It-chef: Det får vi ud af at bruge Googles cloud-mail

Annonceindlæg fra Deloitte

Teknologi i sig selv forandrer ikke noget:

AI skal væves ind i kultur og processer for at skabe reel forretningsværdi

Læs også:

Cloud computing: Sådan fungerer det

25 gigabyte plads per bruger og 10 års backup. Og så var prisen ganske fornuftig. Det var de primære årsager til, at Davidsen Tømmerhandel valgte at satse på Google Apps.

"Vi kørte Outlook indtil for et års tid siden. Det var hostet i Kolding," fortæller Erik Laursen. Den hostede løsning var dog ifølge it-chefen en yderst skrabet løsning, hvor der eksempelvis ikke var mulighed for at dele kalendere.

"De fleste ville nok bare vælge at købe en Exchange-server og så køre Outlook på den, men det, kunne vi se, ville blive temmelig dyrt, uanset om vi hostede det eller ej. Så kom Google ind i billedet som et alternativ," fortæller Erik Laursen.

Han kunne ret hurtigt se, at virksomhedens mail-behov matchede Googles løsning ret godt.

"Vi er ikke en sofistikeret mail-virksomhed forstået på den måde, at vi ikke er dybt integreret med en masse andre systemer," fortæller it-chef Erik Lausen.

Har 10 års backup på mailen

Det er Erik Laursens holdning, at Davidsen Tømmerhandel med en it-afdeling på kun fire mand generelt bør satse på at hoste mest muligt it ude i byen - uanset om det så er i Danmark eller i internationale cloud-datacentre.

"Hvis vi skal have det i huset, skal vi også kunne supportere det ordentligt, og derfor ønsker vi egentlig så lidt som muligt," forklarer han.

Til at starte med testede Davidsen Tømmerhandel Googles løsning i en mindre del af virksomheden. Virksomheden allierede sig med konsulenthuset Apps People, og i januar blev de sidste af virksomhedens 300 mail-brugere flyttet over på Google-løsningen.

En af de ting, Davidsen fik mulighed for via den danske support, var 10 års backup af alle mails - noget, der ikke tilbydes direkte fra Google.

"Hvis en sælger skulle blive sur og slette alle sine mails, så har vi altså stadig adgang til dem. Du går simpelthen bare ind og søger på den mail, du leder efter, fortæller Erik Laursen.

Bruger ikke Google Dokumenter

Mens de fleste medarbejdere i dag anvender Googles webbaserede mail-klient, er der endnu enkelte brugere, der kører Gmail'en via Microsofts Outlook.

"Vores direktører har ikke lige haft tid endnu, og vi har også lige en enkelt sælger og nogle, der sidder i en afdeling, der behandler ekstremt mange kreditor-fakturaer."

Når først man har overgivet sig til Googles brugergrænseflade og lært løsningen at kende, fungerer den dog ganske godt, mener Erik Laursen.

"I it-afdelingen er vi vildt begejstrede. Det kører altså bare bedre end den gamle løsning. Der er ikke nogen mails, der ikke dukker op et par sekunder efter, at de er sendt. Det kører hele tiden og døgnet rundt."

I Google Apps ligger også Docs, der er selskabets bud på webbaseret tekstbehandling. Men den del anvendes ikke hos Davidsen Tømmerhandel, hvor langt de fleste brugere i stedet kører med OpenOffice, og nogle få stadig benytter Microsofts Office-pakke.

"Der er nogle, der synes, at det er lidt for meget, at dokumenterne skal ligge oppe i skyen. Det har dog ikke været gennem en reel undersøgelse, men indtil videre bruger vi kun mail- og kalenderdelen," fortæller han.

Læs også:

Cloud computing: Sådan fungerer det

Her skal Google forbedre sig

Læs også:

Cloud computing: Sådan fungerer det

Selvom Microsoft nu har lanceret Office 365, overvejer Erik Laursen ikke at gå tilbage til den gamle mail-platform. Han kan dog sagtens pege på områder, hvor der stadig er visse udfordringer med Google Apps.

Eksempelvis er det et klart minus, at Google har lagt en øvre grænse, der betyder, at man maksimalt kan sende 2.500 mails om dagen fra den samme mail.

"Når det nu er en systemmail, hvor vi sender 15.000 mails samme dag, fordi vi sender fakturaer og kontoudtog, så er det helt hen i hegnet, at man ikke kan købe sig til en anden brugertype. 2.500 mails er ikke spam, når det handler om en virksomhed - så den del hoster vi ude i byen," fortæller Erik Laursen.

Rent administrativt mener it-chefen også, at Googles løsning fortsat bærer præg af, at den blev født som en privatløsning. Han peger på, at en ny bruger selv skal sætte et billede på sin profil, og en ny bruger af spamfilteret skal også oprettes separat i spamfilteret.

"Der er stadig nogle småting, der lugter lidt for meget af hr. og fru Jensen-løsning. Men teknikken kører fandeme godt. Det skal de godt nok have. Vi er positivt overrasket."

Hans bedste råd er derfor, at man skal overveje, hvilken kontekst mail-løsningen skal indgå i.

"Det, man skal tænke over, er, hvor integreret det skal være i alt det andet, du har. Som jeg ser det, er det ikke integrerbart med en eller anden CRM-løsning. Men for vores vedkommende synes jeg bestemt, det har været det rigtige valg. Jeg har ikke fortrudt det," lyder dommen fra Erik Laursen.

Læs også:

Cloud computing: Sådan fungerer det