Artikel top billede

Sådan kan dansk kommune spare 45 mio. lønkroner med ny it

Store administrative omvæltninger er på vej i Københavns Kommune. Læs her, hvordan København erstatter 100 administrative medarbejdere med et helt nyt it-setup.

Inden for det næste års tid sker der store ting i styringen af landets største kommune, København

Kommunen er i gang med en større administrativ rokade blandt sine 45.000 medarbejdere, som servicerer omkring 550.000 indbyggere med en tilvækst på 1.000 borgere om måneden.

Knap 400 administrative medarbejdere ude i børnehaver, på skoler og i forvaltninger skal fra 1. juni i år til 1. marts 2014 flyttes til kommunens kommende administrationsbygning i revisionsselskabet KPMG's gamle domicil ved Fuglebakken S-togstation i det københavnske Nordvest-kvarter.

Planen er, at når sekretærerne forsvinder ude i institutionerne, skal de erstattes af super brugervenlige it-systemer. 

Disse frontend-systemer skal integreres via en bagvedliggende SOA-arkitektur (service-orienteret arkitektur) til løn-, økonomi og andre administrationssystemer, som skal opgraderes for en god halv milliard kroner over de næste seks år.

Sparer 45 millioner

I første omgang investerer København 33 millioner kroner til insourcingen af de hundredevis af administrative medarbejdere.

Bundlinjen i business casen lyder på en årlig besparelse på 45 millioner kroner inden udgangen af 2015, når kommunen har skåret 100 administrative stillinger fra.

"I København kigger vi på vores administrationsomkostninger, der i 2010 lød på 2,6 milliarder kroner ud af et samlet driftsbudget på 23 milliarder kroner. Og der har vi set et effektiviseringspotentiale på både løn- og økonomi-adminstration ved hjælp af digitalisering," forklarer direktør for kommunens Koncernservice, Kasper Schmidt, til Computerworld.

Som at gå til sekretæren

Visionen er, at den nye københavnske organisation med forfinet it-arkitektur samtidig lader institutionsmedarbejderne koncentrere sig bedre om deres faglige arbejde med at undervise, pleje og lege.

Sådan skal it-arkitekturen lette hverdagen

Samtidig kommer medarbejderne i højere grad selv til at stå for indrapporteringer af eksempelvis nyansatte.

"Den oplevede kvalitet skal også forberedes med vores nye systemer. De skal være lige så simple at bruge, som det i dag er at gå hen til sekretæren," forklarer Kasper Schmidt om Drupal-frontenden, der er blevet udviklet og testet i samarbejde med fagligt personale.

Han fortæller, at kommunen løbende også har været ude og undersøge kvalitets- og effektiviseringspotentialet i it-systemerne med medarbejdere, der skal bruge kommunens net-portal. 

Sådan virker det

Institutionslederne skal fremover logge på KKnet-portalens administrationsmoduler. 

På portalen vil lederen blandt andet kunne finde selvbetjeningsmoduler til indrapportering og business intelligence-værktøjer, der med det samme kan fortælle lederen om de økonomiske konsekvenser af en ansættelse eller en fratrædelse og anden tal-balancering.

Selvbetjeningsmodulerne til indrapportering af blandt andet løn, regninger og bestilling af varer til nye medarbejdere er ved at blive bygget.

Data-indtastningerne skal integreres til en SOA-platform, som kommunen selv har udviklet og drifter ovenpå Oracle-software.

SOA-platformen dirigerer derefter ledernes indrapporteringer videre ind i de rette fagsystemer i kommunens shared service center.

"Vi skal give mere tillid tilbage til institutionslederne, så ting som EU-moms og komplekse regneregler skal vi have gemt væk i systemerne, så de kan koncentrere sig om deres kerneservice," siger Kasper Schmidt.

Han fortæller, at udover portalen til institutionslederne, arbejder kommunen også med selvbetjeningstiltag på medarbejderniveau, så medarbejderne eksempelvis selv kan tilmelde sig barselsorlov, når de er i lykkelige omstændigheder.   

Store it-investeringer på vej

Selve kommunens bagvedliggende fagsystemer skal også have en ordentlig overhaling i de kommende år.

Kasper Schmidt forklarer, at kommunen inden 2018 samlet skal have investeret omkring en halv milliard kroner.

Disse fagsystemer vil kommunen opgradere

Pengene skal bruge til et nyt lønsystem, nyt ESDH-system, implementere en vagt- og tidsregistreringsprogrammel samt købe et nyt økonomisystem til "et trecifret millionbeløb", som dog lige skal igennem en politisk afklaring først.

