Her er fem gode råd til at få mere ud af docx

It-akademiet: Debatten om ODF og OOXML har overskygget nogle af de problemer og muligheder, der ligger i Microsofts dokumentformat. Her er fem gode råd til it-chefen, som bruger docx.

Dokumenter som ikke kan åbnes og en endeløs jagt på konverteringsprogrammer kan følge med, når it-fabrikkerne sender nye fil-formater på gaden.

Mens debatten om de principielle og tekniske dele af OOXML har raset, er de praktiske dele af overgangen til de nye filer i Microsofts vidt udbredte Officepakker, docx, gledet i baggrunden.

Jasper Hedegaard Bojsen, teknologidirektør i Microsoft forklarer, at der er en stribe ting som it-chefer kan gøre for at sikre en smertefri overgang til de nye filer.

"Det første man skal gøre er at finde en kompatibilitetspakke, som passer til den version af Office, som man bruger," siger Jasper Hedegaard Bojsen. Han forklarer, at der findes gratis kompatibilitetspakker til Office i 2000, 2003 og XP versionen og desuden findes en kompatibilitetspakke til Apple-udgaven af Office fra 2004. Desuden understøtter den nyeste version af Officepakken fra 2007 det nye format, det gælder også Microsoft Office 2008 til Mac.

"Det svarer lidt til en større sikkerhedsopdatering. Den kan distribueres ud til mange brugere, og man kan bruge de værktøjer, som man nu bruger til det. Det er vigtigt at sige, at så kan man både læse og skrive docx-filer," siger teknologidirektøren.

Det andet råd, Jasper Hedegaard Bojsen har til it-cheferne går på en ny funktionalitet i docx.

Traditionelt har computeren ikke kunne skelne data, så den identificerer noget som for eksempel et personnummer. Al den viden kan maskinen ikke traditionelt forstå," siger han og forklarer, at det med de nye filer er muligt at strukturere data i såkaldte kundedefineret XML, også kaldet custom schemas.

Kundedefineret XML giver mulighed for at hente struktureret information ud af et dokument direkte fra dokumenter og uden at skulle bygge for eksempel makroer eller lignende.

"Eksempelvis kan et lille firma, for eksempel en bager, der vil udfylde en faktura, gøre det i Word og printe den og sende den af sted. Med den nye funktion kan han gøre det i et skema, som kan sendes direkte som ren information, til for eksempel det offentlige," siger Jasper Hedegaard Bojsen.

Han forklarer, at det ikke kræver indgående kendskab til XML at lave skabeloner, som kan anvende kundedefineret XML.

"Det svarer lidt til at lave en template," siger han og tilføjer, at eksempelvis faktura-skemaet er lavet og kan findes hos It- og Telestyrelsen. Hvis det drejer sig om mere komplekse skemaer, kan det være en fordel at have en XML-kyndig til at lave selve skemaet, hvis det ikke allerede findes.

Masser af konvertering
I forhold til at arbejde på tværs af de to dokumentformater ODF og OpenXML forklarer Jasper Hedegaard Bojsen, at Microsoft om en uges tid udsender en opdatering til Office 2007, som gør det muligt at arbejde med ODF direkte i Officepakken.

Men det er også muligt at hente en ODF-converter til de tidligere versioner af Microsoft Office uden en converter.

"Microsoft sponsorerede et open source-projekt, der har udviklet convertere, som fungerer på Office XP og 2003," siger Jasper Hedegaard Bojsen.

Det sidste værktøj, som teknologidirektøren mener kan hjælpe it-cheferne i deres arbejde med docx er et konverteringsværktøj, som kan masse-konvertere gamle doc-filer til docx. Og på dette område har det vist sig, at mange Microsoft kunder har valgt at konvertere ud fra en lavpraktisk fordel.

"Vi har også lavet værktøjer, der gør at man kan bulk-konvertere til OpenXML Og OpenXML har en banal men vigtig fordel i forhold til de gamle binære filer. De fylder typisk halvt så meget, og det kan være ret relevant," siger Jasper Hedegaard Bojsen.

