I et brev til Konkurrencestyrelsen kryber Nyborg Kommune til korset og erkender fejl, men kommunen vil ikke ophæve den ulovligt indgåede kontrakt med KMD.
"På baggrund af den af konkurrencestyrelsen omtalte kendelse fra Klagenævnet af 11. december 2009 (imod Tønder Kommune, red.) må Nyborg Kommune erkende, at vi har fejlvurderet situationen, idet vi vurderede, at der var tale om en opgradering og ikke en ny aftale om et nyt produkt," skriver kommunen i brevet.
Underskriverne af brevet, der er afsendt den 12. januar 2010, er kommunens socialdemokratiske borgmester, Erik Christensen, og kommunaldirektør Lars Svenningsen.
De to oplyser, at forklaringen om opgradering af et eksisterende produkt, som langt hovedparten af de omkring 30 kommuner, der alle har købt KMD Opus uden at gå i udbud, bruger, slet ikke holder.
Men det var baggrunden for, at kommunen i sin tid ikke gik i udbud, oplyses det.
"Nyborg kommune har derfor ikke gennemført et EU-udbud forud for kontraktindgåelsen. Dette skal vi naturligvis beklage," skriver kommunen i brevet.
Tilsyneladende er kommunen blevet klogere efter en afgørelse imod Tønder Kommune i Klagenævn for Udbud, hvor kendelsen gik på, at Tønder Kommune også burde have været i udbud ved køb af KMD-systemer.
Så sent som november 2009 forsvarede Nyborg Kommunes økonomichef ellers kontrakten lavet uden udbud over for Computerworld:
"Opus har således ikke været i udbud, idet vi har anset det som en nødvendig opgradering af eksisterende systemer for at kunne overholde fremtidig lovgivning, overenskomstregler med videre inden for løn- og økonomiområdet," sagde økonomichef Anders Sørensen fra Nyborg Kommune dengang.
Efterfølgende var kommunen - ligesom en række andre, der var under mistanke for udbudsfusk - meget svær at hive oplysninger ud af.
Blandt andet glemte kommunen dengang at oplyse om en rejse arrangeret af KMD, hvor den daværende borgmester og kommunaldirektør var med. Rejsen var dog betalt af kommunen selv.
Nægter at ophæve KMD-kontrakt
Nyborg Kommune virker da heller ikke glad for situationen i afrapporteringen til Konkurrencestyrelsen, men man har ikke tænkt sig at sende kontrakten i udbud.
Konkurrencestyrelsen anmoder ellers i sit brev til Nyborg Kommune om at angive, hvorvidt den eksisterende kontrakt med KMD opretholdes.
"Nyborg Kommune skal oplyse, at kontrakten med KMD fastholdes. Nyborg Kommune er af den opfattelse, at vi ikke efter kun to år kan udbyde en opgave, som vi har betalt 1,3 millioner kroner (engangsydelse, red.) for," skriver kommunen.
Samtidig peger kommunen på, at der er brugt interne ressourcer på implementeringen svarende til cirka to til tre millioner kroner.
Udover engangs-ydelsen på de 1,3 millioner kroner, oplyser kommunen, at der er afholdt udgifter til ekstra konsulenttimer og udgifter til undervisning af superbrugere og slutbrugere. De årlige løbende ydelser er på 1.266.273 kroner.
Kontrakten er en tidsubestemt kontrakt med seks måneders opsigelse, oplyses det.
"Det vil være en økonomisk uforsvarlig forvaltning af skatteborgernes penge at opsige kontrakten. I denne situation, hvor fejlen desværre er begået, må hensynet til den rationelle forvaltning af kommunens økonomi efter Nyborg Kommunes opfattelse veje tungere end hensynet til eventuelle forbigåede leverandører og principperne om maksimal konkurrenceudsættelse," skriver kommunen.
Tidligere har analysehuset IDC vurderet, at den samlede sum, der er blevet tabt ude hos kommunerne, fordi de ikke gik i udbud, beløber sig til op imod 200 millioner kroner.
I forhold til argumentationen om det fordyrende i at sende kontrakten i udbud nu, fremhæver kommunen:
"Det skal nævnes, at den aktuelle markedspris for Opus og andre tilsvarende ERP-systemer i dag er cirka tre gange så høj som på det tidspunkt, hvor Nyborg Kommune indgik kontrakt med KMD."
"Såfremt Nyborg Kommune valgte at opsige aftalen med KMD, ville kommunens skatteborgere således skulle betale for et nyt meget dyrere ERP-system samt betale for nye implementeringsomkostninger på trods af, at det nuværende system er særdeles velfungerende og kun to år gammelt."
Som reglerne er i dag, kan hverken Konkurrencestyrelsen eller Klagenævn for Udbud pålægge en kommune at opsige en ulovlig kontrakt.
Først i juni 2010 træder nye skrappere regler i kraft.
I den konkrete sag har Venstres it-ordfører, Michael Aastrup-Jensen, dog bebudet, at han vil bede Kommunernes tilsyn - det tidligere Tilsynsråd - om at gå sagen igennem, så et ansvar kan blive placeret.
Vil stramme op - og glæder sig til SKI-aftale
Nyborg Kommune oplyser i brevet til Konkurrencestyrelsen, at den vil gennemgå alle kommunens it-systemer med henblik på at udarbejde en samlet tidsplan for udbud af alle kommunens udbudspligtige it-systemer over de næste fem år.
"Nyborg Kommune vil dog fremover sørge for, at udbudsreglerne overholdes med henblik på at sikre den laveste pris gennem konkurrenceudsættelse," lover kommunen i brevet Konkurrencestyrelsen.
Samtidig peger kommunen på, at den deltager i indkøbs-samarbejdet "Fællesindkøb Fyn" sammen med flere andre fynske kommuner.
"Nyborg Kommune vil foranledige, at Fællesindkøb Fyn vil have øget fokus på udbud af it-ydelser i fremtiden," lyder det.
Til sidst i brevet bemærker Nyborg Kommune, at "man ser frem til, at der forhåbentligt snart bliver indgået SKI-rammeaftaler omkring løn- og økonomisystemer (herunder Opus)."
Indkøb via SKI-aftaler skal ikke i udbud.