"Årsagen til de mange udbud er, at vi kigger efter større automatisering i vores it-systemer," forklarer Københavns Koncernservice-direktør.

Modsat fagsystemerne forventer Kasper Schmidt ikke, at det bliver et simpelt hyldevareindkøb at få koblet institutionsledernes selvbetjeningsenheder sammen med de nyindkøbte fagsystemer.

"Når en institutionsleder opretter en ny medarbejder, er det jo ikke kun løn, der skal oprettes. Der følger 23 andre indrapporteringer med samtidigt, og det er egentlig mærkeligt, at leverandørerne ikke leverer systemer, der automatisk integrerer," siger han om udviklingsarbejdet med kommunens SOA-arkitektur.

Katastrofale alternativer

Det kommende københavnske it-setup vil i prinicippet kunne skaleres, så det også kan håndtere andre kommuners økonomi-, løn/personale og it-administration.

Så mens eksempelvis tre kommuner nord for København går sammen i et driftsfællesskab, kan den slags også på længere sigt lade sig gøre i København.

Kasper Schmidt fortæller dog, at København i første omgang har øjnene rettet stift mod at skabe brugervenlige systemer og en sikker drift i hovedstadskommunen.

"Alt andet ville være en katastrofe, der kan betyde, at de administrative medarbejdere skal tilbage ud i institutionerne," siger Kasper Schmidt.

Ifølge planen er det meningen, at administrationspersonale fra Sundheds-, Teknisk- og Miljø og Økonomiforvaltningen den 1. juni flytter ind i Københavns shared service center, hvorefter kultur- og beskæftigelsespersonale følger efter den 1. oktober.

Hele besparelsesmanøvren afsluttes med, at decentrale medarbejdere som eksempelvis skolesekretærer rykker ind i servicecentret, som den 1. marts 2014 vil huse i alt 900 administrative medarbejdere.




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Edgemo A/S
Salg af hardware, software, konsulentydelser og services inden for virtualiseret infrastruktur, cloud, datacenteret og unified communication.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Drukner din sikkerhed i et hav af falske advarsler?

Der er et konstant våbenkapløb i gang mellem de værktøjer, din IT-sikkerhedsafdeling har til rådighed og et stigende antal komplekse og mangeartede cybertrusler. Men når sikkerhedsinfrastrukturen udbygges, stiger kompleksiteten og mængden af advarsler også. Hermed får du svært ved at skelne mellem et stort antal falsk positive og de få – men reelle og kritiske! – advarsler, du skal prioritere at håndtere. Bliv klogere på hvordan du håndtere det.

15. juni 2021 | Læs mere


Datadrevet forretning 2021: Sæt automatisering og data på den strategiske dagsorden

Ved at anvende data på den korrekte måde, kan du og din virksomhed for alvor sætte skub i konkurrencen. Der ligger en værdifuld viden om kunder, kundeadfærd, konkurrenter, markeder og meget andet i den data, der svæver rundt omkring os. Med den nyeste teknologi er det endda blevet nemmere at automatisere disse processer.

16. juni 2021 | Læs mere


Cloud giver dig fleksibilitet, skalerbarhed og agilitet – men hvordan håndterer man sikkerheden?

Cloudsikkerhed handler om effektiv orkestrering og automatisering for at muliggøre hurtig detektion af og reaktion på incidents. Det handler om at eliminere kompleksitet, det handler om at fortsat sikre smidighed og fleksibilitet. På dette seminar bliver du klogere på hvordan du planlægger, designer, implementerer og kører dit cybersikkerhedsprogram effektivt.

23. juni 2021 | Læs mere






Premium
Test: Duer Samsungs første Pro-pc'er til noget?
Samsung Galaxy Book Pro serien er et bevis på, at de etablerede pc-producenter får sig en formidabel udfordrer i den sydkoreanske supersværvægter.
CIO
Der findes ikke noget vigtigere for din virksomhedskultur end psychological safety
Klumme: Forskningen er entydig: Vidensarbejde er mere effektiv, når du tør stille spørgsmål, rejse kritik og indrømme fejl helt uden frygt for at blive straffet eller gjort til grin. Hvis du ikke har fokus på denne del af din virksomhedskultur, så lever din virksomhed og dine medarbejdere ikke op til deres fulde potentiale.
White paper
Kroner og ører: Sådan udregner du værdien af din sikkerhedsindsats
I dette whitepaper får du redskaber til at fastsætte den konkrete værdi af virksomhedens sikkerhedsindsats, som du kan præsentere for topledelse og bestyrelse.