Tilbage i 2011 meddelte den franske it-gigant Atos, at emailen skulle sendes i graven.
Selv om det dengang skabte store overskrifter, har Atos efterfølgende forklaret, at visionen om en virksomhed, der har afskaffet interne emails, tager tid at realisere.
Der findes ganske vist mange nye teknologier til moderne kommunikation og samarbejde, men det gode gamle @ lader sig ikke erstatte uden videre.
I et blogindlæg skriver Forrester-rådgiver Phillipp Karcher om, hvad man kan lære af Atos' projekt Zero Email.
Her er Atos i dag
Han peger på, at selv om der er mange undersøgelser, der viser, at vi bruger meget tid på emails, så må man også acceptere, at det at skrive og læse beskeder er en vigtig del af det at arbejde, ligesom man også fortsat har et behov for at sende beskeder til specifikke modtagere.
Derfor mener han ikke, at målet bør være helt at afskaffe emailen.
"Jeg mener, at det giver mere mening at have et mål om at optimere beskederne og samarbejdet i virksomheden, hvilket involverer en kombination af værktøjer - i stedet for helt at afskaffe alle emails."
Phillipp Karcher mener dog også, at Atos' Zero Email tjener det formål, at det fokuserer på at reducere den generelle mængde beskeder, medarbejderne skal forholde sig til.
Han fortæller, at Atos med 76.000 medarbejdere stadig har lang vej igen, før man kan konkludere, at de interne emails er udryddet.
"Men Atos har også succeshistorier om individuelle forretningsafdelinger og teams, der opnår fordele som eksempelvis hurtigere svar-tider på hjælp i SAP-miljøet," lyder det i blogindlægget, hvor det også fremhæves, at der i dag generelt sendes færre emails internt i Atos.
Sådan reducerer du antallet af emails
Forrester mener, at man med udgangspunkt i Atos' erfaringer kan konkludere, at det bedst kan betale sig at fokusere på at reducere eller fjerne emails i specifikke forretningsprocesser frem for i virksomheden som sådan.
Det er også vigtigt, at virksomhedens øverste ledelse bakker op om projekt - og kommer med en klar udmelding om målet.
Desuden skriver Phillipp Karcher, at man er nødt til at at have nogle ambassadører i organisationen, der hjælper kollegerne med at tage de nye værktøjer i brug, ligesom det er vigtigt at bruge succeshistorier som eksempler på, at det kan lade sig gøre at droppe mailen.
"Vær tålmodig. Du bliver ikke en social business hen over natten. Atos satte et mål om at have nul emails inden for tre år, og det vil stadig tage tid, før de kommer i nærheden af det mål i hele virksomheden."
En McKinsey-rapport har konkluderet, at den gennemsnitlige vidensarbejder bruger 28 procent af arbejdstiden på emails.
McKinsey vurderer, at virksomheder kan øge vidensarbejderes produktivitet med 25 til 30 procent ved at tage moderne samarbejdssystemer og sociale teknologier i brug.
Læs også:
Derfor bombarderer dine kolleger dig med cc-mails
Her er emailens svagheder: Kan gå ud over dit firma
