Annonceindlæg fra Telavox

Sådan lanceres Teams bedst i virksomheden

90 procent af alle virksomheder, der begynder at bruge Teams, har ikke lavet en plan for implementeringen.

Hvordan kommer man hurtigt i gang med Microsoft Teams?

Telavox giver herunder sine bedste tips til start processen - for at virksomheden skal kunne udnytte alle de muligheder for samarbejde og kommunikation, som Teams tilbyder med det samme!

De fleste virksomheder over hele verden bruger allerede Office 365 eller Windows i deres daglige arbejde - hvilket betyder, at Microsoft allerede er et internt etableret miljø for de fleste. Dette er en fordelDa Teams oven i købet er gratis, gør det ofte implementeringstærsklen endnu nemmere. Alligevel er der mange ting at tage hensyn til, når I skal i gang med Teams, også når alle de systemer, I allerede bruger i virksomheden, skal integreres.

To almindelige metoder til implementering

Der er hovedsageligt to måder at etablere nye værktøjer eller systemer i en organisation på - og Teams er ingen undtagelse!

  1. Lad alle starte samtidig

90 procent af alle virksomheder, der begynder at bruge Teams, har ikke lavet en plan for implementeringen. Alle begynder at arbejde i det samtidig og kan helt frit oprette teams, uploade filer og kommunikere sammen på forskellige måder. Fordelen ved dette er, at det er hurtigere at komme i gang på tværs af virksomheden - ulempen er, at der ikke er nogen struktur for en fælles arbejdsmetode.

  1. Skab en struktur, som derefter er gældende

Den anden måde er at etablere arbejdsmetoderne fra starten og være omhyggelig med strukturen for mapper, teams og projekter, før man lader hele virksomheden begynde at arbejde med det i praksis. Ulempen ved det er så til gengæld, at det kræver et længere tilløb.

Trin for trin - sådan får du succes med en god intern lancering

Det er de bløde værdier, der er afgørende for en succesfuld lancering af et nyt system eller implementeringen af nye funktioner. Sørg for, at det er menneskene, der er i centrum, og lad anvendelsen og accepten være den vigtigste del af implementeringen - ikke teknologien!

  1. Skab et pilotprojekt

Uanset hvilken metode du vælger til implementeringen, er det vigtigt at indlede arbejdet med at lade en udvalgt gruppe teste Teams i et pilotprojekt. Ved at inddrage mennesker med blandede roller fra forskellige afdelinger ser du virksomhedens behov fra ethvert tænkeligt perspektiv. Hvilke samarbejdsværktøjer eller kommunikationsmidler, man bruger i sit arbejde, kan variere på tværs af virksomheden - derfor er det vigtigt at finde ud af, hvad det er, der efterspørges.

Telefoni og omstilling er eksempelvis en grundlæggende kommunikationskanal for hele virksomheden - men hvordan den bruges i praksis kan være forskelligt i eksempelvis kundeservice og marketing, økonomi eller IT-support. En gruppe kan være helt afhængig af at have en problemfri softphone direkte i computeren, mens en anden er stærkt afhængig af chatværktøjet til sin interne kommunikation.

I Teams er det let at integrere både telefonsystemer, CRM og andre applikationer, der kræves i hverdagen - og pilotprojektet skal kortlægge de forskellige behov.

  1. Forbered medarbejderne

Dybest set er det forandringsviljen, der er nøglen til, om Teams vil blive en succes i virksomheden eller ej. Når man implementerer en helt ny måde at arbejde på, som Teams jo indebærer, kræver det, at alle medarbejdere er informeret og uddannet og forstår, hvorfor man skal til at bruge det i virksomheden.

Mange mennesker har det lidt svært med nye ting, med at ændre en adfærd eller med at lære at bruge et helt nyt system. En person, der først og fremmest er vant til at e-maile, er måske ikke interesseret i at begynde at chatte - og hvis du har haft en fastnettelefon på skrivebordet i 15 år, kan det føles underligt at skulle håndtere alle sine kontakter og viderestille opkald via en mobil.

Måske er det vigtigste ved implementeringen af Teams at lykkes med at bevise, hvad der faktisk vil blive bedre for den enkelte i det daglige arbejde.

