Interview: En markant markedsudvikling mod billigere priser på servere- og storage og et grundigt forberedelsesarbejde.
Det er hovedårsagerne til, at Aarhus Kommune nu kan glæde sig over at have opnået betydelige besparelser i omkostningerne til it-outsourcing.
"Sådan noget som storage var dyrt for nogle år siden, og i dag er det ekstremt billigt," forklarer Flemming Nielsen, chef for Fælles Service i Aarhus Kommune, der blandt andet omfatter digitalisering og it og indkøb og udbud.
Han fortæller, at kommunen tilbage i 2008-09 outsourcede ganske mange ting, blandt andet drift af servere og mail/kalender.
De kontrakter skulle fornyes sidste år, og det var med udgangspunkt i markedsudviklingen, at kommunen tog fat på arbejdet sammen med en ekstern partner.
"Der sker selvfølgelig en kraftig prisudvikling over fem-seks år, ikke mindst på storage, og nu begynder der også at være noget cloud, man kan gå efter," forklarer Flemming Nielsen.
"Da vi så skulle forberede vores genudbud af det her, tog vi en dialog om, hvordan vi skulle slice det her udbud. Om vi skulle udbyde det som de to kontrakter, der lå, eller skære kagen på en anden måde."
Opnåede store besparelser
Ved at tage udgangspunkt i sourcing-priserne på markedet og de generelle markedsvilkår endte endte det ud med, at kommunen gik efter en form for privat cloud, hvor der er et forholdsvist fleksibelt setup, og man blandt andet kan skrue op og ned for server og storage, når det er nødvendigt.
"Der var seks, der bød på det, så der var ret god konkurrence, og så endte den så hos Atea. Det er så blevet implementeret her op til nytår," forklarer Flemming Nielsen, der samtidig oplyser, at kontrakten på driften af mail/kalender og SharePoint landede hos Progressive.
"Vi udbød to dele, men det blev så skåret lidt anderledes end tidligere. Og der var faktisk ret store besparelser på begge dele," siger Flemming Nielsen til Computerworld.
Selvom der her er tale om nogle meget specifikke it-områder, mener Flemming Nielsen, at der generelt er væsentlige besparelser at hente, hvis man begynder at genforhandle og genudbyde kontrakterne - og også sikrer, at kontrakter tager højde for prisudviklingen.
"Det er jeg overbevist om, men vi har selvfølgelig gjort noget hen ad vejen. I de oprindelige kontrakter havde vi også indbygget noget regulering og indeksering, fordi vi vidste, at priserne på sådan noget som storage ville falde i løbet af årene."
"I nyere kontrakter har vi indbygget benchmark-klausuler, så vi efter en periode kan lave en benchmark med en neutral part, og så er der mulighed for at gå ind og regulere priserne."
"Prismekanismerne er blevet mere modne og fleksible," lyder det fra chefen for Fælles Service i Aarhus Kommune.
Handler ikke kun om priserne
Flemming Nielsen forklarer, at priserne ikke er den eneste bevæggrund, når kommunen outsourcer it-ydelser.
"Vi outsourcede ret meget i 2008-2009, og det var ikke en spareøvelse, men primært, at vi havde meget store vanskeligheder ved at få standardiseret og konsolideret internt - og så handlede det også om ekspertise og sårbarhed."
"Det er svært at have spidskompetencer inden for så mange discipliner, som man skal kunne håndtere i et setup som vores."
Flemming Nielsen siger samtidig, at det er for tidligt at sige, hvor mange penge kommunen præcist har sparet, men han er ikke i tvivl om, at det er et betydeligt beløb:
"Vi sidder i øjeblikket og regner på, hvor mange penge, vi har frigjort," siger han og tilføjer, at man ikke bare kan kigge på eksempelvis de rå storage-priser, men også skal indregne de udgifter, der til folk i kommunen, der skal styre leverandør-samarbejdet fremadrettet.
"Der er forskel på brutto- og nettogevinsten, for et cloud-setup stiller altså også nogle krav til os selv i forhold til, at vi skal være dygtigere til at styre kapaciteten og dimensioneringen."
"Der ligger rigtig mange penge i hele tiden at få trimmet sin installation. Over de seks år har vi nedbragt antallet af servere til under halvdelen af, hvad det oprindeligt var," lyder det fra Flemming Nielsen, chef for Fælles Service i Aarhus Kommune.
Læs også:
Tre gode råd: Virksomheder går glip af millioner ved forkert it-sourcing
Sådan benchmarker du it-outsourcing og får mest ud af din investering
Mød tre danske it-afdelinger: Knivskarpt fokus på drift, innovation og projektstyring
