Nilfisk-Advance har for nylig åbnet en medarbejderportal, som koncernens godt 5.000 medarbejdere i 39 lande har adgang til.
Projektet tog et halvt år, fra der blev trykket på startknappen, og kostede fire millioner kroner.
"Baggrunden for projektet var, at medarbejderne spildte for meget tid med at lede efter informationer, og at mange var utilfredse med den interne kommunikation," fortæller Steen Andersen, Group IT Manager, Nilfisk-Advance.
Derudover havde ledelsen et ønske om at skabe et 'One Company' for at sikre fællesskabsfølelsen hos de mange medarbejdere i Nilfisk-Advance, der består af afdelinger over hele kloden, samt et mylder af opkøbte virksomheder.
Bad om fire bud
For at få drev i tingene bad Steen Andersen fire leverandører om at komme med deres bud på en sådan medarbejderportal. De fire var Netcompany, Creuna, Ementor og Vision People
"Vi spurgte dem: "Hvordan har I tænkt jer at gribe den her opgave an" og fik en præsentation på en time og en spørgerunde på en time. På den baggrund valgte vi Netcompany, der sammen med Creuna var klart længst fremme i skoene, når det gjaldt den forretningsmæssige forståelse," siger Steen Andersen og fortsætter:
"Prisen for portalen var cirka fire millioner kroner, og fra vi fik pengene af direktionen, til vi gik live, gik der seks måneder. Derudover har vi selv brugt kræfter på at rulle ud og træne medarbejderne i brugen af den nye medarbejderportal."
En portal er der ikke meget grin ved, hvis ikke den har noget spændende at byde på, så Steen Andersen fik ansat en kommunikationsansvarlig til at gøre noget ved indholdet.
Hun kom til godt en måned før vi gik live, husker Steen Andersen. Trine Pondal hedder hun, og hun er her endnu, nu som kommunikationschef.
Andre kan bruge din viden
Klokken 13 den 7. december 2007 gik portalen i luften, og den har været i drift siden.
"Der har selvfølgelig været nogle udfordringer, det er jo et Microsoft-produkt. Blandt andet har vi haft integrationsproblemer fra SharePoint til AD (Active Directory, red.)," siger Steen Andersen.
Den største udfordring har ikke været teknisk, men at få brugerne rundt omkring i verden til at bruge vidensdelen af portalen, der kører på en central server i Brøndby.
"Du skal tænke over, at den information du sidder med, den er der andre, der kan have glæde af. At få folk til at tænke sådan tager tid," siger Group IT Manageren, der personligt i implementeringsperioden har anvendt mange ressourcer på at 'sælge' koncernens nye portal til de mange medarbejdere.
Halvdelen skal væk
Nu er portalen i drift, og Steen Andersen har flyttet fokus til at mindske kompleksiteten i Nilfisk-Advance.
"Totalt set har vi for mange applikationer, og der kommer hele tiden nye til fra de mange opkøbte selskaber. På infrastrukturen er vi nået langt med konsolideringen, men på applikationssiden er der langt endnu," siger Steen Andersen, som vurderer, at mindst halvdelen af alle applikationer skal væk.
I hele Nilfisk-Advance koncernen er der 60 it-medarbejdere. De 18 sidder i USA og resten i Brøndby. Faktisk er der også nogle stykker i Asien, men dem tæller Steen Andersen ikke med, fordi de "endnu ikke er konsolideret ind i koncern it."
Indtil de for alvor bliver det, kan medarbejderne i hvert fald blive klogere på deres arbejdsplads ved at studere den nye portal.
