Når danske soldater skal i krig, er det helt afgørende, at patroner, kampvogne, underbukser, feltrationer og alt andet grej er på rette sted på det rette tidspunkt.
Den livsvigtige opgave løser Forsvarets Materieltjeneste i Ballerup.
"Vi er forsvarets indkøbsvirksomhed for alt materiel, og vi køber for mellem seks og syv milliarder kroner om året. Det er både skibe, fly, kampvogne og underbukser. Styringen af alle disse indkøb kalder vi for porteføljestyring," fortæller Thomas Nymand Bork, oberstløjtnant og chef for porteføljekontoret i Forsvarets Materielstyrelse.
It-systemet, der ligger bag, skal skabe et samlet overblik over alle disse indkøb, så medarbejderne i forsvaret er i stand til at prioritere.
"Det handler om at vægte mellem de forskellige anskaffelser, fastslå hvornår de skal gennemføres, og hvor mange penge, der skal bruges på de enkelte sager," fortæller han til Computerworld.
"Det handler om at planlægge en indkøbsplan for seks til syv milliarder kroner."
It-løsningen er baseret på Microsofts Access, og for forsvaret er den forretningskritisk i forhold til at optimere porteføljestyringen og dokumentere beslutninger, fremdrift og økonomi.
"Økonomistyringen kører vi i SAP, men den ikke-finansielle ledelsesinformation, det vil sige den styring, der omhandler anskaffelser, afvikles i Access-systemet. Men SAP-driften er afspejlet i systemet, da vi skal dokumentere, hvad pengene bliver brugt til," siger Thomas Nymand Bork.
"På den måde får vi bedst overblik over de forskellige processer."
Sidste år blev der foretaget 100.000 indkøb, der hver især kan bestå af store mængder materiel.
Udstyr til Afghanistan
Access systemet er blandt andet valgt, fordi det er et standardprodukt.
"Det er enkelt at gå til og kræver ikke en tung uddannelse af vores medarbejdere. Man er hurtigt i gang."
Ud over styring af indkøb bliver der ligeledes regnet på risikostyringen.
"Alle vores store anskaffelser vurderes ud fra de risici, vi ønsker at forudse. Her regner vi på, hvad konsekvenserne er hvis en uønsket situation eller et uheld indtræder. Konsekvenserne placerer vi så i et risikolandskab, der giver forskellige handlingsmønstre i forhold til de forskellige situationer."
Et helt konkret eksempel på risikoberegning porteføljestyringsværktøjet er forsyninger til udsendte soldater.
"Ofte handler det om en tidsmæssig risiko. Hvis vi har et behov for at sende udstyr til Afghanistan til styrker i en international operation, så er tidsfaktoren et kritisk punkt. En risikofaktor kan således knyttes til, hvor stor risikoen er for, at tidsfaktoren bliver overskredet," forklarer Thomas Nymand Bork.
Men der er mange forskellige parametre, der skal tages i betragtning.
"Et andet eksempel er, hvis vi skal skaffe nogle avancerede dele til en helikopter. Her er en række spørgsmål som: Findes de på markedet, skal de ny-udvikles eller skal de transporteres til bestemte områder. Alle disse elementer kalkulerer vi i systemet."
Det, der kommer ud af systemet, er ikke et matematisk regnestykke med ét facit, men et grundlag for en vurdering for hvor sandsynligt, det er, at en hændelse optræder, fortæller han.
Springer over i køen
Når der er fastlagt risici i forbindelse med et indkøb, prioriteres medarbejdernes tid i forhold til den.
"Hvis der er stor sandsynlighed for, at tidsrammen eksempelvis ikke kan holde, så prioriterer vi det indkøb. Kort fortalt springer vi over i køen og bringer det frem til kassen," siger oberstløjtnanten.
"Hvis noget har en stor konsekvens og en høj sandsynlighed for 'uheld', så lægger vi fokus på den bestilling, så vi kan imødegå problemerne."
Energien blandt de godt 800 ansatte i Materielstyrelsen i Ballerup bliver således lagt i de sager, der er højest prioriteret.
Forsvaret har faktisk planlagt de næste 15 års indkøb i systemet.
"Den plan justeres naturligvis i takt med, at vi påvirkes af den virkelige verden, politiske godkendelse eller manglende leverancer," lyder det fra chefen for porteføljekontoret i Forsvarets Materielstyrelse.
Læs også:
Sådan gik det: Fra hacker til topdirektør i sikkerhedsbranchen
