Læs også:
Derfor bombarderer dine kolleger dig med cc-mails
Det kan godt være, at emailen i mange sammenhænge er et forældet kommunikations-værktøj, og at der ligger et betydeligt potentiale i at tage sociale medier og samarbejdssystemer i brug.
Man skal bare ikke begå den fejl at tro, at ny it alene forbedrer det store.
"Jeg vil advare imod, at man tror, teknologi gør ret meget i sig selv," siger Dr. Carsten Sørensen, der forsker og underviser i it og innovation ved London School of Economics and Political Science.
Computerworld interviewer Carsten Sørensen i forbindelse med en artikel-serie om emailens ineffektivitet - og om de potentielle afløsere til emailen.
Når han hiver sig op i helikopter-perspektiv, beskriver han vores brug af moderne it således:
"Problemet lige nu er, at vi er så forelskede i teknologierne, at vi ikke ved, hvordan vi skal håndtere dem. Vi bliver nødt til at få et mere afslappet forhold til det, så man ikke er nødt til at læse sin email hvert minut."
Du skal fokusere det rette sted
Det er naturligvis sat på spidsen, men problemstillingen er reel nok. It er til for at gøre os mere effektive, og det kræver, at vi forstår at bruge teknologierne på den rigtige måde.
"Hvis en organisation skal være konkurrencedygtig, kan den ikke bare have en masse mennesker, der sidder og kigger på emails og sender hinanden emails bare for at vise, at de har gjort noget, selvom det i virkeligheden ikke er vigtigt."
Carsten Sørensen har et bud på, hvorfor vi bliver ved med at sende så mange cc-mails til hinanden, når det forstyrrer og dermed går ud over produktiviteten.
"Problemet er, at det tager vores opmærksomhed fra bolden. Vi kigger for meget væk fra bolden og bruger for meget tid på de emails," siger han.
Har du tid til at komme på gode idéer?
At emailen ofte bliver for tidskrævende, er der mange, der er enige i. Det er en af grundene til, at moderne samarbejdsværktøjer og sociale netværk vinder frem i disse år.
Det er positivt, at it hele tiden udvikles og forbedres, men det ændrer ikke ved den grundlæggende problemstilling, hvis man spørger Carsten Sørensen.
"Når det kommer til stykket, er problemet, at individuelle medlemmer af organisationen er nødt til selv at balancere, om de skal kigge langt frem og være reflekterende, eller om de skal kigge lige ned og være aktive her og nu."
"Problemet med alle de her teknologier er, hvis vi ender med kun at kigge nedad; vi ender med kun at være reaktive."
"Det er svært. Både organisationer, teams og individer skal lære dybt, dybt inde i deres DNA, hvordan man håndterer de her ting. Det er et balance-spørgsmål."
"Problemet er, at hvad som helst, der gør dig rask, også gør dig syg. Hvad som helst, der sætter dig fri, gør dig også til en slave. Lommeregneren er fantastisk, men til sidst kan du ikke regne i hovedet."
Spilder du din tid på disse ting?
En rapport fra McKinsey vurderer, at mere end 900 milliarder dollars, omkring 5.000 milliarder kroner, på globalt plan kan hentes hjem på tværs af en række sektorer ved at tage sociale teknologier i brug.
"Vi estimerer, at virksomheder kan øge vidensarbejderes produktivitet med 20 til 25 procent ved at tage disse organisatoriske teknologier i brug," lyder det blandt andet i rapporten.
Carsten Sørensen deler opfattelsen af, at der ligger et kæmpe potentiale i at tage samarbejdssystemer i brug i virksomhederne.
"Teknologierne giver dig evnen til lynhurtigt og på en meget fundamental måde at lave algoritmer for alt muligt, så du kan komme i kontakt med folk, der kan hjælpe dig med det problem, du har lige nu og her. De kan virkelig skabe synergi."
"Problemet er, at de også kan gøre, at du sidder hele dagen lang og kigger på billeder af en kat."
Han nævner et konkret eksempel:
"Vi opfinder de her fantastiske internet-teknologier som Facebook, der kan løse alle menneskehedens problemer, og hvad gør vi så? Vi sidder og kigger på åndssvage billeder af folk, der falder på halen."
"Vi bliver så afhængige af teknologierne, at de distraherer os konstant, så vi glemmer at tænke," lyder det fra Carsten Sørensen.
"Teknik kan ikke hjælpe dig med at tænke, men den kan hjælpe med synergi, og det er enormt vigtigt."
Læs også:
Derfor bombarderer dine kolleger dig med cc-mails
Her er emailens svagheder: Kan gå ud over dit firma
