Inden for det næste års tid sker der store ting i styringen af landets største kommune, København
Kommunen er i gang med en større administrativ rokade blandt sine 45.000 medarbejdere, som servicerer omkring 550.000 indbyggere med en tilvækst på 1.000 borgere om måneden.
Knap 400 administrative medarbejdere ude i børnehaver, på skoler og i forvaltninger skal fra 1. juni i år til 1. marts 2014 flyttes til kommunens kommende administrationsbygning i revisionsselskabet KPMG's gamle domicil ved Fuglebakken S-togstation i det københavnske Nordvest-kvarter.
Planen er, at når sekretærerne forsvinder ude i institutionerne, skal de erstattes af super brugervenlige it-systemer.
Disse frontend-systemer skal integreres via en bagvedliggende SOA-arkitektur (service-orienteret arkitektur) til løn-, økonomi og andre administrationssystemer, som skal opgraderes for en god halv milliard kroner over de næste seks år.
Sparer 45 millioner
I første omgang investerer København 33 millioner kroner til insourcingen af de hundredevis af administrative medarbejdere.
Bundlinjen i business casen lyder på en årlig besparelse på 45 millioner kroner inden udgangen af 2015, når kommunen har skåret 100 administrative stillinger fra.
"I København kigger vi på vores administrationsomkostninger, der i 2010 lød på 2,6 milliarder kroner ud af et samlet driftsbudget på 23 milliarder kroner. Og der har vi set et effektiviseringspotentiale på både løn- og økonomi-adminstration ved hjælp af digitalisering," forklarer direktør for kommunens Koncernservice, Kasper Schmidt, til Computerworld.
Som at gå til sekretæren
Visionen er, at den nye københavnske organisation med forfinet it-arkitektur samtidig lader institutionsmedarbejderne koncentrere sig bedre om deres faglige arbejde med at undervise, pleje og lege.
Sådan skal it-arkitekturen lette hverdagen
Samtidig kommer medarbejderne i højere grad selv til at stå for indrapporteringer af eksempelvis nyansatte.
"Den oplevede kvalitet skal også forberedes med vores nye systemer. De skal være lige så simple at bruge, som det i dag er at gå hen til sekretæren," forklarer Kasper Schmidt om Drupal-frontenden, der er blevet udviklet og testet i samarbejde med fagligt personale.
Han fortæller, at kommunen løbende også har været ude og undersøge kvalitets- og effektiviseringspotentialet i it-systemerne med medarbejdere, der skal bruge kommunens net-portal.
Sådan virker det
Institutionslederne skal fremover logge på KKnet-portalens administrationsmoduler.
På portalen vil lederen blandt andet kunne finde selvbetjeningsmoduler til indrapportering og business intelligence-værktøjer, der med det samme kan fortælle lederen om de økonomiske konsekvenser af en ansættelse eller en fratrædelse og anden tal-balancering.
Selvbetjeningsmodulerne til indrapportering af blandt andet løn, regninger og bestilling af varer til nye medarbejdere er ved at blive bygget.
Data-indtastningerne skal integreres til en SOA-platform, som kommunen selv har udviklet og drifter ovenpå Oracle-software.
SOA-platformen dirigerer derefter ledernes indrapporteringer videre ind i de rette fagsystemer i kommunens shared service center.
"Vi skal give mere tillid tilbage til institutionslederne, så ting som EU-moms og komplekse regneregler skal vi have gemt væk i systemerne, så de kan koncentrere sig om deres kerneservice," siger Kasper Schmidt.
Han fortæller, at udover portalen til institutionslederne, arbejder kommunen også med selvbetjeningstiltag på medarbejderniveau, så medarbejderne eksempelvis selv kan tilmelde sig barselsorlov, når de er i lykkelige omstændigheder.
Store it-investeringer på vej
Selve kommunens bagvedliggende fagsystemer skal også have en ordentlig overhaling i de kommende år.
Kasper Schmidt forklarer, at kommunen inden 2018 samlet skal have investeret omkring en halv milliard kroner.
Disse fagsystemer vil kommunen opgradere
Pengene skal bruge til et nyt lønsystem, nyt ESDH-system, implementere en vagt- og tidsregistreringsprogrammel samt købe et nyt økonomisystem til "et trecifret millionbeløb", som dog lige skal igennem en politisk afklaring først.
"Årsagen til de mange udbud er, at vi kigger efter større automatisering i vores it-systemer," forklarer Københavns Koncernservice-direktør.
Modsat fagsystemerne forventer Kasper Schmidt ikke, at det bliver et simpelt hyldevareindkøb at få koblet institutionsledernes selvbetjeningsenheder sammen med de nyindkøbte fagsystemer.
"Når en institutionsleder opretter en ny medarbejder, er det jo ikke kun løn, der skal oprettes. Der følger 23 andre indrapporteringer med samtidigt, og det er egentlig mærkeligt, at leverandørerne ikke leverer systemer, der automatisk integrerer," siger han om udviklingsarbejdet med kommunens SOA-arkitektur.
Katastrofale alternativer
Det kommende københavnske it-setup vil i prinicippet kunne skaleres, så det også kan håndtere andre kommuners økonomi-, løn/personale og it-administration.
Så mens eksempelvis tre kommuner nord for København går sammen i et driftsfællesskab, kan den slags også på længere sigt lade sig gøre i København.
Kasper Schmidt fortæller dog, at København i første omgang har øjnene rettet stift mod at skabe brugervenlige systemer og en sikker drift i hovedstadskommunen.
"Alt andet ville være en katastrofe, der kan betyde, at de administrative medarbejdere skal tilbage ud i institutionerne," siger Kasper Schmidt.
Ifølge planen er det meningen, at administrationspersonale fra Sundheds-, Teknisk- og Miljø og Økonomiforvaltningen den 1. juni flytter ind i Københavns shared service center, hvorefter kultur- og beskæftigelsespersonale følger efter den 1. oktober.
Hele besparelsesmanøvren afsluttes med, at decentrale medarbejdere som eksempelvis skolesekretærer rykker ind i servicecentret, som den 1. marts 2014 vil huse i alt 900 administrative medarbejdere.
