Her er fem gode råd til at få mere ud af docx

It-akademiet: Debatten om ODF og OOXML har overskygget nogle af de problemer og muligheder, der ligger i Microsofts dokumentformat. Her er fem gode råd til it-chefen, som bruger docx.

Dokumenter som ikke kan åbnes og en endeløs jagt på konverteringsprogrammer kan følge med, når it-fabrikkerne sender nye fil-formater på gaden.

Mens debatten om de principielle og tekniske dele af OOXML har raset, er de praktiske dele af overgangen til de nye filer i Microsofts vidt udbredte Officepakker, docx, gledet i baggrunden.

Jasper Hedegaard Bojsen, teknologidirektør i Microsoft forklarer, at der er en stribe ting som it-chefer kan gøre for at sikre en smertefri overgang til de nye filer.

"Det første man skal gøre er at finde en kompatibilitetspakke, som passer til den version af Office, som man bruger," siger Jasper Hedegaard Bojsen. Han forklarer, at der findes gratis kompatibilitetspakker til Office i 2000, 2003 og XP versionen og desuden findes en kompatibilitetspakke til Apple-udgaven af Office fra 2004. Desuden understøtter den nyeste version af Officepakken fra 2007 det nye format, det gælder også Microsoft Office 2008 til Mac.

"Det svarer lidt til en større sikkerhedsopdatering. Den kan distribueres ud til mange brugere, og man kan bruge de værktøjer, som man nu bruger til det. Det er vigtigt at sige, at så kan man både læse og skrive docx-filer," siger teknologidirektøren.

Det andet råd, Jasper Hedegaard Bojsen har til it-cheferne går på en ny funktionalitet i docx.

Traditionelt har computeren ikke kunne skelne data, så den identificerer noget som for eksempel et personnummer. Al den viden kan maskinen ikke traditionelt forstå," siger han og forklarer, at det med de nye filer er muligt at strukturere data i såkaldte kundedefineret XML, også kaldet custom schemas.

Kundedefineret XML giver mulighed for at hente struktureret information ud af et dokument direkte fra dokumenter og uden at skulle bygge for eksempel makroer eller lignende.

"Eksempelvis kan et lille firma, for eksempel en bager, der vil udfylde en faktura, gøre det i Word og printe den og sende den af sted. Med den nye funktion kan han gøre det i et skema, som kan sendes direkte som ren information, til for eksempel det offentlige," siger Jasper Hedegaard Bojsen.

Han forklarer, at det ikke kræver indgående kendskab til XML at lave skabeloner, som kan anvende kundedefineret XML.

"Det svarer lidt til at lave en template," siger han og tilføjer, at eksempelvis faktura-skemaet er lavet og kan findes hos It- og Telestyrelsen. Hvis det drejer sig om mere komplekse skemaer, kan det være en fordel at have en XML-kyndig til at lave selve skemaet, hvis det ikke allerede findes.

Masser af konvertering
I forhold til at arbejde på tværs af de to dokumentformater ODF og OpenXML forklarer Jasper Hedegaard Bojsen, at Microsoft om en uges tid udsender en opdatering til Office 2007, som gør det muligt at arbejde med ODF direkte i Officepakken.

Men det er også muligt at hente en ODF-converter til de tidligere versioner af Microsoft Office uden en converter.

"Microsoft sponsorerede et open source-projekt, der har udviklet convertere, som fungerer på Office XP og 2003," siger Jasper Hedegaard Bojsen.

Det sidste værktøj, som teknologidirektøren mener kan hjælpe it-cheferne i deres arbejde med docx er et konverteringsværktøj, som kan masse-konvertere gamle doc-filer til docx. Og på dette område har det vist sig, at mange Microsoft kunder har valgt at konvertere ud fra en lavpraktisk fordel.

"Vi har også lavet værktøjer, der gør at man kan bulk-konvertere til OpenXML Og OpenXML har en banal men vigtig fordel i forhold til de gamle binære filer. De fylder typisk halvt så meget, og det kan være ret relevant," siger Jasper Hedegaard Bojsen.

