Læs også:
Fortrolig rapport: Sådan tjekkes licenser under licens-audits
Licenser: Derfor vil du blive ramt af flere kontroller
Det vrimler med historier om millionregninger udskrevet i kølvandet på licenskontroller, der ofte viser rod med licenserne hos kunderne.
Det sker, selv om flere og flere virksomheder rent faktisk har fået bedre værktøjer til at styre deres it-licenser.
Det påpeger Fred Johnsen, der er ansvarlig for PA Consulting Groups Centre of Excellence vedrørende ERP.
"Mens flere og flere virksomheder har fået bedre værktøjer til at styre deres it-licenser, har kun meget få virksomheder etableret en konkret governance struktur, herunder solide processer, definerede roller og ansvar, eksempelvis for indkøb, fornyelse, genbrug, reforhandling og afskaffelse af it-licenser," forklarer han.
30 procent kan spares
På baggrund af interviews gennemført med virksomheder i 2012 - blandt andet med en række store internationale virksomheder - anslår PA Consulting, at med det rette set up, så kan virksomheder rent faktisk spare op til 30 procent af deres udgifter til softwarelicenser.
Læs mere om hvor meget virksomheder bruger på softwarelicenser, og hvor stor en andel af producenters omsætning, der stammer fra samme, her.
Her er de tre gode råd
Fred Johnsen fra PA Consulting Group ridser tre gode råd op:
Så hvad skal virksomhederne gøre?
1. Begynd med de største
Når man går i gang med at skabe et overblik over sin licenssituation, bør man være pragmatisk.
Begyndt med de største softwareleverandører som Microsoft, Oracle og SAP, siden disse typisk står for cirka 80 procent af alle licensomkostninger i virksomheden.
2. Sæt fokus på interne arbejdsproces
Det er vigtig at implementere de rigtige it-værktøjer for at holde styr på virksomhedens licenser.
Men glem ikke at få defineret processer og roller i forhold til at skabe en vedvarende positiv effekt.
3. Hold stærkt kommercielt fokus
For at skabe forståelse for vigtigheden af en gennemtænkt og velfunderet License Management strategi på tværs af virksomheden, bør man begynde med at forstå de kommercielle forhold.
Det kan gøres ved at fokusere på følgende områder:
a) På hvilke områder finder man typisk "Quick Wins"?
b) Etablering af et overordnet business case.
c) identificere hvilke kompetencer, som skal findes i organisationen for at kunne gennemskue de forskellige licensmuligheder, der findes, og ikke mindst identificere de bedste forhandlingsstrategier overfor softwareleverandøren.
"Følger man disse tre råd, vil man typisk kunne skabe op til 30 procent besparelse vedrørende virksomhedens licensomkostninger, samt signifikant reducere risikoen for "bad publicity" i media på grund af manglende compliance på licensområdet," slutter Fred Johnsen.
