Læs også:
Emailens afløser: Sådan kommer du til at kommunikere
Du spilder kostbar tid på emails: Så glat står det til
I sidste uge spurgte vi her på Computerworld dig, hvor stor en del af din dag du bruger på emails - afgiv din stemme her.
Hvis du er som den typiske vidensarbejder, er det stadig en betydelig del af din arbejdsdag, der går med at læse, svare på og skrive beskeder med det velkendte @.
En McKinsey-rapport har konkluderet, at den gennemsnitlige vidensarbejder bruger estimeret 28 procent af arbejdstiden på emails.
Problemet med det billede er, at man ved at tage nye sociale teknologier i brug som et supplement til eller erstatning af emailen kan opnå store effektiviseringer.
Så mange penge er der at hente
McKinsey vurderer, at mere end 900 milliarder dollars, omkring 5.000 milliarder kroner, på globalt plan kan hentes hjem på tværs af en række sektorer ved at tage sociale teknologier i brug.
"To-tredjedele af de muligheder, der er for værdi-skabelse med sociale teknologier, ligger i at forbedre kommunikation og samarbejde i og på tværs af virksomheder," skriver McKinsey i rapporten.
"Vi estimerer, at virksomheder kan øge vidensarbejderes produktivitet med 20 til 25 procent ved at tage disse organisatoriske teknologier i brug."
Derfor er emailen langt fra perfekt
Men hvad er egentlig problemet med den klassiske email?
I et whitepaper fra IDC kan man læse en række konkrete eksempler på, hvor emailen giver udfordringer. Nogle af dem lyder:
- Håndteringen af mængden af emails, der modtages hver eneste dag.
- De udtydelige grænser for, hvad der er personlig og professionel email-brug.
- Filtreringen af blandt andet spam og anden støj, så medarbejderne kan fokusere på den vigtige kommunikation med høj prioritet.
- Overforbrug af emails på en made, der ikke er inden for hensigten med emails - eksempelvis kopier og svar til folk, der ikke er direkte involveret i email-tråden.
- Den voksende længe af emails og kompleksiteten i email-kommuinikation.
- Fildeling og anden informationsdeling via email, hvilket ofte kan skabe skjult, ikke-søgbar og uddateret information og give udfordringer med versions-kontrol.
IDC skriver dog også, at emailen håndterer kernefunktionerne ekstremt godt, og at problemet derfor ikke er emailen i sig selv, men derimod mængden og at den anvendes på måder, den bare ikke er egnet til.
Disse spørgsmål skal du stille
Læs også:
Emailens afløser: Sådan kommer du til at kommunikere
Du spilder kostbar tid på emails: Så glat står det til
Et bud på fremtidens email lyder derfor, at den i stigende grad bliver social og bliver en del af den virksomheds-værktøjskasse, der også inkluderer moderne samarbejdsværktøjer og sociale medier.
IDC mener derfor, at man som virksomhed skal tage stilling til særligt to spørgsmål.
- Hvordan kan man få bugt med de nuværende begrænsninger ved emailen og samtidig udnytte dens styrke inden for en-til-en-kommunikation?
- Hvordan kan man som organisation måle det ekstra output, der kommer ved bedre beslutninger og produktivitet, når man forstærker email med sociale samarbejdsværktøjer?
Kræver nytænkning at gøre op med mail-kultur
Det er dog lettere sagt en gjort at opnå de effektiviseringer, der potentielt venter, hvis man moderniserer den interne og eksterne kommunikation.
"Det kræver omfattende ændringer i organisations-strukturer, processer og arbejdsgange at udnytte det fulde værdi-potentiale i brugen af sociale teknologier," skriver McKinsey i sin rapport.
McKinsey indrager en række forskellige teknologier i regnestykket, der påviser den potentielle vækst; heriblandt dokumentdeling, blogs, wikier, crowdsourcing, diskussionsfora og sociale medier som Facebook, Twitter og LinkedIN.
Selvom der fortsat sendes mange mails i virksomhederne, sker der et skift i retning af de sociale teknologier.
Analysefirmaet Comscore har eksempelvis gjort op, at hvor 82 procent af forbrugerne i 2011 inden for en måned kommunikerede via sociale netværk, så var det kun 64 procent, der brugte emails.
I 2007 var det emails, der var den dominerende kategori med 69 procent mod 56 procent til sociale netværk.
Vi vil gerne vide, hvor stor en del af din dag du bruger på emails - afgiv din stemme her.
