Målet er både bedre sagsbehandling, effektivisering og større transparens.
Af Flemming Østergaard
For Pelle Borgsten hos Lector er udviklingen inden for AI mere end endnu en effektivisering af administrativt arbejde.
”For mig er AI måske det største skifte, siden vi gik fra papir til digital. Nu bevæger vi os hen imod, at medarbejderen får en assistent, der hjælper med de trivielle opgaver, hjælper med processen og gør det lettere at gøre tingene rigtigt,” siger Pelle Borgsten, chef for forretningsudvikling hos Lector.
Lector står bag TeamShare, en platform til Enterprise Service Management og elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH). I Lectors kundekreds anvendes det af medlemsorganisationer og virksomheder inden for forsyning, transport og finans, hvor der både stilles store krav til dokumentation og compliance og til en effektiv sagsbehandling.
AI er allerede en del af den nuværende version 6. Her anvendes det bl.a. inden for kunde- og medlemsservice, hvor TeamShare kan generere svar på baggrund af eksisterende sager, præcedenssager og vejledninger. Platformen er samtidig integreret med Microsoft Copilot.
Med version 7 i efteråret udbygges TeamShare med en egentlig platform for AI-agenter med forskellige ”skills”. Agenterne kan udarbejde sags- og dokumentresuméer, forbehandle henvendelser og hjælpe medarbejderen videre i arbejdsgange og foreslå procesforbedringer og automatiseringer. Ikke mindst inden for mødeaktiviteter – både fysiske og digitale, hvor samtalerne optages, og AI anvendes til transskriptioner, beslutningsreferater og automatisk oprettelse af aftalte opgaver.
”Det har været et stort arbejde at skrive referatet og følge op på aftalte opgaver, men fremover vil man i højere grad kunne nøjes med blot at gennemgå referatet manuelt, hvis det er noget, der skal godkendes af begge parter,” siger Pelle Borgsten.
AI skal kende processen
For kunderne er det også afgørende, at sagsbehandlingen følger organisationens regler, arbejdsgange og frister.
”Det er både kvalitetssikringen og det, vi kalder redelig sagsbehandling: At sagsbehandlingen følger de forskrifter, der er på området. Man får dokumenteret hele den del. Så der er både en kvalitativ og en effektivisering gevinst,” siger han.
Det er samtidig her, Pelle Borgsten ser forskellen på TeamShares AI-agenter og mere generelle AI-værktøjer.
”Vi integrerer til Copilot, fordi vi synes, at det er et fremragende produkt til generelle forespørgsler og søgninger. Vi leverer AI-agenter, der kender kundens proces. Når vi for eksempel arbejder med et organisationsmøde, ved vores AI-agenter, hvad det er for en proces, og hvilken type opgaver der skal følge på baggrund af den,” siger han.
Den konkrete TeamShareløsning tager udgangspunkt i den enkelte organisations egen måde at behandle sagen på. Det er muligt for kunderne at fastsætte retningslinjer og ’guardrails’ for, hvad AI'en må gøre som en del af TeamShares administration
Mere transparens – uden mere registrering
”AI giver mulighed for en højere transparens i forhold til ledelsen og måske også det politiske lag, der gerne vil have indsigt i organisationens strategiske projekter. Jeg har set mange eksempler på registreringsmetodikker, der bliver indført for at få kontrol eller synlighed, men som egentlig bare tager tid ud af den forretning, der skal drives. Der tror jeg, vi kan få mere tid, men også mere transparens på samme tid,” siger han.
Det er også her, han ser den største forandring for medarbejderen.
”For mig er det en udvikling, hvor alle får en assistent, der bliver den kollega, som aldrig har fri og altid har tid til at tale med en. Assistenten kommer ind og hjælper dig med de trivielle ting, hjælper dig med processen og gør det korrekt. Så forhåbentlig vil de faglige medarbejdere og ledere kunne være meget mere ude i marken og bruge meget mere tid på deres kerneopgaver.”
Om Lector
Lector er en IT softwarevirksomhed, der siden år 2000 har manifesteret sin position som en ansvarlig leverandør til private og offentlige virksomheder. Vi tilbyder en bred vifte af IT-løsninger til håndtering af toldprocesser samt sags- og dokumenthåndtering, til overholdelse af myndighedskrav, øget videndeling og effektivisering af arbejdsgange.