Som it-chef står du overfor opgaven: it-afdelingens helpdesk skal forandres til en serviceorganisation.
Director hos Implement og underviser på IT-Universitet Jimmy Kevin Pedersen forklarer, at skal den tænkte opgave løses godt, skal alle medarbejderne have nøje kendskab til projektet.
For eksempel skal de vide, hvad der forstås ved en serviceorganisation - hvad det helt konkret vil sige at levere service, og hvad der forventes af den enkelte, hvilke støtteværktøjer, arbejdsgange, mål og målepunkter der vil være gældende i den nye organisation, forklarer Jimmy Kevin Pedersen.
God grund til forandring
Derudover skal it-chefen forklare grunden til forandringen.
"Den gode grund er, at helpdesk har mange utilfredse brugere - utilfredsheden og det konkrete indhold skal være kendt af medarbejderne i helpdesk - outsourcing som alternativ skal også være kendt - alle elementerne i et ydre pres," siger Jimmy Kevin Pedersen om det tænkte eksempel.
Han forklarer, at næste skridt bliver, at it-chefen i samarbejde med nøgle-medarbejdere skal udarbejde en forandringsplan, som alle skal kunne se sig selv i og samtidig kunne se, hvad der skal ske med den enkelte, for at det lykkes.
Det kan for en medarbejder være uddannelse, ny jobbeskrivelse, udviklingssamtale, nye resultatmål med videre. Forandringen bør drøftes med medarbejderne, forklarer Jimmy Kevin Pedersen.
Derudover skal visse nøgle-medarbejdere have ansvar for at drive processen på de indre linjer.
Find ambassadører
"Der skal udpeges ambassadører, der kan fortælle om forandringen uden for it-afdelingen - så 'kunderne' og organisationen også bliver informeret," fortæller Jimmy Kevin Pedersen.
Han forklarer, at et direktionsmedlem desuden skal orientere resten af direktionen og organisationen om forandringen og formålet.
"I forhold til it-afdelingen skal direktionsmedlemmet vise synlig støtte til forandringen - både i forbindelse med igangsætningen, midtvejs og afslutningsvis. Der skal ikke være tvivl om, at forandringen har bevågenhed og prioritet," lyder det afsluttende råd.
Fem gode råd
Jimmy Kevin Pedersen giver her fem råd til it-forandringsledelse.
1. Skab fælles vision.
Enhver forandring skal være båret af en vision - det vil sige et fælles billede af, hvad der skal opnås ved forandringen.
2. Forklar grunden til forandringen.
Der skal også være en god grund til forandringen - det vil sige, at der skal skabes en nødvendighed for forandringen - det kan være baseret på et ydre eller et indre pres.
3. Sælg ideen til alle.
Der skal udarbejdes en forandringsplan, der skal være kendt og accepteret af alle, der skal deltage i forandringen.
4. Find ambassadører.
Der skal udpeges personer, der kan drive forandringen - en eller flere personer, der kan fungere som forandrings-agenter og ambassadører for forandringen.
5. Få direktions fulde opbakning.
Der skal være et højt placeret (direktionsniveau) ejerskab til forandringen - en sponsor - der følger og støtter forandringen fra start til slut.
