig i nogle firmaer tror, at man er blevet elektronisk ved at lave scanninger og sende fakturaer som pdf'er i en mail. Det sparer kun kuverten og frimærket, men du er ikke kommet videre bogføringsmæssigt."
Når han tæller alle sine medlemsforretninger med, sparer de tilsammen mellem 1,5 og to millioner kroner på porto alene.
"Man kan da godt forstå, at Posten har det svært. For vi er jo ikke de eneste, der gør det her," siger Finn Larsen.
