Hvordan gør du din IT-organisation klar til at understøtte virksomhedens vækst? Bavarian Nordic har en stærk arv indenfor udviklingen af vacciner og en ambition om at bekæmpe eksisterende og nye sygdomme ved fremstilling af levende virusvacciner. De seneste 5 år er organisationen vokset 3x fra ca. 500 til 1500 ansatte, og de har etableret en global kommerciel infrastruktur med tilstedeværelse på vigtige markeder i Europa og USA.
Bavarian Nordic har en ambition om at have skabe en omsætning på mere end 1 mia. US dollars og etablere sig som en af de største pure-play vaccinevirksomheder.
Den ambitiøse vækst betyder, at IT-afdelingen hos Bavarian Nordic rammes af mange nye projekter og opgaver med kort varsel. Det omfatter bl.a. køb af nye produkter, integration af fabrikker og pludselig omstilling i produktionen, som i 2022 hvor et uforudset udbryd af abekopper skabte en eksplosiv vækst hos Bavarian Nordic, som er blandt de få producenter i verden på området.
Jesper Kisling, IT Application and Data Manager hos Bavarian Nordic, fortæller: “Det er svært at se, om opgaveporteføljen bygger op, eller om vi kan følge med, og det er meget svært at lave en impact-analyse, når der kommer nye og spændende tiltag ind fra forretningen. Der vil vi gerne kunne se, hvordan det rammer den kørende portefølje.”
Med så mange store forandringer i IT kan det være svært at bevare overblikket. Væksten blev indledning til et nyt samarbejde mellem Novataris og Bavarian Nordic om at ensarte processen på deres IT-projekter og skabe et bedre overblik.
Vejen til DevOps
”Det var måske noget, vi kunne gøre med Azure DevOps”? Nogenlunde sådan begyndte samarbejdet, da Bavarian Nordic kontaktede Novataris for at høre om deres erfaringer.
Bavarian Nordic havde tre ønsker, som DevOps skulle imødekomme:
- Oversigt over alle opgaver samt statistik på tværs af alle projekter med overblik over åbne sager, prioriteter og KPI’er.
- Et fleksibelt samarbejde internt og eksternt med mulighed for flere implementeringspartnere inde over hvert projekt.
- Nogenlunde samme proces for alle sager på tværs af projekter.
”En måde, at se DevOps på, er at bryde det ned til forskellige principper som fx ”forretningen først”, ”kunden skal i fokus”, ”du skal left-shifte alting” og hele den kultur, der er omkring dem. Samlet kalder vi det for DevOps.”, fortæller Troels Parbst, Partner i Novataris.
Arbejdet med at få Azure DevOps rullet ud på tværs af Bavarian Nordic begyndte derfor med en strategi om at arbejde med såkaldte ”early adopters”. Her startede Novataris og Bavarian Nordic med få og nøje udvalgte projekter af forskellig baggrund, som skal give den første erfaring. Derefter kan den erfaring tages videre med til resten af projekterne.
”Vi starter en projektplan med, at Bavarian Nordic fortæller, hvordan de laver deres projekter. Derefter samler vi den viden om, hvordan de gør det, og genfortæller det til Bavarian Nordic. Hvis de er enige, laver vi en opsætning i Azure Boards, hvorefter vi laver en migrering og indfasning. Og så er projektet rullet ud i DevOps.” fortæller Troels om processen.
Det gennemgående for alle projekterne har været samarbejdet med en systemejer, som forankrer projektet. Det er den person, der først fortalte om deres proces, og som i sidste ende er den, der har til ansvar at rulle den nye DevOps proces for projektet ud i organisationen.
Troels fortsætter: ”Da vi så skulle i gang satte livet en stopper for teorien. Der var bl.a. en projektleder, der gik på barsel, og et team var ikke klar til at overgive sig til et nyt system lige nu.”
Det betød i praksis, at kalendertiden for projektet på den baggrund steg med 400%, men den faktiske arbejdstid var blot 5% over den estimerede tid – endda med tilføjelsen af to yderligere projekter undervejs.
”Erfaringen fra early adopter fasen blev efterfølgende taget med videre ud til de resterende projekter, hvor processen blev gentaget, og DevOps blev rullet ud i hele organisationen.” fortæller Troels.
Praktisk erfaring
Den fulde udrulning omfatter allerede mere end 1000 opgaver i systemet. Under implementeringen blev det klart, at det kræver en betydelig mængde tid fra ressourcer som systemejerne, der ofte har meget travlt med andre ting ved siden af. Derfor blev denne fase strakt ud over en længere kalendertid, men det er en nødvendig investering for at sikre en solid forankring.
En anden vigtig læring var, at intet tester så godt som virkeligheden. Samtidig med at man designer flows, er det vigtigt at overveje, hvordan man vil teste dem i praksis. Det handler ikke kun om at designe, men også hvordan man vil bede folk om at interagere med systemet, så det virker, som man ønsker det.
Desuden var det vigtigt at have en dedikeret intern ejer af DevOps faciliteringen.
”Change management er nøglen her, og det er vigtigt at have den forankret, i hvert fald for en periode, hos en person, der kan træffe beslutninger, og som har overgangen til at bruge systemet som sin primære opgave.” afslutter Troels.
Værdien af DevOps hos Bavarian Nordic
Bavarian Nordic ville gerne indføre DevOps som koncept for at få mest muligt automatiseret over tid. De har nu en fælles model, værktøj og proces for alle projekter og applikationer med over 1000 opgaver i systemet.
Alle dele af Bavarian Nordics IT governance (IT board, System Advisory Board og Change Advisory Board) har adgang til en tilpasset visuel afrapportering på tværs af niveauer. På den måde har de et overblik over, hvad der skal ske på de forskellige projekter, samt hvor langt de enkelte projekter er i processen. Det medfører, at der løbende kan afrapporteres fra enkeltprojekter eller på tværs af flere projekter, på en måde som er reproducerbar og sammenlignelig over tid.
I forbindelse med arbejdet blev Bavarian Nordic og Novataris bekræftet i, at det er en god ide at starte med de mere krævende projekter for at udvikle gode og solide løsninger i den indledende fase, og derefter koble flere projekter på. Efter hele processen er blevet klarlagt og testet, kan efterfølgende projekter implementeres hurtigere og mere effektivt.
Bavarian Nordic har nu opnået den vigtigste værdi. De har ensartet processen for, hvordan de nemmere og hurtigere onboarder nye projekter og laver ændringer til eksisterende, så deres IT kan følge med organisationens ambitiøse vækststrategi.