Du kender det sikkert godt: Bare tanken om din overfyldte email-indbakke kan få uroen til at brede sig i kroppen, mens 22 Nyhederne plaprer løs på flimmerkassen.
De fleste af os har det bedst med at have styr på arbejdsopgaverne og med at undgå fornemmelsen af, at det hober sig op med ubesvarede mails.
Derfor tjekker rigtig mange af os også indbakken ikke bare i arbejdstiden, men også om aftenen, i weekenderne og i ferieugerne.
Her er mail-problemerne
Selv om det sker med de bedste hensigter, kan konsekvensen være uheldig både for virksomheden og for dig.
"Jeg taler med it-ledere om, hvordan de kan forbedre produktiviteten og mindske nedslidningen i deres organisationer ved hjælp af it, og så går jeg gennem kontoret blot for at kunne se, at stort set alle bladrer igennem sider af nye emails i deres indbakker."
Sådan skriver Capgemini-rådgiver Andy Simpson i en kommentar om problemet i, at emailen fylder så meget.
De nye mobile enheder, medarbejderne er blevet udstyret med over de seneste år, har betydet, at email-klienten nu er blevet endnu mere fremtrædende i vores tilværelse, forklarer rådgiveren.
"Ved at bruge email til at reagere på en svær situation kan det forværre situationen"
"Vi giver ikke bare adgang til, men anbefaler også, brugen af email som den primære kommunikationsform i vores virksomheder."
"Vores tørst efter information, viden, sladder, rygter og simpel nysgerrighed har skabt et skift i måden, vi opfører os på, imod at være kommunikationsmæssigt aktive. Hvis vi ikke kan tale ansigt til ansigt, sende en besked eller chatte, er emailen det naturlige alternativ," skriver Andy Simpson.
"Resultatet er, at email-kommunikation i dag i virksomheder er højere prioriteret end face-to-face eller telefonsamtaler."
Email i fritiden - er det en god idé?
Andy Simpson fremhæver, at der er dem, der mener, at det er en fordel, at man nu også lige kan tjekke mails om aftenen, fordi man så er på forkant med den følgende dags arbejde.
Og så er der dem, der mener, at man har brug for at holde fri, når man har fri, så man kan være helt frisk i hovedet til efterfølgende dag.
Selv mener Capgemini-rådgiveren i sin kommentar, at der er argumenter både for og imod de to måder at arbejde med emails på.
"Hvis du tjekker email uden for kontortid, vil du have færre ulæste emails i din indbakke den næste dag."
"Men, og det er et stort men, svarer du ordentligt på emailen, eller har du blot udskudt den potentielle handling, som emailen kræver, til den næste dag?"
"Samtidig skaber du ved ofte at svare på emails uden for kontortid ubevidst en forventning om, at du bruger email som din foretrukne kontakt-form, hvilket resulterer i (ja...) flere emails!"
Vi tør ikke tale med hinanden
Samtidig peger Andy Simpson på en anden velkendt problemstilling ved den markante brug af emails på arbejdspladserne.
"En af de ting, der er generelt accepteret, er, at folk ‘gemmer' sig bag en email, fordi det anses som mindre stressende at konfrontere på tekst end ansigt til ansigt. Men ved at bruge email til at reagere på en svær situation kan det forværre situationen, der kunne have været håndteret bedre ansigt til ansigt eller over telefonen."
"Løsningen er: Du skal ændre den måde, du og din virksomhed arbejder på. Du er ikke nødt til at bruge email som den primære måde at kommunikere på," skriver Capgemini-rådgiveren
Hvad mener du?
En McKinsey-rapport har konkluderet, at den gennemsnitlige vidensarbejder bruger 28 procent af arbejdstiden på emails.
Det vidner om, at de fleste af os har ganske mange mails, vi skal forholde os til (eller i hvert fald tror, at vi skal forholde os til).
Formentlig er det også årsagen til, at rigtig mange tjekker mails uden for kontortid. På den måde kan man måske mindske lidt af mail-presset til den efterfølgende arbejdsdag.
Flere virksomheder har forsøgt at begrænse brugen af emails for netop at øge medarbejder-produktiviteten - læs om erfaringerne med det her.
Hvordan griber du selv mail-udfordringen an?
