Artikel top billede

Derfor bombarderer dine kolleger dig med cc-mails

Interview: Mange forstår ikke at bruge emailen på en hensigtsmæssig måde. Det er der en god forklaring på, mener den danske it-forsker Carsten Sørensen fra London School of Economics.

Læs også:

Her er emailens svagheder: Kan gå ud over dit firma

Emailens afløser: Sådan kommer du til at kommunikere

Du spilder kostbar tid på emails: Så galt står det til

Du kender det sikkert godt: Der er dynger af arbejde på både dit fysiske og virtuelle skrivebord, men du bliver hele tiden forstyrret, når nye beskeder dumper ind i din i forvejen overfyldte mail-indbakke.

En stor del af de mails er cc-mails, som ikke nødvendigvis behøvede at forstyrre dig. Måske du også selv fra tid til anden sætter lidt for mange kolleger cc på dine mails?

Det er en problemstilling, vi har skrevet en række artikler om her på Computerworld.

Desværre er det ikke sådan lige at gøre op med cc-problemet, vurderer Dr. Carsten Sørensen, der forsker i it og innovation ved London School of Economics and Political Science.

"Det er lettere sagt end gjort," forklarer han til Computerworld.

"Jo mere politisk en organisation, du har, jo flere cc'er og bcc'er har du. Cc-mails er for at vise nogen noget - ikke for at informere. Det er for at vise en anden, at du nu har gjort det, han bad om: 'se hvad jeg nu har gjort'."

Vi går for meget op i processen

Carsten Sørensen forklarer, at man ikke bare kan stoppe cc-problemet ved at lave retningslinjer for, hvornår det er en god idé at sætte kolleger cc på de mails, man sender.

"At løse cc-problemet kræver, at man har en upolitisk organisation, hvor folk er målt på deres produkter og ikke på processen," siiger han og uddyber:

"De mange cc'er har direkte noget at gøre med, at det i virkeligheden er gamle industrielle organisationer, der nu forsøger at lave kundskabsarbejde. Folk har ikke tillid til hinanden, og der er politisk infight."

"Hvad gør man så? Man sikrer sig, at der ikke er nogen, der kan fyre en for ikke at have gjort noget, man skulle have gjort - så her er det sort på hvidt."

Cc-problematikken er kun en del af forklaringen på, hvorfor emailen grundlæggende er en dårlig løsning i mange situationer.

Du kan ikke bare droppe emailen

Læs også:

Her er emailens svagheder: Kan gå ud over dit firma

Emailens afløser: Sådan kommer du til at kommunikere

Du spilder kostbar tid på emails: Så galt står det til

En McKinsey-rapport har konkluderet, at den gennemsnitlige vidensarbejder bruger 28 procent af arbejdstiden på emails.

McKinsey vurderer, at virksomheder kan øge vidensarbejderes produktivitet med 25 til 30 procent ved at tage moderne samarbejdssystemer og sociale teknologier i brug.

Den analyse er Carsten Sørensen som udgangspunkt enig i. Eksempelvis er det grundlæggende en dårlig idé at bruge email til at sende dokumenter rundt i organisationen, hvorefter modtageren redigerer dokumentet og sender det retur.

"Så bør du anvende eksempelvis Sharepoint, Dropbox, Google Docs eller lignende. Det andet er en gammeldags måde at arbejde på, men det var den eneste måde at arbejde virtuelt på for ikke så lang tid siden," lyder det fra Carsten Sørensen. 

"Der er så mange nye måder at gøre det på, hvor man ikke skal sende alle de dokumenter frem og tilbage."

Emailen fortjener også ros

Alligevel mener Carsten Sørensen fra London School of Economics and Political Science ikke, at emailen i sig selv er problemet i de virksomheder, hvor produktiviteten ikke er god nok.

"Der er mange, der har spået, at emailen vil uddø. Det ved jeg ikke, om den vil, men det er helt oplagt, at emailen er ligeså meget et problem som en løsning. Emailens succes er, at den er så fleksibel," lyder det fra Carsten Sørensen.

Han forklarer, at modstykket til emailen er den type værktøjer, der på en eller anden vis stipulerer noget omkring den proces, der foregår.

"Et ekstremt eksempel på det er SAP's ERP-systemer, som ofte fuldstændig utvetydigt fastlægger en arbejdsgang. Så er der ikke brug for kommunikation."

"Det er svært at finde balancen mellem at have fuldstændig fleksibilitet og at have en fuldstændig låst afklaring af, hvem der skal gøre hvad hvornår. Enten bruger du email og SMS, og så er alt åbent, eller også har du et ERP-system, som gør, at folk er låst helt fast."

"Det meste arbejde er kundskabsarbejde, hvor tingene flytter sig og skifter, og hvor du skal opfinde noget nyt, så tingene er helt anderledes end i går. De værktøjer, der fastlægger interaktionen, har meget svært ved at følge med," mener Carsten Sørensen.

