Et grundigt kig på virksomhedens applikationer og systemer kan føre til både besparelser og mindske risikoen for at få ekstraregninger ved licens-audits.
Det er budskabet fra Gartner-rådgiver Victoria Barber i et blogindlæg.
Hun lister en række punkter, man med fordel kan gå frem efter, hvis man ønsker at have bedre styr på 'software asset management.'
Punkt et går på, at man skal få gjort rent i sine directory services data.
"Hvis du virkelig behøver at have en fortegnelse over hver eneste device eller bruger, der nogensinde har tilgået dit netværk, så skal du i det mindste have et organisatorisk sted til pensionerede enheder og bruger, der ikke er der længere," skriver Victoria Barber blandt andet.
Gartner-rådgiveren mener også, at man skal kontrollere, at den software, brugerne har, kommer fra en kilde, man stoler på, og benyttes af autoriserede personer til autoriserede forretningsformål.
"Hvis der er konti, der ikke bliver brugt, så spørg hvorfor - hvis folk ikke bruger software og systemer, så giv licensen til andre brugere, hvis licensen tillader det."
Licenser skal altså bruges
Og så er der selvfølgelig også en anbefaling om, at man får styr på licenserne.
"Hvis du ikke kan adskille udviklings-, test- og produktionsmiljøer, så etabler styring af ændringer og nye frigivelser for at sikre, at licenser bliver omfordelt på en passende måde, og at man kan bevise, at man er compliant," lyder det blandt andet i bloginlægget.
Hun mener også, at man skal skal have fokus på generelt at holde orden i it-miljøet, efterhånden som gamle medarbejdere forlader virksomheden, og nye kommer til.
"Hvis der er konti, der ikke bliver brugt, så spørg hvorfor - hvis folk ikke bruger software og systemer, så giv licensen til andre brugere, hvis licensen tillader det."
Derfor er licenserne så vigtige for it-chefen
Niels Bjørn Andersen, professor i it-ledelse på CBS, har tidligere forklaret, hvorfor softwarelicenserne er en markant og vedblivende udfordring for de fleste it-chefer i dag:
"Alle oplever, at deres administrerende direktør vil have, at du skal lave det samme for fem eller 10 procent mindre end sidste år. Alle ønsker at frigøre penge fra drift, inklusive softwarelicenser, og flytte det over til udvikling."
"Det bliver CIO'en målt på, og så vil hun se på, om det kan laves billigere. De får også hele tiden nye tilbud fra nogen, der vil ind på markedet, så det er et konstant pres," har Niels Bjørn Andersen forklaret.
Fred Johnsen fra PA Consulting Groups Centre of Excellence har over for Computerworld vurderet, at vi fremover nok skal forvente en øgning af antal licens-audits fra Microsoft, Oracle, SAP og andre store software-leverandører, fordi "licensindtægterne udgør en meget stor andel af software-husenes omsætning."
Fokus på freeware
Mens den vurdering mest går på de tungere forretningssystemer, skal man også have styr på selv de mindre - og endda også de gratis - applikationer.
Blandt de 10 punkter på Gartner-rådgiverens liste finder man nemlig også en anbefaling om, at man ser nærmere på vilkårene i forhold til freeware.
"Bare fordi noget er gratis, betyder det ikke, at der ikke er vilkår og betingelser - eksempelvis er den version af Adobe Reader, som du kan benytte derhjemme, ikke nødvendigvis passende til brug på arbejdspladsen, hvis du laver remote udrulning eller giver adgang via en central server," skriver Victoria Barber.
Se hele listen med anbefalinger her her.
Læs også:
Problemer med softwarelicenser: Her er løsningen
Mere kontrol: Softwarefirmaer vil øge antallet af licens-audits
