Læs også:
CIO i Danske Spil: Nye roller til alle it-ansatte
Derfor forsvinder den klassiske danske it-chef
Top-CIO: Denne beslutning ændrede hele min karriere
En ting er at have adgang til teknologi og et hav af smarte software-funktioner.
En anden ting er at bruge dem til noget.
Efter den devise satte medicinalfirmaet Lundbeck et projekt i søen, hvor målet var at skabe 15 minutter ekstra tid hver dag til hver af firmaets knap 6.000 medarbejdere, alene ved at anvende mulighederne i den digitale platform, som firmaet er i besiddelse af.
"Et klassisk eksempel er, at man skifter en software-version med en nyere udgave, som har masser af nye funktioner, men at ingen bruger dem til noget," siger Claus Thomsen, it-direktør i Lundbeck.
"Vi satte os for at bruge mulighederne i it, og at det skulle helt konkret udmunde sig i at vores medarbejdere får 15 minutter ekstra arbejdstid - hver dag."
Ansætter en skolelærer
Virksomheden ville arbejde smartere, og vejen til den målsætning fandt man på en utraditionel måde.
"Vi ansatte en kommunikationsmedarbejder og en skolelærer, med indsigt i sociale medier, som vi parrede med en it-mand for at få flere øjne på mulighederne."
Desuden satte Lundbeck gang i et e-learning-projekt, hvor medarbejderen bliver undervist i meget korte moduler af maksimalt fem minutter i helt specifikke færdigheder, der kan gøre dagligdagen nemmere.
Man satte blandt andet fokus på Office, kommunikationsprogrammet Lync og på mere effektive samarbejdsmetoder i SharePoint.
"Nogle får sikkert tanken, at "det lyder dyrt", men det var det ikke. Der findes allerede masser af videoer og materiale til de produkter, som vi anvender. Dem samlede vi i en portal," fortæller Claus Thomsen.
Ingen tvang
Ansvaret omkring undervisning af medarbejderne blev distribueret ud til de enkelte afdelinger, og motivationen skulle komme i form af den lokale chefs engagement.
"Vi diskuterede, om vi skulle tvinge medarbejderne til at gennemgå de forskellige kurser, men endte med en beslutning om, at det er frivilligt for den enkelte, men med den enkelte leder som inspirator. Og det har vist sig som en god ide. I stedet for en ordre får medarbejderne en aha-oplevelse om, at sådan kan det også gøres." siger Claus Thomsen og fortætter:
"Man kan eksempelvis få langt mere ud af en hurtig video-chat med en kollega, end hvis samme kommunikation skulle foregå per mail. Det benytter vi os eksempelvis af."
Sådan gør du
Udover undervisning i de enkelte programmer har medicinalfirmaet også forsøgt at udbrede nye arbejdsgange.
"Mange starter dagen med at tjekke mails, men det er ikke nødvendigvis det mest hensigtsmæssige," uddyber Claus Thomsen.
"Det kan være langt mere givtigt at få strukturereret kalender og planlagt dagen i forhold til de opgaver, som man har. På den måde kommer man selv til at styre sin tid, i stedet for at andre definerer arbejdsdagen."
Et andet praktisk eksempel er, at når man booker et møde på en time, så bliver der kun afsat 50 minutter i kalenderen.
"På den måde har man også tid til at komme fra de ene til det andet møde," siger Lundbeck-manden.
I den mere utraditionelle afdeling har Lundbeck forsynet firmaets kaffemaskiner med en video på displayet, der fortæller, at det ikke skal tage længere tid at starte computeren, end det tager at hente kaffe. Ellers skal man kontakte it-afdelingen.
Det virker fint
Målsætningen har ikke været at rationaliserer, således at man efterfølgende kunne fyre det antal medarbejdere, som de mange 15 minutter til sammen kan spare.
Det har handlet om at frigive tid.
"Vi har naturligvis regnet lidt på, hvad det kunne give af besparelser, men tallet er ikke specielt interessant og bruges heller ikke til noget konkret," siger Claus Thomsen.
"Det har handlet om at arbejde smartere, udnytte mulighederne i vores it-platform, og så er tid meget vigtigt for vores medarbejdere.
For at se om målsætningen er blevet opfyldt, har man i spørgeskemaundersøgelser forsøgt at kortlægge, hvor meget tid, der er blevet frigivet til den enkelte.
"Og det bliver ikke et problem at nå de 15 minutter, selv om projektet ikke er færdigt endnu."
Læs også:
CIO i Danske Spil: Nye roller til alle it-ansatte
