Læs også:
It-kaos presser kommunernes jobcentre i knæ.
Mistanke om it-udbudsfusk i milliardklassen.
Næstved Kommune er godt i gang med at nedlægge en stor del af sine e-mailadresser.
I stedet for e-mailadresserne på kommunens hjemmeside og i skrivelser fra det kommunale væsen vil man fremover finde hyperlinks til en postkasse hos Borger.dk.
Her kan borgene bruge sikker digital post i et signatur-sikret system drevet af det private firma e-Boks Danmark.
Kommunen har oprettet omkring 80 forskellige postkasser til brug for de forskellige fagområder, hvor det er mest sandsynligt, at der skal udveksles personoplysninger mellem borgeren og kommunen.
Ved at udskifte e-mails med digital post løser Næstved et overraskende stort problem, som den sydsjællandske kommune og de fleste andre kommunale og statslige instanser har bakset med længe.
Alt for usikre
Ukrypterede e-mails er officielt for usikre til, at man må bruge dem til kommunikation mellem borgeren og det offentlige, når korrespondancen indeholder fortrolig, personfølsom information.
Hvis kommunen alligevel svarer på en mail fra borgeren med personfølsomme oplysninger, kommer den på kant med personadatalovgivningen.
Alternativet for kommunerne har hidtil været at sende et gammeldags papirbrev til borgerne.
Men selvom breve bragt ud af et rigtigt postbud i nogles øjne har en særlig nostalgisk charme, koster det en mindre formue at sende sammenlignet med elektronisk kommunikation.
Ifølge Anders Krabbe Møller, udviklingschef i Næstved Kommunes Borgerservice, er Næstved den første kommune i landet, der erstatter e-mails med digital post.
Godt nok har kommunerne oprettet såkaldt sikre e-mailpostkasser, men i praksis har folk ikke kunnet finde ud af det komplicerede tekniske system. Dette var en vigtig årsag til, at stat, regioner og kommuner valgte den fællesoffentlige digitale postløsning," siger han med henvisning til e-Boks-systemet.
Anders Krabbe Møller siger til Computerworlds søstermedie ComON, at det har været en stor udfordring for offentlige myndigheder at opretholde digital kommunikation med borgerne uden at krænke persondatareglerne.
Har bevæget sig ud over kanten for, hvad man egentlig må
Tumpet papirsvar
"Jeg gætter på, at man mange steder har bevæget sig ind over grænsen for, hvad man må og ikke må, uden at være opmærksom på det, eller uden at der blev sagt noget. Borgerne synes jo, det er temmelig tumpet, hvis de får et papirbrev som svar på deres e-mailhenvendelse," siger han.
Næstved Kommune løser ifølge en pressemeddelelse et gammelt dilemma i den offentlige sektor, nemlig ønsket om at kunne skrive digitalt med borgerne - og samtidig overholde lovgivningen.
Dette har i praksis været umuligt på mange områder, så længe man var afhængig af traditionel usikker e-mail," hedder det.
Brugen af digital post i e-Boks-systemet bliver dog ikke helt gratis. Brugeren - altså kommunen - skal betale et mindre beløb for hver meddelelse, der sendes gennem systemet. De penge bliver til indtjeningen hos e-Boks Danmark A/S, der er ejet af Nets og PostDanmark.
Indfangning af katte
Næstved Kommune vil fortsat benytte almindelige e-mails inden for områder, hvor man ikke forventer at støde på personhenførbare oplysninger, for eksempel når det gælder indfangning af vilde katte.
Anders Krabbe Møller gætter på, at det er mellem 50 og 60 procent af alle henvendelser, som kommunen afsender eller modtager, der indeholder personhenførbare oplysninger.
Dyre e-Boks-breve
E-boks bliver aflønnet per forsendes og efter brevets digitale størrelse.
"Det er jo lidt en øv-ting ved den digitale post," erkender Anders Krabbe Møller.
Han er dog overbevidst om, at de priser, kommunen må betale i dag, vil blive betydeligt lavere i fremtiden.
Et to-siders brev koster kommunen omkring en krone.
"Det bliver da til en del. Prisen ER for høj, men den er sat i en anden tid og kommer nok ned," siger udviklingschefen.
Næstved Kommune har ikke foretaget beregninger for, hvor meget de samlede omkostninger med afskaffelsen af e-mails vil løbe op i, men man kalkulerer med, at der ud over betalingen til e-Boks også kommer nogle besparelser ind, når flere og flere af borgerne opretter en digital postkonto hos e-Boks - og dermed gør det muligt for kommunen at spare forsendelsen af et gammeldags papirbrev.
"Der er jo også den mulighed, at folk ringer ind i stedet. Vi tror, at de nok vil skrive lidt mindre til os, fordi de nu skal logge på. Men det er okay, fordi telefonbetjening er billigere end brevveksling," fortæller Anders Krabbe Møller.
Næstved Kommune sender 300.000-400.000 breve ud om året. Hver gang, man sender ud digitalt i stedet for på papir, sparer man 5,50 kroner.