  1. Udnævn ambassadører

Parallelt med et pilotprojekt og en bred intern træning er det også nødvendigt at fokusere på de mennesker, der brænder lidt mere for tjenesten. Ved at udnævne ambassadører eller sponsorer vil det være lettere og sjovere for resten af virksomheden rent faktisk at lære de nye ting. Disse mennesker er tilgængelige for at besvare spørgsmål, hjælpe og være en positiv drivkraft gennem hele projektet. Når folk først forstår, hvilke fordele Teams kan give dem personligt, har den positive ånd en tendens til at sprede sig utroligt hurtigt i virksomheden.

Tips: Ambassadørerne skal helst ikke være ledere eller ansvarlige - det kan let blive lidt akavet. Det er bedst, hvis det er mennesker, der virkelig kan lide løsningen!

Teknologien er sekundær!

Selve IT-projektet er den nemme del, når det kommer til at implementere Teams og dets muligheder i virksomheden. I princippet er IT-afdelingens eneste opgave at købe tjenesten og aktivere den. Teams kan ofte startes med det samme, da det allerede er en del af Microsoft. Når det handler om integrationen af andre systemer og funktioner, kan der være behov for en vis manuel indsats fra IT-afdelingen for at få værktøjerne til at fungere problemfrit med hinanden.

Download vejledningen om, hvordan telefoni og omstilling i Microsoft Teams hjælper virksomheder til en mere effektiv kommunikation.

Telavox vil hjælpe folk med at holde kontakten, og det skal være simpelt og nemt. På vores platform finder du telefoni, omstilling, chat, konferencetelefon og kontaktcenter. Saml dine platforme og strømlin dit arbejde med vores integrationer, herunder Microsoft Teams.

 

Premium
Coloplasts it-direktør: GDPR har givet de it-kriminelle et nyt værktøj til at angribe os
Interview: Det er ikke kun på plads og kapacitet, at sundhedssektoren lige nu er udfordret. De sikkerhedsansvarlige har også fået en del mere at se til gennem et kaotisk 2020. "Cyberkriminelle har opdaget, at der er en hel masse værdi i denne her datatype. Enten som afpresningsmulighed eller som viden, de kan udnytte til noget," siger CIO i Coloplast, René Rasmussen. Læs første artikel i serien om perspektiver fra sektoren, der er de it-kriminelles nye guldkalv
Computerworld
Bill Gates har en løsning: Sådan undgår vi klimakatastrofen
Klumme: Bill Gates vil gerne redde verden. Intet mindre. Og som alle store it-folk regner han baglæns. Politikerne er mest optaget af, hvad der kan lade sig gøre, og hvad de kan skabe flertal for. Men Bill Gates har set på klimakatastrofen, og hans budskab er klart.
CIO
Har du rost din mellemleder i dag? Snart er de uddøde - og det er et tab
Computerworld mener: Mellemledere lever livet farligt: Topledelsen får konstant ideer med skiftende hold i virkeligheden, og moden går mod flade agile organisationer. Men mellemlederen er en overset hverdagens helt med et kæmpe ansvar. Her er min hyldest til den ofte latterliggjorte mellemleder.
Job & Karriere
IBM Danmark trækker tilbud om frivillige fratrædelser tilbage for stort antal ansatte: "IBM har taget røven på sine ansatte"
Som led i IBM Danmarks store fyringsrunde fik 130 ansatte grønt lys til at forlade selskabet på en frivillig fratrædelsesordning. Men nu har IBM Danmark trukket det oprindelige tilbud tilbage for størstedelen af de ansatte.
White paper
Har du både dine applikationer og dit hoved i skyen?
Kan du nikke ja til en eller flere af disse situationer? • I bruger mange cloud-applikationer • I logger ind fra flere lokationer • I logger ind fra flere forskellige typer af devices Så kan du få stort udbytte af at læse dette whitepaper … Hver dag tilgår, navigerer og arbejder jeres medarbejdere i de applikationer, I har liggende i ”skyen”. Antallet af cloud-baserede applikationer stiger eksplosivt, så hvordan sikrer I ADGANGEN til dem og til de data, som applikationerne indeholder? Vel at mærke uden at gå på kompromis med BRUGERVENLIGHEDEN? Løsningen er Access Management, som er hovedtemaet for dette whitepaper.