I Danmark er det forbudt at modtage - eller tilbyde - bestikkelse til offentligt ansatte.
Alligevel har offentligt ansatte modtaget gaver og varer til spottilbud fra it-firmaet Atea. Fire er allerede dømt for modtagelse af bestikkelse, og i alt er 12 tiltalte, imens yderligere 10 er sigtede.
At den slags forekommer, overrasker dog ikke Jens Brøndberg, stifter af indkøbsplatformen Mutonic, tidligere indkøbschef hos DSB og rådgiver i indkøb og udbudsregler.
"Det er både forkert og ulovligt, og vi har desværre set den slags ske i det offentlige i årevis. De fire sager indtil nu er pebernødder i forhold til, hvad der ellers sker i det offentlige, for der er rigtig mange, der gør det her," siger Jens Brøndberg.
Det kan du læse mere om her: Tidligere indkøbschef i DSB om dom i bestikkelsesag: "Hvis man ryger i fængsel for at have modtaget iPads, er der mange i det offentlige, der bør være bekymrede"
Jens Brøndberg arbejder i dag med at rådgive offentlige virksomheder i indkøb og i udbudsregler samt SKI-aftaler, og både i sit arbejde som rådgiver, og som tidligere indkøbchef hos DSB, har han hørt og set sin del af "smørelse" til det offentlige.
Atea har blandt andet i en intern mail kaldt gaver for "smørelse". Det kan du læse mere om her: Atea-mail afslører: Har på en måned foræret Apple-produkter for 76.000 kroner til offentligt ansatte som 'smørelse'
Men hvordan undgår man, at ens ansatte bliver fristede til at modtage bestikkelse? Jens Brøndberg kommer her med tre gode råd til forebyggelse af bestikkelse i det offentlige.
Hav klare, tydelige regler
Første råd er også det mest åbenlyse: Hav en klar og tydelig politik omkring modtagelsen af gaver.
Loven forbyder, at man som offentlig ansat må modtage gaver, men enkelte undtagelser kan være acceptable, alt efter hvad den offentlige virksomhed eller institution beslutter.
Nogle institutioner tillader, at man må modtage små symbolske gaver som en buket blomster eller en æske chokolade fra eksempelvis pårørende til en plejehjemsbeboer, imens det er fuldstændig forbudt andre steder.
Lige så er det vigtigt at beslutte og gøre klart, om man må foretage private indkøb igennem leverandører.
Dette skete gentagende gange hos Københavns Kommune, hvor to er dømt for modtagelsen af bestikkelse i form af høje rabatter. De to dømte mente, at det var okay at indkøbe elektronik igennem Atea, hvilket en chef fra Københavns kommune under retssagen fortalte, at det ikke var i orden ifølge kommunens reglement.
Hav derfor et cirkulære, en pjece eller notat på organisationens Intranet, der er let tilgængeligt. Vær desuden sikker på, at ansatte både læser og forstår reglementet og ikke mindst konsekvenserne ved at bryde reglerne. Dette gælder særligt udsatte positioner i virksomheden som netop it- og indkøbsafdelingen.
"Det er lederens ansvar at have styr på, at alle kan policen udenad i søvne. Så hav en knivskarp one-pager klar og kommunikér den massivt ud til medarbejderne. Du sidder som offentligt ansat med et kæmpe ansvar. Det er såre simpelt at lave, men rigtig mange får det ikke gjort," siger Jens Brøndberg.
Fjern incitamenter til at "smørelse" kan forekomme
Et andet punkt er at fjerne incitamentet til at blive tilbudt bestikkelse.
"Ofte tilbyder leverandører gaver, "smørelse", for at få de offentlige institutioner til at købe alle sine indkøb, store som små, hos virksomheden. Det er jo nemt at gå til sin faste forhandler fra et udbud/SKI-aftale, hvis man lige mangler et par nye iPads til et projekt. Det er det, som de store leverandører tjener sine penge ved," siger Jens Brøndberg.
Ifølge Jens Brøndberg er der mange institutioner, der eksempelvis ikke indhenter tilbud, hvis beløbet er lille nok. Hvis det handler om et par nye computere til 20.000-35.000 kroner i alt, så køber mange det bare hos sin vanlige leverandør.
"Hos DSB havde vi en regel om, at alle indkøb over 50.000 kroner krævede, at vi indhentede mindst tre tilbud - Allerede der har du fjernet en stor del af incitamentet til smørelse, for du undgår bekvemmelighedskøb hos den vanlige leverandør," siger Jens Brøndberg, der tilføjer, at du samtidig ofte vil få et bedre tilbud og dermed spare penge.
Effektiviser indkøbsprocessen
Det hjælper ikke kun at have en politik om at indhente flere tilbud. Processen skal også effektiviseres, så det sker hver gang.
"Hav gode, og enkle processer for, hvordan i håndterer indkøb i store og små størrelser, så man ikke bare falder i fælden og køber ind hos en forhandler hele tiden. Du skal passe på ikke bare at ende hos din udbudsleverandørs webshop, for det er der, at de tjener alle sine penge."
En god ide er at anskaffe sig et værktøj som effektivt gennemfører tilbudsindhentninger med dertilhørende gennemsigtighed og dokumentation. Jens Brøndberg nævner selv Mutonics egen indkøbplatform, som han selv er medstifter til, men forklarer, at der også findes andre værktøjer. Det vigtige er bare, at man effektiviserer sin proces.
"Det hjælper jo ikke at gå ned til indkøbsafdelingen og sige, at "nu skal i lave bedre indkøb". Den slags skal effektiviseres. Hav eksempelvis tre-fire leverandører, som du indhenter tilbud fra, gør processen enkel og ligetil, og hav regler om, hvornår det er nødvendigt, og hvem der gør det," siger Jens Brøndberg.
Læs også: Forstå Atea-bestikkelsessagen: Det er der sket indtil nu - og det sker der i løbet af 2017
