Hele Danmarks Skat har store og tunge it-systemer til den årlige indkradsning af omkring 1.000 milliarder skattekroner hos danskerne og i vores selskaber.
Løbende udbud på disse store it-driftssystemer kan være en bekostelig affære, har man erfaret hos hele Danmarks Skat.
Derfor har Skats it-direktør Jan Topp for godt et år siden søsat et projekt til at holde udgifterne nede i forbindelse med nye udbud på eksempelvis Skats told-, SAP- og tast-selv-systemer.
Han kaldte projektet 'udbuds-fabrikken', og det havde til formål at skære fedtlag og komplicerede formuleringer fra, og i stedet give Skat en mere strømlinet og generisk tilgang til udbuddene.
På den måde kan Skats medarbejdere lettere gå til driftsudbuddene på egen hånd uden brug af dyre, eksterne konsulenter.
Cirka halvandet år efter lyder resultatet, at Skat har sparet omkring 100 millioner kroner på 10 udbud i form af bedre priser på drift- og vedligeholdelsesområdet.
"Processen er det allervigtigste ved udbuds-fabrikken. Udbuddene skal jo køre igen og igen, og derfor har det været vigtigt, at vi har fået alt sat i system," fortæller it-direktør Jan Topp fra Skat til Computerworld.
Alle kan planlægge bedre
For at hive så store besparelser hjem har Jan Topp trukket i flere håndtag på fabrikken for, at skattemyndigheden nu kan spytte sine udbud ud på samlebånd.
Først og fremmest har Skat intensiveret sin dialog med de leverandører, der traditionelt leverer services, ydelser, software og hardware til den it-tunge myndighed.
I dialogen med leverandørerne fortæller Skat om kommende udbud, forklarer om sine systemer og ikke mindst kravene til kompleksitet og integration.
"På den måde kan leverandørerne planlægge, hvad de skal byde ind på og planlægge deres ressourcer meget mere effektivt nu," siger Jan Topp.
Arbejder med skabeloner
Typisk løber Skats driftsudbud på en lille håndfuld år, og der er lagt planer for udbud over de kommende år.
Når der så konkret skal udarbejdes nye udbud, har Skat tidligere i høj grad brugt eksterne konsulenter.
De tider er forbi nu, efter Skat har udarbejdet skabeloner til de kommende udbud, hvor eksempelvis nye teknologi-krav, lovforordninger og ønsker fra forretningsdelen nemt kan tilføjes.
"Vi forsøger at lave udbuddene så simple og generiske som muligt i tæt dialog med leverandørerne," forklarer Jan Topp en af årsagerne til de store besparelser med.
Han fortæller, at Skat derudover har fokuseret på entydige standarder og smidig prækvalifikation for at kunne gøre udbudsprocessen både lettere og ikke mindst billigere.
"Besparelsen på 100 millioner kroner er et øjebliksbillede og et udtryk for den besparelse, Skat lige nu har opnået. Men det det kan være, at det til næste år er blevet dyrere eller endnu billigere," siger Jan Topp og fortsætter:
"Det indikerer dog, at satsningen på åben leverandør-dialog, standardiserede kontraktvilkår og ensartet styring har været vejen frem for os."
Taler med de andre
På grund af succesen med sine udbud på driftssystemerne, der alle bliver hostet ude i byen, har Skats it-direktør været i jævnlig kontakt med andre statslige it-ansvarlige.
For når Skat kan spare så mange penge på sin udbudsfabrik, kan der være god synergi i at hjælpe og vidensdele på tværs af sektorer, lyder ræsonnementet.
"ja, vi mener godt, vores nye tilgang til driftsudbuddene kan overføres i stor skala. Vi er gået i gang med videndeling med de andre it-chefer i staten," siger Jan Topp, som senest har fortalt om sine erfaringer med udbudsfabrikken til ATP, Domstolsstyrelsen og Danske Spil.
Han nævner også, at når udbuddene på driftssiden er blevet så smidige og ikke mindst billige, ønsker Skat også at kigge nærmere på sine udviklingsprojekter og -udbud.
"Der kan ikke herske meget tvivl om, at vi ønsker en mere agil tilgang på udviklingssiden," slutter Jan Topp.
Læs også:
Tidligere skattedirektør: Lad os droppe selskabsskatten i Danmark en gang for alle
Danmarks kamp mod momssvindel er endt i mere bureaukrati for it-firmaerne
