Skal din næste kontorløsning være cloud-baseret?

En række danske virksomheder går i dag over til en total outsourcing af deres it-drift, og flere virksomheder er interesseret i at vide, om de kan få mere ud af deres it-penge, hvis de går over på en cloud-løsning.

Et af de områder, der efterhånden kan rykkes ud på nette, er kontorløsningerne med e-post, kalender, intranet og dokumenthåndtering med tekstbehandling, regneark og præsentation.

Markedet for traditionelle kontorløsninger er domineret af Microsoft, og mens Microsofts online kontorløsning stadig i betafasen, er der nogle nye spillere, som Google og Zoho, der satser på det danske marked for kontorløsninger som web-services. IBM, der længe har leveret kontorløsninger til de store virksomheder, kommer med en såkaldt Enterprise 2.0 samarbejdsplatformen i skyen.

Nu er spørgsmålet, om Microsoft kan udvikle løsninger, der kan tage kampen op mod fremadstormende Google, som i øjeblikket kraftigt opruster erhvervsafdelingen Google Enterprise, der står for Google Apps, som skal kunne fungere som et cloud-baseret alternativ til Microsoft Office.

For få eller for mange funktioner
"Virksomhederne har i mange år været bundet til en model, hvor de hvert andet eller tredje år har en stor og omkostningstung opgraderingsfase til næste version af kontorløsningen. Her har de så fået en masse nye funktioner med, som en stor del af virksomhedens medarbejder ikke bruger, men prisen er stadigvæk steget," siger Jesper Ritsmer Stormholt, nordisk chef for Google Enterprise.

Her er Thomas Schnegelsberg, divisionschef for Microsoft Office i Danmark, ikke overraskende uenig. Han fremhæver, at Microsoft har foretaget en undersøgelse, der viser, at en gennemsnitsbruger af Word bruger over 60 procent af funktionerne i programmet.

"Det er klart, at det ikke er alle brugere, der bruger alle funktioner i de nuværende løsninger, men hvis man fjerner en funktion, er der nogle af brugerne, der vil savne den. Samtidig kan det være svært for en it-chef at vedligeholde to versioner af et program," fortæller Thomas Schnegelsberg.

Noget tyder dog på, at virksomhederne stadigvæk mener, at der er visse funktioner i Office-pakken, som de ikke kan undvære. Flere virksomheder, som Computerworld har talt med, erkender, at de forsat har installeret Microsoft Office, selvom de også har købt en Google Apps-løsning til medarbejderne, som de primært anvender til e-post og kalenderfunktioner.

Samarbejdsgevinster at hente for folk
Men Jesper Ritsmer Stormholt mener, at it-afdelingerne kan spare flere penge ved at købe it-tjenesterne i skyen snarere end selv at levere dem til resten af virksomheden.

"Der er klare gevinster at hente, når en virksomhed vælger at bruge en cloud-baseret kontorløsning. Der er nogle fordele, når medarbejderne kan arbejde med det samme dokument samtidigt på nettet," fortæller Jesper Ritsmer Stormholt.

Og når kontorløsningerne rykker ud på nettet, kan der for alvor samarbejdes på tværs af organisationer. Muligheden for at integrere arbejdet med en kommunikationsplatform gør, at enhver kontorløsning, der er forbundet med skyen, også har en kommunikationsdel, hvor chat og videokonference let integreres med e-post og dokumenthåndtering. Det sker for eksempel, når der kommer telefonbeskeder fra Google Talk i mp3-format til ens Gmail.

Og Thomas Schnegelsberg er bestemt ikke afvisende over for, at der er muligheder for også Microsoft i skyen.

"Der er ikke nogen virksomheder i dag, der ikke kigger på mulighederne i cloud-baserede løsninger. Men der er stadig et stykke vej, før virksomhederne rent faktisk flytter helt ud i skyen. Derimod er det interessant at se på, hvilke nye medarbejdergrupper, man kan få med på den digitale bølge med onlinetjenester," fortæller Thomas Schnegelsberg.

Her mener Microsoft, at de prisbillige cloud-løsninger især kan være attraktive for medarbejdere, som virksomheden ikke i dag tilbyder en it-løsning.

Fortsættes ...