Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 28. november 2003.
Tema om esdh: Fokus på elektronisk sags- og dokumenthåndtering i det offentlige er skærpet. Både chefer og medarbejdere tager fat. Tiden er moden, lærepengene er betalt, og de kommende år vil gennemprøvede, standardiserede systemer til lavere priser vinde indpas.
Både teknologierne og brugerne er endelig tilstrækkeligt modne til, at den elektroniske sags- og dokumenthåndtering kan blive hver myndigheds eje.
liv i markedet
Inden for to til fire år kommer det længe ventede boom i salg og implementering af ESDH-systemer. Sådan lyder vurderingen fra Peter Lorentz Nielsen, partner i rådgivningsfirmaet Devoteam Fischer & Lorenz, hvor han leder arbejdet med rådgivning om digital forvaltning.
Hidtil har det været notorisk vanskeligt at få implementeret løsninger, der har levet op til både de organisatoriske og teknologiske forventninger. Løfterne om øget effektivisering i den offentlige sektor er ikke blevet indfriet; det har været svært at hente gevinsterne hjem på området.
Først nu er der begyndt at komme liv i markedet efter flere år med en så kraftig stagnation, at flere leverandører har været tvunget til at skrue ned for kapaciteten og skære ned eller omplacere medarbejderne. Peter Lorentz Nielsen opstiller fire faktorer som forklaring på miseren:
• Utilstrækkelig kvalitet i både software og leverancesystem hos leverandørerne i første generation ESDH-systemer.
• En overvurdering af behovet for generelle ESDH-systemer og undervurdering af behovet for integration til kommuners og andre myndigheders fagsystemer.
• Først efter E-dag den 1. september i år er der en digitaliseringsgrad, som for alvor presser i retning af ESDH.
• Den almindelige markedsmodning, hvor blandt andet venten på resultatet af det fællesoffentlige FESD-projekt samt den mislykkede forløber for FESD'en spiller ind.
- Tiden er moden til at gå i gang. Teknologierne er på plads, og den mentale modning er der i høj grad. Der er et behov, som er holdt lidt tilbage. Paradoksalt nok kan man sige, at FESD-projektet har forsinket udviklingen en stund. Mange har holdt lidt igen og ventet på rammeaftalerne, konstaterer Peter Lorentz Nielsen.
Men bliver rammeaftalerne gode, vil de givetvis kunne få en meget stor og positiv katalysatorvirkning, mener han.
Dyre lærepenge
Men forsinkelserne hænger også sammen med baggrunden for FESD-projektet, noterer han:
- Udbuddet af systemer har klart været af for dårlig kvalitet i forhold til, hvad brugerne med rimelighed kunne forvente, både hvad angår software og leverancesystemer. Jeg er på ingen måde imponeret af leverandørernes udbud og lyst til at investere i løsninger, som er skræddersyet til behovene. Alle spydspidser har oplevet store problemer. Og det, at rigtig mange har fået en dårlig oplevelse med første generations systemer og betalt dyre lærepenge, har i høj grad kølnet interessen hos kolleger i den offentlige sektor.
Devoteam sprang fra FESD-udbuddet, hvor man var med i flere konsortier, efter opfordring fra vægtige kunder med øje for betydningen af leverandøruafhængighed. Nu oplever Peter Lorentz Nielsen den holdning ude hos en del offentlige kunder, at "det kan godt være, der kommer en forkromet løsning om et år eller to, men i mellemtiden kan vi lige så godt bruge den EDH-løsning (elektronisk dokumenthåndtering) , vi allerede har, og så afskaffe papirarkivet".
- Det støtter vi dem i. Selv om det ikke er de mest elegante eller brugervenlige løsninger, kan de typisk opnå 80-90 procent af de samme fordele og få overstået hele den organisatoriske del med omlægningen af arbejdsgange. Det arbejde er i hovedsagen det samme, om systemet er mere eller mindre sofistikeret, så der er ingen grund til at udskyde at høste gevinsterne. Når FESD-løsningerne så om et par år er gennemprøvet, kan de få noget, der er modnet og uden børnesygdomme.
Fagsystemer i fokus
Ved at forlænge brugen af de eksisterende systemer med typisk få opgraderinger og tilføjelser kan de komme et til to år tidligere i gang med effektiviseringerne, og det er p.t. også væsentligt billigere for dem, tilføjer Peter Lorentz Nielsen.
Han påpeger også, at i kommuner og styrelser fylder fagsystemer og sektorsystemer meget, mens ESDH ofte kun udgør et hjørne. Der er en risiko for at overvurdere behovet for ESDH, og det er nødvendigt at få den høje anskaffelsespris ned, hvis ESDH skal være interessant på disse områder. Derudover skal fokus på integration øges.
