Mens Muhammed-krisens bølger er blevet til dønninger, glæder folkene i Udenrigsministeriets Dokumentationskontor sig over, at det netop var Mellemøstkontoret og andre berørte afdelinger med relation til krisen som i efteråret fik indført elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH).
Ellers havde personalet nemlig været nødt til at håndarkivere og journalisere flere hundrede tusinde indkomne mails i sagen.
Det fortæller Lars Karlsson, som er chef for Dokumentations-kontoret i Udenrigsministeriet.
Ministeriet startede overgangen til elektronisk arkiv i september 2005 og systemet - som CSC/ScanJour har leveret - blev færdigimplementeret i løbet af februar i år.
- Man kan sige, at det er heldigt, at vi havde fået systemet på plads, siger Lars Karlsson.
Tre millioner e-mail
Under de mest hektiske to uger af konflikten modtog ministeriet op mod tre millioner e-mail med relation til sagen.
Udenrigsministeriets it-afdeling frasorterede løbende spam, dubletter og forsøg på denial of service-angreb, hvilket altså har været den overvejende del af den enorme mailstrøm. Det oplyser it-chef i Udenrigsministeriet Lars D. Nielsen.
Herefter kunne Udenrigsministeriet arkivere næsten alt materiale i Muhammed-sagen elektronisk.
Alternativet havde været håndsortering og journalisering af de flere hundrede tusinde indkomne mails, som er såkaldt sagsdannende, og dermed skal journaliseres.
- Da bølgerne gik højest omkring ambassade-afbrændingerne modtog Dokumentationskontoret op imod 7.000-8.000 e-mails om dagen, siger Lars Karlsson.
Ingen pukkel
Med det elektroniske arkivsystem håndterede medarbejderne mailene løbende, så der ikke opstod en stor mailpukkel.
Lars Karlsson kan ikke oplyse det præcise omfang, men under normale omstændigheder journaliserer afdelingen langt mindre post.
- Vores ESDH-system har i høj grad været medvirkende til, at vi har kunnet magte denne opgave. Jeg tør ikke tænke på hvad vi skulle have gjort, hvis vi skulle have håndteret det hele papir, siger Lars Karlsson.
Mailbjerget ville have været uhåndterbart.
Lars Karlsson tør ikke sætte tal på, hvor meget tid ESDH- systemet har sparet, men sagens omfang slår selv kommunikationen omkring Tsunami-katastrofen, siger han.
Papir er besværligt
Før ESDH benhandlede ministeriet papirer på mere traditionel vis, hvilket kunne medføre store logistiske problemer.
Først endte tingene på papir, så blev de ekspederet ude i systemet, for derefter at vende tilbage til arkivet efter nogle måneder eller måske et år.
- Nu har vi datafangsten med det samme. Samtidig har vores task-force i forbindelse med tegning-sagen kunnet arbejde direkte i det elektroniske arkiv.
Medarbejderne havde også adgang om aftenen og i weekenden, og det betød meget, at de kunne arkivere deres dokumenter direkte i systemet med det samme, fortæller Lars Karlsson.
- Derfor har vi et meget bedre overblik over sagen, end vi ellers ville have haft, siger Lars Karlsson.