Endelig mener han, at det er værd at orientere sig bredt, når man skal vurdere sin brug af docx-filer. For efter Microsoft har afleveret sit format til åben standardisering har flere firmaer taget formatet i brug og udviklet løsninger, der udnytter de nye muligheder.

"Der er masser af tredjeparter, som begynder at lave løsninger. Og det betyder blandt andet, at dokumenter er blevet meget mere dynamiske med det nye format," siger Jasper Hedegaard Bojsen.

Han har ikke overblik over præcis hvor mange brugere der i dag er af docx og OpenXML. Men kompabilitetspakkerne er ifølge hans oplysninger downloadet millionvis af gange.




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
IT Relation A/S
Outsourcing, hosting, decentral drift, servicedesk, konsulentydelser, salg og udleje af handelsvarer, udvikling af software.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Digital How To: Data og AI er fremtiden – men kan man overhovedet lykkes i det nye data-univers uden den rette dataplatform?

Det er svært at spå om fremtiden, men vi kan være sikre på, at den indeholder meget mere data og en langt større anvendelse af kunstig intelligens. På dette webinar sætter vi derfor fokus på, hvordan du som organisation får styr på alle data, og bliver klar til fremtiden.

30. oktober 2020 | Læs mere


IT Security 2020

Strategic IT Security 2020 will focus on the never-ending story about security and cyber-defense, and how you can defend your business and your customer’s data and information. Together with several leading experts and digital executives from all over the Nordic countries, this conference seeks to give you the best input to focus even more on cyber security in the future.

03. november 2020 | Læs mere


Digitaliseringsledelse 2.0: Forretning, innovation og udvikling

På Digitaliseringsledelse kan du derfor en række førende danske CIOs der ærligt fortæller om deres overvejelser, strategier, organisationer og resultater. På dagen får du desuden mulighed for at netværke og reflektere over indholdet i en række korte intensive sessioner samt gå i dialog med dagens stærke oplægsholdere.

05. november 2020 | Læs mere






Premium
Corona skaber bølgegang i Canons danske printforretning: "Vi er nede med 18 procent, men det kunne have endt meget værre"
Canon danske printforretning er bølget frem og tilbage siden landets nedlukning i marts. Nu lyder nedgangen på 18 procent, men administrerende direktør Kim Nielsen er fortrøstningsfuld. "Det kunne have endt meget værre," fortæller han.
Computerworld
Det nye MitID er et tigerspring for bedre cybersikkerhed
Klumme: Det nye MitID er en enestående mulighed for et markant løft af it-sikkerheden i danske kommuner. Med baggrund i udfasningen af det nuværende NemID kan de samtidig forbedre og styrke deres it-systemers værn overfor cyberangreb.
CIO
Podcast: Hos Viking Life-Saving Equipment er it gået fra at være backend til at være noget, som kunderne spørger aktivt efter
Podcast, The Digital Edge: Viking leverer en stadig større del af deres produkt som en tjeneste. Som en del af tjenesten tager Viking ansvar for sikkerheden ved at levere, dokumentere og vedligeholde det nødvendige sikkerhedsudstyr. Hør hvordan Henrik Balslev senior digital director hos Viking har løftet den opgave.
Job & Karriere
Regner din ferie væk? Brug tiden på at søge en af disse otte stillinger, der er ledige netop nu
Det sjasker ned over hele Danmark. Du kan bruge de våde sommerdage på at søge et af disse otte job, der er ledige lige nu.
White paper
Sådan grundlægger du en datacenterstrategi
Covid-19 understregede behovet for at kunne administrere datacentret på afstand – og for at lade virksomhedens øvrige medarbejdere løse endnu flere opgaver hjemmefra. Det har givet en lang række erfaringer, som kan komme din organisation til gavn på jeres videre digitale rejse. Herunder om, hvordan man optimerer forbindelsen mellem applikationer og data – og om, hvordan man målrettet placerer specifikke workloads, hvor det giver den største forretningsmæssige værdi. Det kan du læse meget mere om i denne hvidbog.