For Svendborg Kommune har indførelsen af en halv snes PDA'er i entreprenørafdelingen været en gevinst på flere måder.
- Tidligere skulle vi skrive dagsedler i hånden, der så senere blev tastet manuelt ind i det centrale system. Der var utrolig mange indtastninger, og der kunne nemt ske fejl, fortæller Ole Martin Pedersen, afdelingschef, entreprenørafdelingen, Svendborg Kommune.
Sidste forår tog han initiativ til at indføre en PDA-baseret løsning, hvor samtlige afdelingens opgaver blev lagt ind på iPaq-PDA'er fra Hewlett-Packard.
Pleje og vedligehold
Entreprenørafdelingen tager sig blandt andet af pleje og vedligeholdelse af kommunens arealer.
De forskellige opgaver som for eksempel hækkeklipning, græsslåning eller timer i en rendegraver har alle fået et nummer og en beskrivelse.
- Kan en medarbejder ikke huske nummeret på en arbejdsopgave, kan han prikke sig frem til den. Vi har flere ansatte, der har problemer med at læse og skrive, men håndtere en PDA, det kan de. For dem er det en stor sejr, at de nu selv kan udfylde deres dag- og ugesedler, siger Ole Martin Pedersen.
Derudover er den PDA-baserede indberetning af arbejdsopgaverne også en stor lettelse for driftsledere og det administrative personale.
Med 55 medarbejdere går der cirka to dage om ugen med at taste data fra dag- og udesedler ind i kommunens centrale ressourcesystem manuelt, mens det elektronisk kan klares på minutter.
- Driftslederne var bange for, at det nye system ville give dem mere arbejde, men de må indrømme, at det i stedet har gjort arbejdet lettere, siger afdelingschefen.
Kontordame eller PDA
Ole Martin Pedersen så sidste år i øjnene, at enten måtte der ansættes en kontordame mere til det administrative eller også måtte der findes en anden løsning.
- Jeg kendte it-virksomheden Handstep fra mit tidligere arbejde og udviklede vores løsning i samarbejde med dem. Samtidig har også Ribe og Frederiksværk kommuner været med fra starten sidste år. De kunne også se fordelene ved den her løsning og har været med til at lave kravsspecifikationerne til Handstep, siger Ole Martin Pedersen.
Han er også med i en erfa-gruppe bestående af kommunale entreprenører på tværs af landet. De snakker sammen for at sikre, at to kommuner ikke bruger ressourcer på at opfinde den samme løsning.
- Det bliver alt for dyrt for kommunerne, hvis man ikke er fælles om sådan nogle projekter, lyder det.
Små selvstyrende
I Svendborg har de 10 PDA'er som indtil videre 15-20 mand deles om i små selvstyrende grupper.
Den enkelte medarbejder logger sig ind på PDA'en, taster sine arbejdsopgaver ind og ringer via PDA'en op til serveren hos driftslederen.
PDA'en afleverer sine data, og driftslederen godkender så den enkeltes dagseddel og sender data videre til serveren på rådhuset.
Bygherreafdelingen i Svendborg kommune har også planer om at anvende løsningen, ligesom ledningsregistreringen i kommunen allerede sker på PDA'er.
