Sådan siger Torben Ruberg, CIO i redningskoncernen Falck, om virksomhedens investering i et digitalt faktureringssystem, der håndterer omkring 200.000 fakturaer årligt.
Systemet fra danske Basware, der håndterer fakturagangen fra fysisk modtagelse, til de ligger i Falcks finanssystem, blev implementeret allerede i 2008.
I øjeblikket er Falck ved at indføre et digitalt indkøbssystem, der kommer til at hænge sammen med den digitale fakturering.
Den største hurdle
Selvom der umiddelbart er mange fordele forbundet med digital fakturering, er det lidt ligesom med Facebook:
Det er ikke fedt at være den eneste, der er sprunget med på bølgen.
Og da heller ikke alle leverandører til Falck er gået over til digital fakturering, skal der en del scanning til.
"Jo mere elektronisk afregningen bliver med vores leverandører, des lettere bliver det, men i dag har vi en scannings- og fortolkningsfunktion for de papirbårne regninger," forklarer Torben Ruberg.
Derudover ser Torben Ruberg ingen ulemper i forhold til at behandle fakturaerne fysisk.
"Det har været indlysende for alle, at den måde vi gjorde det på før, var håbløst gammeldags og meget ineffektiv," siger han om de kvalitative gevinster ved digitaliseringen.
Rent økonomisk ser det også ud til at hænge sammen.
"Vi lavede en bussinescase på den kvantificerbare del, og den viste, at vi inden for vores normale tidshorisont, på maksimalt tre år, i hvert fald har tjent systemet hjem," fortæller han.
Strømlinede forretningsgange
Som en udbyggelse af effektiviteten er Falck i gang med implementeringen af et nyt indkøbssystem fra Basware, der vil komplementere de digitale fakturarer.
Det letter virksomheden for besværet med at finde ud af, hvor fakturarerne hører til.
"Foretager du indkøbet i det samme system, kan du matche fakturaen op mod indkøbet og lave en automatisk godkendelse. Så har du lige pludselig sparet nogle forretningsgange, som betyder tid," forklarer Torben Ruberg
Han fortæller, at det først implementeres nu på grund af Falcks 'én ting ad gangen'-tilgang.
"Projektet er indtil nu udelukkende en digitalisering og ikke nogen forandringsproces som sådan, hvorimod indkøbsprocessen vil være forbundet med en forandringsproces. Der synes vi, det er klogt at skille tingene ad og tage én ting af gangen," siger Torben Ruberg.
Faktureringssystemet er foreløbigt rullet ud i seks af Falcks virksomheder i Danmark og Norge.
Læs også: Derfor er papirfakturering noget svineri
