Computerworld News Service: På trods af Googles offensiv på kontor-omrpdet anvender de fleste virksomheder stadig Microsoft Office og planlægger at blive ved med det.
En spørgeundersøgelse blandt 2.000 it-beslutningstagere udført for nylig af Forrester viser, at 80 procent af de adspurgte virksomheder bruger en eller anden version af Microsoft Office.
78 procent har ingen planer om at implementere et alternativ.
Der er ikke mange rabatter at hente
Denne stærke position placerer Microsoft i førersædet, når det handler om at forhandle Office-licenser.
En produktchef svarer i en ny rapport fra Forrester, der skitserer best practices for store virksomheder, der arbejder på at udvikle en Microsoft Office-strategi, at "det er tydeligt, at Microsoft selv er klar over sin forhandlingsfordel, så der er ikke mange rabatter at hente."
I rapport giver analytiker Sheri McLeish nogle råd til virksomheder, der ønsker at forbedre medarbejdernes effektivitet ved hjælp af værktøjer fra Office samt ønsker at blive bedre ved forhandlingsbordet.
For at forstå, hvordan virksomhederne investerer i Microsoft Office og benytter e-mail, tekstbehandling, regneark, kalender og præsentationer, har Forrester interviewet over 20 it-professionelle fra forskellige brancher, der er ansvarlige for deres virksomheders strategi i forhold til Microsoft Office og kontraktforhandling.
Forrester fandt således frem til de følgende tre metoder til at få mest ud af Office-investeringerne:
Kategorisér medarbejderne i forhold til deres behov
Selv om de fleste virksomheder udstyrer deres ansatte med både Outlook, Word, Excel og PowerPoint, så varierer den faktiske brug af disse værktøjer, understreger Forrester.
Nogle medarbejdere læser eller gennemgår indhold, men skaber ikke noget selv. De har derfor ikke behov for et komplet tekstbehandlingsprogram.
Andre medarbejdere anvender sjældent Excel eller PowerPoint, ligesom nogle medarbejdere anvender e-mail og kalender flere gange i timen, mens andre igen kun gør det et par gange i løbet af en dag.
McLeish, der har skrevet rapporten, anbefaler, at man segmenterer medarbejderne ud fra deres Office-behov og -brugsmønstre for at "opbygge et scenarium for alt fra at flytte til cloud-baseret e-mail til at reevaluere licenserne."
Sådan får du overblikket i virksomheden
For fuldt ud at forstå ønsker og behov i forhold til Office bør virksomhederne udføre en spørgeundersøgelse af deres ansatte for at finde ud af, hvad medarbejderne gør med Office, hvor de bruger værktøjerne (bærbare, mobilenheder?), og hvilke andre medarbejdere, de samarbejder med.
Resultaterne af sådan en spørgeundersøgelse skal analyseres for at finde ud af, hvordan anvender Office-værktøjerne, hvordan de forskellige ansatte samarbejder med hinanden.
Disse data skal derefter forbindes til forretningsprocesserne ved at udregne eksempelvis hvor stor en procentdel af de ansatte, der faktisk ikke har behov for en komplet Office-pakke.
Brug medarbejderdata i forhandling med Microsoft
Hvis du forstår dine ansattes brug af Microsoft Office, er du i en meget bedre position til at forhandle med Microsoft eller muligvis flytte over til et web-baseret alternativ eller måske Open Office, skriver McLeish i rapporten fra Forrester.
Det er meget muligt, at en virksomhed beslutter at flytte fra Office til måske Google Apps, men det er uforsvarligt at gøre dette, før man ved, om det imødekommer ens ansattes behov, skriver hun.
"Finanskrisen har fået visse virksomheder til at sætte farten op i deres tiltag med at flytte fra Office for at spare penge," skriver hun.
"Men uden viden om medarbejderne vil man finde ud af, at det er svært at udvikle en sammenhængende plan B, der på en realistisk måde kan flytte medarbejderne væk fra Office."
Office Standards - og Google Apps
Når man forstår medarbejdernes behov, kan man demonstrere over for Microsoft, at man faktisk planlægger alternativer til Office.
Et eksempel er at udrulle Office Standard - i stedet for det dyrere Office Professional Plus - og så benytte Google Apps til medarbejdere, der hovedsagligt kun har brug for e-mail og kalender.
Forrester-rapporten understreger, at man som it-beslutningstager har brug for at kende nuancerne mellem Microsofts forskellige licens-programmer, ligesom man ikke bør undervurdere sin egen forhandlingsstyrke.
"Microsoft vil virkelig gerne gøre forretning med din virksomhed. Samarbejd med indkøbsafdelingen om at få Microsoft til at bevise, hvorfor Office er uundværlig for alle dine ansatte," skriver McLeish.
Integrer Office med andre forretningsapplikationer
Hvis man har investeret i Microsoft Office, anbefaler Forrester, at man integrerer værktøjerne så godt som muligt med Sharepoint, ligesom Forrester anbeafler, at integrerer med forretningsapplikationer fra SAP og Oracle hvor det er muligt.
I rapporten vurderer Forrester, at der er behov for mere træning i, hvordan man bruger værktøjerne fra Office. Det gælder ikke mindst hvordan man integrerer Office med samarbejdssystemer som Sharepoint.
"Der er flere muligheder end nogensinde før for at skabe bedre kollaboration med Office og Sharepoint lige fra at offentlige Excel-filer som websider til at synkronisere kalendere og kontakter fra Outlook," skriver McLeish i rapporten.
Forrester bemærker, at virksomhederne - for at få mest ud af deres investeringer i Office - bør huske på, at Office er mere end blot et sæt kontorprogrammer.
Pakken kan også fungere som frontend for forretningsapplikationer fra SAP og Oracle.
"Duet er et førsteklasses eksempel," skriver McLeish. "Dette er et fællesprodukt fra Microsoft og SAP, som gør det muligt for dine medarbejdere at få adgang til en stor mængde SAP-funktioner direkte fra brugerfladen i Office."
Oversat af Thomas Bøndergaard
