Når op mod 8.000 NGO'er, et par tusinde journalister og et tilsvarende antal forhandlere og embedsmænd mødes til klimatopmøde i Bella Center i København i 2009, skal it-udstyret være i orden.
Pc'er og netadgang er standardudstyr, der bliver opstillet ved lange borde.
Mødechefen og tidligere it-chef i Udenrigsministeriet Svend Olling oplyser, at der skal købes minimum et par tusind pc'er til mødet.
Men i øjeblikket arbejder en lille gruppe på otte personer på den praktiske planlægning og forberedelse af blandt andet udbud.
Man følger tidsplanen, men endnu har man ikke overblik helt ned i detaljen over, hvad der skal i udbud, og hvad der skal sponseres.
Store forventninger til grønt land
"Men der er ingen tvivl om, at det it-udstyr, der skal bruges, skal være grøn it," siger Svend Olling.
Han forklarer, at såvel strømforbrug, genanvendelighed som server-køling står på programmet. Samtidig har man rådført sig med internationale og danske eksperter.
Også der var der mange gode råd at hente, men det stod også klart, at klimakonferencen kan komme til at stå som en reference for andre.
"Fordi mødet har den størrelse og det tema, og ikke mindst det forhold, at forventningen til, hvad et grønt land som Danmark kan gøre, er store," siger Svend Olling.
Klar til Foghs kollegaer
Svend Olling er styrmand for den lille gruppe, der består af embedsmænd med erfaring fra EU-formandskabet, erhvervslivet og folk fra Udenrigsministeriet. Gruppen vil blive udvidet løbende, så man til sidst kan betjene 15.000 deltagere i Bella Center.
Også Anders Fogh Rasmussens kollegaer fra hele verden står på Svend Ollings arbejdsliste. Selvom det ikke er helt sikkert, at mødet munder ud i, at alle verdens topledere dukker op i København, skal det planlægges.
"Så det arbejder vi naturligvis ud fra i planlægningen," siger Svend Olling.
Det store it-slag kommer dog til at stå i Bella Center, vurderer Svend Olling.
Fra sin erfaring med den praktiske planlægning af EU-formandskabsmødet peger han på tre ting, der især er afgørende at få på plads, når det gælder it.
"Det er sikkerhed, fleksibilitet og stram projektstyring. Denne gang er det dog lige så væsentligt, at løsningen bliver miljø- og klimavenlig," siger han.
På det område er omverdenens forventning til, hvad it- og miljølandet Danmark kan præstere til lige netop en klimakonference, store, lyder det fra Svend Olling, som der altså hviler et stort pres på.
Store summer at spare
Men der bliver tænkt i kreative grønne baner. Blandt de grønne fokusområder er ud over strømforbrug, køling af servere og genanvendelighed også besparelser på transport, CO2-kompensation, indkøb af grøn strøm, økologi med videre på programmet.
Svend Olling peger på, at it også er grøn, når den hjælper med besparelser og CO2-reduktion på helt andre områder.
Han fremhæver Udenrigsministeriet, der har udbygget anvendelsen af videokonferencer som kommunikationsmiddel til det globale netværk af ambassader, så antallet af flyrejser reduceres.
Udenrigsministeriets nuværende it-chef, Lars Steen Nielsen oplyser, at det sparer både tid, penge og CO2 og skaber nye arbejdsformer.
79 videokonferenceanlæg på danske ambassader og 20 anlæg i Udenrigsministeriet i København i 2007, gav alene en besparelse på op til 12.000 ton CO2 for miljøet og store besparelser på ministeriets rejsebudget.
"Videokonferencer vil derfor også blive benyttet før og under klimatopmødet som et blandt mange elementer i greening-strategien," siger Svend Olling.