Endelig mener han, at det er værd at orientere sig bredt, når man skal vurdere sin brug af docx-filer. For efter Microsoft har afleveret sit format til åben standardisering har flere firmaer taget formatet i brug og udviklet løsninger, der udnytter de nye muligheder.

"Der er masser af tredjeparter, som begynder at lave løsninger. Og det betyder blandt andet, at dokumenter er blevet meget mere dynamiske med det nye format," siger Jasper Hedegaard Bojsen.

Han har ikke overblik over præcis hvor mange brugere der i dag er af docx og OpenXML. Men kompabilitetspakkerne er ifølge hans oplysninger downloadet millionvis af gange.




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Targit A/S
Udvikling og salg af software til business intelligence.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Strategiske it-sikkerhedsdage 2021

God it-sikkerhed er blevet en strategisk disciplin der kombinerer ledelse, adfærd, processer og teknologi. Men hvor lægger du niveauet? Hvad er vigtigt for forretningen og den drift? Hvad er knapt så vigtigt? Hvordan indtænker du it-sikkerheds-indsatsen strategisk? Hvad gør du, når skaden er sket? Bliv klogere på ”Strategiske it-sikkerhedsdage 2021: Trusler, tendenser og værktøjer”.

26. januar 2021 | Læs mere


Fuel your IT with the best-kept secret in IBM

It takes massive computing power to accurately calculate weather forecasts – and to secure that people and businesses are able to access detailed information about whether it is going to rain, shine, storm, or snow. In this seminar, you will have the chance to hear the British Met Office describe how they do exactly that.

28. januar 2021 | Læs mere


Sandheden om Schrems II – erhvervslivets nye Cuba-krise

Konsekvenserne af Schrems II kan meget vel gå hen og blive en af de største udfordringer for danske virksomheder i 2021. Så tjek ind på denne onlinebriefing, hvor den hemmelige Schrems II gæst, ComplyCloud og Datatilsynet giver dig indsigt i, hvad dommen i virkeligheden handler om, og hvilke menneskelige hensyn der ligger bag.

29. januar 2021 | Læs mere






Premium
Michael Meister fik et tilbud, han ikke kunne sige nej til: Her er hans plan som ny topchef for Cibicom
Interview:Michael Meister forlader snart IT Relation til fordel for rollen som topchef i danske Cibicom, hvor han skal være med til at sætte fart på væksten. Se hans plan for selskabet her.
Computerworld
Nokia tog afsked med tusindvis af ansatte efter kæmpe nedtur: Sådan går det for dem i dag
Mere end 21.000 forlod Nokia under selskabets nedtur, som også ramte hårdt i Danmark. Nu har forskere undersøgt, hvordan det er gået for de tidligere Nokia-folk.
CIO
Podcast: Hos Viking Life-Saving Equipment er it gået fra at være backend til at være noget, som kunderne spørger aktivt efter
Podcast, The Digital Edge: Viking leverer en stadig større del af deres produkt som en tjeneste. Som en del af tjenesten tager Viking ansvar for sikkerheden ved at levere, dokumentere og vedligeholde det nødvendige sikkerhedsudstyr. Hør hvordan Henrik Balslev senior digital director hos Viking har løftet den opgave.
White paper
Sådan outsourcer du effektivt – og undgår fælderne
Nogle outsourcer for at minimere omkostningsniveauet, andre for at skaffe ressourcer og spidskompetencer, der er svære at skaffe lokalt – eller af en helt tredje årsag. Der er dog talrige forhold, der er gode at afdække, før man overhovedet begynder at lede en outsourcingudbyder. Man skal klarlægge egne projektbehov samt de spørgsmål og krav, man vil stille samt indsamle viden og erfaringer om, hvordan samarbejdet indledes, drives og styres optimalt. Dertil skal man kende til de hyppigste faldgruber, der kan få et ellers lovende outsourcingsamarbejde til at køre i grøften.