Kort tid før tvangsindførelsen af digital post til 651.000 virksomheder lurer der et kæmpe kommunikations-kaos lige under overfladen.
Det mener ph.d.-studerende Jesper Bull Berger ved Roskilde Universitet, som har undersøgt svarprocenten og -tiderne hos offentlige myndigheder på digital post, som i flere tilfælde er pivringe.
Han peger på, at digital post er ved at udvikle sig til et klassisk it-projekt, hvor der ikke er styr på forandringselementet, ved i dette tilfælde at sløjfe nogle kommunikationskanaler og indføre digital post som hovedkanalen, i kontakten med den offentlige sektor.
Problemet skyldes blandt andet, at mange myndigheder ikke aner, hvad digital post er for en størrelse.
I andre tilfælde tror myndighederne, at de har svaret borgerne, selvom svaret aldrig er kommet frem, mens en tredje gruppe i undersøgelsen viser, at digital post ikke når frem til de rette sagsbehandlere.
"Man har altså gjort det klassiske i mange fejlslagne it-projekter med at udvikle teknologi, men man følger ikke op på, om det rent faktisk også forandrer noget ude i virkeligheden," vurderer Jesper Bull Berger.
"Digital post er jo et fint projekt, men selve udførelsen kan man godt lære noget af," fortsætter han og betegner implementeringen som 'en rodebutik'.
Sluger velfærdsmillioner
At det har konsekvenser med en dårlig eksekvering af digital post, tøver Jesper Bull Berger ikke med at påpege.
Han nævner blandt andet, at der i 2013 er blevet skåret 103 millioner kroner væk i kommunernes bloktilskud som forventet porto-besparelse ved indførelsen af digital post, men at den besparelse formentlig vil være langt lavere.
"Når man ikke har implementeret digital post ordentligt, og bloktilskuddet er røget, må kommunerne jo spare på velfærd på andre områder," siger Jesper Bull Berger.
Digital post også ramt af en række design-kiks
Han påpeger, at it-projektlederne hos myndighederne kender alt til digital post, mens kendskabet til den relativt nye kommunikationskanal er ukendt hos mange offentlige medarbejdere, som rent faktisk skal betjene de digitale postkasser.
Lukker hele korrespondancen
Forskellen på en almindelig e-mail og digital post er, at sidstnævnte benytter identificering med NemID og krypterede meddelelser.
Fra 1. november har det offentlige forpligtet sig til at sende beskeder til 651.000 virksomheder via digital post, mens meddelelser til borgerne kommer på digital post fra november 2014.
Jesper Bull Berger fortæller, at for at vænne borgerne til digital post har to kommuner fjernet sine e-mails fra hjemmesiden, så alle er tvunget til at kontakte kommunerne via den officielle digital post.
"Men så er det jo lidt tankevækkende, at vores undersøgelse viser, at den ene kommune, som er København, ikke besvarer sin digitale post," lyder det fra Jesper Bull Berger.
Tror det er spam
Han er sammen med professor Kim Normann Andersen ved Aalborg Universitet i gang med at udarbejde en række anbefalinger til den offentlige sektors næste udbud omkring digital post.
Og her går rådene på alt lige fra mere effektiv kommunikation til medarbejderne til teknisk råd og tips til at undgå design-kiks, som digital post også er løbet ind i.
"I nogle tilfælde har myndighederne troet, at vores henvendelser var spam-mails," fortæller ph.d.-studerende Jesper Bull Berger.
"Det skyldes, at afsenderens emnefelt bliver flyttet ned i selve mailen, og i emnefeltet står i stedet et flercifret tal på enten 32 eller 26 tegn, som er et tidsstempel for afsendelsen ned på mikrosekunder," fortsætter han.
Den slags emnefelter vil altså hedde noget i stil med: Autotitel=2013A06A05A16B50B38B279647
Ref.nr.=6d39c3d887324832bf451de079c0bfaa
Samtidig har myndighederne i nogle tilfælde også svært ved at finde digital post-beskeder på afsenderen, fordi når beskederne kommer ind i myndighedernes indbakker via leverandøren e-Boks, så står afsenderen som standard til 'indgaaende@prod.e-boks.dk'.
Læs Digitaliseringsstyrelsen forklaring på den forsinkede digital post her.