Samtidig mener han, at vi både som virksomheder og individder skal være klare på de fordele og ulemper, emailen giver os.

Du skal lære at kontrollere din email

Carsten Sørensen mener, at emailen stadig har en helt klar fordel: Den fungerer bare som teknologi.

Derfor er det nemmere sagt end gjort at rykke al kommunikation over på en samarbejdsplatform.

"Problemet er, at folk render rundt med deres mobile devices - og det er ikke altid nemt at bruge de her systemer der. Emailen virker overalt."

Han mener, at man som virksomhed bør gå efter at få en række tjenester og værktøjer, medarbejderne kan anvende. 

"Man skal tænke i at have et portfolio af tjenester, hvor man hurtigt kan skifte fra den ene til den anden."

Det er i sidste ende dit eget ansvar

Endelig er der hele problematikken omkring, at emailen og kommunikationsteknologier i det hele taget udfordrer balancen i vores arbejds- og privatliv.

Virksomheden har naturligvis et klart ansvar i den sammenhæng, mener Carsten Sørensen, men han tilføjer samtidig, at det i sidste ende altid vil være den enkelte medarbejder, der skal vurdere, hvornår og hvordan en given kommunikations-teknologi anvendes optimalt.

"Når du bringer teknologien så tæt på dig, at det bliver en del af dig, er der ikke andre, der kan komme og fortælle dig det."

"En mobiltelefon er personlig. Din organisation kan sætte alle mulige regler op, men hvis ikke du kan lade være med at tjekke din email hvert minut, er der ikke nogen, der kan stoppe det; det er dit eget problem."

Læs også:

Her er emailens svagheder: Kan gå ud over dit firma

Emailens afløser: Sådan kommer du til at kommunikere

Du spilder kostbar tid på emails: Så galt står det til




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
JN Data A/S
Driver og udvikler it-systemer for finanssektoren.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Cloud giver dig fleksibilitet, skalerbarhed og agilitet – men hvordan håndterer man sikkerheden?

Cloudsikkerhed handler om effektiv orkestrering og automatisering for at muliggøre hurtig detektion af og reaktion på hændelser. Det handler om at eliminere kompleksitet, sikre smidighed og sikre fleksibilitet. På dette seminar bliver du klogere på hvordan du planlægger, designer, implementerer og kører dit cybersikkerhedsprogram effektivt.

23. juni 2021 | Læs mere


Effektiv drift og support af applikationer i Dynamics 365 FO

Med Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations (FO) er forretningssystemet flyttet i skyen. Dermed er det slut med store opgraderingsprojekter, og virksomheder og organisationer skal i stedet være klar til løbende opdateringer, som sendes ud flere gange om året. Det kræver et særligt fokus på effektiv drift af applikationerne, hvis stabiliteten i applikationerne skal opretholdes og konkurrenceevnen bevares. I dette webinar bliver du inspireret til, hvordan du får mest muligt ud af din investering i Microsoft Dynamics 365 FO med en driftsaftale, så platformen udvikler sig sammen med din forretning.

24. juni 2021 | Læs mere


The intelligent business: From neat idea to reality

The choice to become a more intelligent business and optimize workflows is not always straightforward, but it requires that you take a step back and see the possibilities in other ways. Come inside when we try to focus on the intelligent business. Hear how SAP S / 4HANA makes processes intelligent and transforms traditional workflows.

01. juli 2021 | Læs mere






Premium
Stort dansk gennembrud i kvanteforskningen: Kan bane vejen for bedre kryptering og beskyttelse mod cyberangreb
Et gennembrud på Københavns Universitet kan skabe forbedrede muligheder for at udvikle nye kvantekryptografiske løsninger, der kan styrke datasikkerheden.
Computerworld
Efter Windows 11-lækket: Her er de nye elementer - og lanceringsdatoen
Podcast: Hvad kan Windows 11 tilbyde? Hvad kræver det af dit hardware? Hvornår kommer det? Og hvorfor har NNIT indsat Pär Fors som ny topchef? Ham har vi mødt på hans kontor i Søborg. Få svarene i denne episode af Computerworlds nyhedspodcast.
CIO
Årets CIO 2021: Nu skal Danmarks dygtigste CIO findes - er det dig? Eller kender du en, du vil indstille?
Det er den mest eftertragtede titel for danske it-chefer og CIO'er, der er på spil, når Årets CIO kåres 16. september 2021. Søg selv eller prik til en, som du kender - og læs mere om prisen her.
White paper
Er din forretning og jeres Dynamics 365 klar til løbende opdateringer?
Hyppige opdateringer af din Dynamics 365 sikrer hurtig adgang til nyeste funktioner og opdateringer. Men metoden rummer også risici. Læs her, hvordan du minimerer dem.