Du kender det sikkert alt for godt:
"Lad os holde et møde om det!"
Sådan lyder det ofte, når man egentlig ikke ved, hvad der skal ske, eller hvis man ikke har tid til at drøfte et problem lige nu.
Men det store problem ved møder er, at formålet simpelthen er uklart, forklarer kommunikationsrådgiver Kåre Thomsen fra Praktikon.
"Derfor er mødet i sin helhed noget rod. Folk taler om deres kæpheste fremfor at løse et specifikt problem," siger han.
En følgeeffekt er, at de forkerte ofte er indkaldt til mødet.
"Nogle sidder bare og venter, når der tales om noget, som ikke kommer dem ved. Andre er indkaldt, fordi de plejer at blive det," siger han.
Dermed bliver det et ufokuseret møde.
"Mødet mangler struktur og ledelse, og tiden overskrides. Når formålet ikke er klart, er der ingen fælles kurs. Der bliver ikke fulgt op, blandt andet fordi det er uklart, hvordan der skulle følges op," siger Kåre Thomsen.
Derfor er mødeledelses-eksperten væsentligste råd, at afgøre, hvad formålet med mødet er.
Speciel it-faldgrube
Det bakker uddannelseschef Thomas Christensen fra Lederne op om og tilføjer, at det allerførste, du skal afklare er, om mødet overhovedet er nødvendigt - for det er det langt fra altid.
Han forklarer, at nogle møder er beslutningsmøder, andre holdes for at høre forskellige ekspert-udsagn og andre igen er orienterende.
Et klart formål med mødet og en god forberedelse er den afgørende forudsætning for succes.
Thomas Christensen peger på en speciel faldgrube for it-chefer:
"De kan brænde så meget for deres område, at de lidt glemmer processen ved at holde et møde og dermed ikke får inddraget den viden, mødedeltagerne har med sig," siger han.
Eksperten vurderer, at der er meget tid at spare ved at holde effektive møder.