- Hvis ESDH-systemet ikke integrerer ordentligt med fagsystemerne på eksempelvis det sociale eller skatteområdet, løser det ikke problemerne og giver ikke mening. Fagsystemet er ofte krumtappen. Skal du lave en ordentlig business case for et ESDH-system, skal det ikke være for dyrt, og det skal være velintegreret. Ellers hænger det ikke sammen, fastslår Peter Lorentz Nielsen.
Men det er også en kompliceret opgave, som klart koster penge - og dermed fordyrer løsningerne, tilføjer han.
Chef-øjne åbnes
Flere markante tendenser i den offentlige sektor driver udviklingen. For det første er forvaltningerne ved at være tilstrækkeligt digitaliseret. E-mail-eksplosionen er slået så meget igennem, at det bliver mere og mere grotesk at opbevare papir i et arkiv, når man får informationen digitalt. Derudover fornemmer Peter Lorentz Nielsen tydeligt, at E-dagen har haft en effekt.
- Jeg er slået af, hvordan flere topchefer siger, at det havde de ikke regnet med, men E-dagen har virkelig haft en betydning. Når den effekt for alvor slår igennem i de kommende måneder, vil det for de mange institutioner, hvor hovedparten af korrespondancen er med andre offentlige myndigheder, skrige til himlen, hvis man stadig triller rundt med et papirarkiv.
Arbejdet med klargøring af systemerne til ESDH er ifølge Devoteams fremmeste ekspert i høj grad en ledelsesopgave, og han oplever et markant skift i deres interesse i denne tid.
- Chefer på alle niveauer går ind i det i en grad, man ikke hidtil har set i it-projekter. Det skyldes for det første det helt banale - at dokumenthåndtering berører alle i organisationen og ikke bare et par håndfulde, som sidder med et fagsystem. For det andet indser de, at skal man have noget ud af det, kan man ikke bare acceptere yderligere udgifter uden også at få en gevinst. Og så er det nødvendigt at tage fat bredt på omlægninger af arbejdsgange. Tilgangen er en helt anden end for bare to år siden. Nu bliver det meget håndgribeligt, siger Peter Lorentz Nielsen.
Han tager i øvrigt som en selvfølge, at servicefællesskaber med ikke bare borgere, men også virksomheder og andre myndigheder tænkes med i løsningerne, så man får et fuldt digitalt forløb. Der skal laves "den digitale kortslutning", for dér ligger den virkelige gevinst, understreger han.
Hvad markedssituationen angår, tegner sig et klart billede af, at de leverandører, der ikke kom med til FESD'en, ikke har opgivet ævred. De klør på. Hvad den fællesoffentlige løsning angår, vil der formentlig gå et års tid, før de første leverancer til særtogene er på plads.
- Men med det dyk, der har været forud for den nuværende grøde, er der nok grænser for, hvor hurtigt leverandørerne kan skalere op. De kan få et vældigt leveringsproblem et år frem, mener Peter Lorentz Nielsen.
Fakta:
Markedsdeltagerne
Med enkelte undtagelser udgør de oprindelige otte deltagere i projektkonkurrencen om et fællesoffentligt system til sags- og dokumenthåndtering kernen i det danske ESDH-marked. Konsortierne i finalen er:
• Accenture med Traen Informationssystemer og Rambøll Informatik.
• CSC med Scanjour og PLS.
• Software Innovation med PLS og Eterra.
De øvrige deltagere er nu frasorteret, men særdeles aktive i markedet med eksempelvis nye prisstrukturer. Det er:
• IBM med EDB Gruppen, GoPro Landsteiner Group og PriceWaterhouseCoopers.
• KMD med Dansk Internet Selskab, Microsoft og PLS.
• Maersk Data Public med Novo Nordisk IT, PWC og
Deloitte & Touche.
• WM-data med PLS.
Hertil kommer yderligere to aktive deltagere på det danske marked. Henholdsvis Cap Unisys-konsortiet med Cap Gemini og Unisys, som valgte at stå af FESD'en inden semifinalen, og Fujitsu, som ikke blev prækvalificeret, men ikke desto mindre har leveret systemer til store kommuner som København og Frederiksberg.
Gennem længere tid har for mange leverandører kæmpet om et for lille, stagnerende marked. Ikke mange tjener penge i ESDH-markedet. Det står til en konsolidering, vurderede Gartner Group i efteråret. Siden er der kommet gang i handlerne, men priserne er presset betydeligt. hjort
Billedtekst:
- Tiden er moden til at gå i gang. Teknologierne er på plads, og den mentale modning er der i høj grad. Der er et behov, som er holdt lidt tilbage. Paradoksalt nok kan man sige, at FESD-projektet har forsinket udviklingen en stund. Mange har holdt lidt igen og ventet på rammeaftalerne, konstaterer Peter Lorentz Nielsen, partner i rådgivningsfirmaet Devoteam Fischer & Lorenz.
