Danske myndigheder logger de ansattes digitale færden i stor stil.
Det afslører en stribe dokumenter fra Datatilsynet, hvor myndigheder har ansøgt om netop at logge informationer om de ansatte.
Men data slettes også igen og bruges kun i særlige tilfælde, oplyser myndighederne.
Hos Finansministeriet logges eksempelvis "ekstern e-post sendt fra og til medarbejderes postkasse."
"Registreringen foretages automatisk i en central log-fil og gennemses kun ved fejl, data-tab og mistanke om misbrug," fremgår det.
Logningen foregår af medarbejdere i Finansministeriets koncern, der tæller departementet, Økonomistyrelsen, Personalestyrelsen samt Slots- og Ejendomsstyrelsen.
"Der registreres ekstern e-post sendt til og fra medarbejderes postkasser i form af afsendelsestidspunkt, modtagelsestidspunkt, modtager og afsender af e-post," står der videre om, hvilke konkrete oplysninger der gemmes.
I papiret hos Datatilsynet skriver Finansministeriet, at "oplysningerne slettes 3 måneder efter registreringen".
Eksterne konsulenter og internet-trafik
Hos Udenrigsministeriet gælder logningen "Medarbejdere, eksterne konsulenter og eventuelt andre, der har efter autorisation har adgang til ministeriets netværk".
Og her opbevarer man flere informationer.
"Logning af brug af Udenrigsministeriets netværk, herunder internet-trafik og e-mail, samt sikkerhedskopiering af e-mails," står der i papirerne.
Også her er formålet begrundet med sikkerhedsgrunde, som du kan læse mere om under Udenrigsministeriet på næste side.
Logoplysninger slettes efter 12 måneder, oplyser ministeriet i papirerne.
Regioner logger også
Hos Region Nordjylland foregår logning af brugerne på systemniveau.
"Logning af brugernes besøg på hjemmesider via internettet." og "Logning af brugernes anvendelse af e-post."
Logningen gælder "Medarbejdere, studerende og andre brugere, som har adgang til at anvende regionens postsystem", hedder det i dokumentet.
Konkret gemmer man:
"Al elektronisk post samt log over post, der afsendes og modtages. Regionen logger: afsenders elektroniske postadresse, modtagers elektroniske postadresse, tidspunkt for modtagelsen/afsendelsen af den elektroniske post. Størrelse på det enkelte brev/besked".
Og angående nettrafik:
"Navn på besøgte hjemmesider sammen med IP-adressen fra den maskine, der besøger hjemmesiden. Log over, hvilke bruger-ID, der har været logget på den enkelte IP-adresse (arbejdsstation)".
Endelig oplyser regionen, at logs over over internettrafik logs over e-mails gemmes i "max. 12 måneder".
Computerworld har været i kontakt med alle tre myndigheder og spurgt, om medarbejdere overhovedet er blevet orienteret om logningen, og hvorvidt data bliver slettet indenfor den tidsfrist, der er angivet.
Svarene kan du læse herunder - og i flere tilfælde lidt flere forklaringer på, hvorfor myndigheder egentlig logger.
Statens It: Ja, data bliver slettet
Hos Finansministeriet har man leveret meget korte, men præcise svar på de to stillede spørgsmål.
"Efter aftale med Finansministeriet svarer Statens It på disse spørgsmål - og svaret på begge spørgsmål er ja," lyder det i en mail fra kommunikationsmedarbejder Anders Due fra Statens It.
Hos Udenrigsministeriet oplyser kontorchef Jess Pilegaard fra It-kontoret, at også her bliver de ansatte orienteret.
"Medarbejderne bliver i forbindelse med ansættelsen gjort opmærksomme på, at problemer af drifts- eller sikkerhedsmæssig karakter kan nødvendiggøre it-kontorets adgang til og dermed indsigt i medarbejdernes data - herunder logningsdata vedrørende for eksempel internetbenyttelse," skriver han i en mail.
Ved mistanke om misbrug og/eller overtrædelse af interne regler kan Udenrigsministeriets it-kontor åbne den mistænktes mapper på netværket, oplyser han videre.
Også briefing efter ansættelse
"Efter ansættelsen får medarbejderne tillige en briefing om it-sikkerhed i Udenrigsministeriet, hvor ovenstående atter bringes i erindring," skriver han i mailen.
Kontorchefen oplyser videre, at medarbejderne selv styrer deres arbejdsfiler på netværket.
"Gamle e-mails slettes rutinemæssigt af pladshensyn. Logningsoplysninger slettes efter 12 måneder," oplyser han.
Region: Sådan får de ansatte besked
Hos Region Nordjylland svarer I-sikkerhedskoordinator Brian Stenskrog Hansen på de to stillede spørgsmål.
Er medarbejderne blevet orienteret om logningen?
"Ja. I instruks om i-sikkerhed står der følgende tekst om logning:
Al informationsbehandling af personoplysninger i Region Nordjylland logges. Det betyder, at man kan spore, hvem der har set eller arbejdet med bestemte oplysninger. Loggen anvendes ikke til at overvåge medarbejdernes brug af systemer, internet og e-mail. Den skal bruges til at sikre borgernes rettigheder eller hvis der er mistanke om kriminelle forhold, overtrædelse af informationssikkerheden eller i forbindelse med systemproblemer og fejlretning."
Han forklarer, at alle medarbejdere har adgang til Instruks om i-sikkerhed via regionens intranet.
"Instruksen blev desuden sendt ud til alle medarbejderes e-boks i december 2012, og sendes fra Koncern HR til alle nye medarbejdere sammen med ansættelsesbrevet," oplyser han.
Sletning af data
Bliver logningsdata slettet inden for den tidsfrist, som er angivet til Datatilsynet?
"Vi logger alle brugere for alt hvad de foretager sig i systemer med personhenførbare følsomme oplysninger. Disse logs skal opbevares minimum fem år tilbage og det gør vi," lyder svaret.
Han understreger, at Region Nordjylland ikke logger medarbejdernes internet trafik, med henblik på kontrol, der logges alene på regionens eksterne IP adresse og logs bruges til fejlsøgning, optimering og sikkerhed.
"Disse logs holdes i 10 dage, der bliver taget backup af logs," skriver han.
På samme vis logger Region Nordjylland ikke medarbejdernes post trafik med henblik på kontrol, logs bruges til fejlsøgning.
"De logs som benyttes er 1) fordeling af interne mails logges i 60 dage 2) fordeling af eksterne e-mails logges i 30 dage. Der tages ikke backup af logs," slutter han.
