"Nej, hvor er den fin, og hvor den blinker smukt."
Det er ikke juledekorationen, chefen falder i svime over. Det er grafikken i business intelligence-systemet, der med sine blinkende lamper, speedometer og farvede pile, ser pænt ud på computerskærmen.
At se pænt ud er reelt hvad BI-systemet i mange virksomheder nøjes med at gøre.
Ledelsen bruger dem ikke til andet, end at konstatere tilstedeværelsen af de rapporter, som systemet spytter ud.
Nogen egentlig betydning for virksomhedens forretning har BI-systemet ikke.
"Mange BI-løsninger er frakoblet resten af forretningen. Masser af flotte farver og blinkende lamper, men reelt uden anvendelse i organisationen, fordi løsningen ikke afspejler strategi og fokusområder."
Det siger Ole Dalsgaard, som har en fortid som divisionsdirektør i SAS Institute, men som de seneste knap tre år har drevet sin egen konsulentforretning med rådgivning inden for opbygning af ledelsesinformationssystemer.
Hvad vil vi opnå?
Han ser i sit daglige arbejde grelle eksempler ude hos virksomhederne, hvor BI-løsningen fungerer glimrende rent teknisk, men hvor indholdet grundlæggende er uinteressant for den øverste ledelse.
Han ser mange BI-projekter, der sættes i gang uden at ledelsen har gjort sig klart, hvad den vil med projektet.
Spørgsmål som: Hvem er brugerne? Hvad vil vi opnå? Hvad skal vi styre anderledes? Hvad skal vi dokumentere - og hvorfor? - bliver ikke stillet.
"Derfor findes der adskillige BI-løsninger rundt om i det ganske land, som er staffage og uden kobling til virksomhedens reelle styring. Hvis ikke ledelsen og organisationen har et klart billede af, hvad den vil opnå med deres BI-løsning, bør de hellere lægge projektet på hylden, og bruge kræfterne på andre ting," siger Ole Dalsgaard.
Den største udfordring i et BI-projekt ligger simpelthen i beslutningsfasen.
"Det er en intellektuel øvelse, der skal laves først, og det skal topledelsen gøre. Indfører vi BI for at få bedre styr på økonomien, produktionen eller er det for at legitimere, hvad skattekronerne bruges til?"
Otte gode råd
Et BI-system, der er undfanget under parolen 'So ein Ding müssen wir auch haben', har ingen værdi.
Tværtimod koster den penge, og man risikerer at spilde tiden på at kigge på informationer, som ikke har direkte betydning for bundlinien.
Det er en stor risiko at løbe i især krisetider.
"Hvis de informationer, systemet spytter ud, ikke er vitale for organisationen, kan det være lige meget. Mennesker agerer på det, de bliver målt på, og hvis de ikke bliver målt på resultaterne fra BI-systemet, fokuserer ingen på det, og så har det ingen værdi. BI har kun værdi, hvis informationerne kan relateres direkte til, om forretningen går godt eller skidt. I en fodboldkamp måler man jo heller ikke på spillernes vægt og skostørrelse, men på de mål, der bliver scoret," siger Ole Dalsgaard.
Derfor skal det integreres fuldt og helt i organisationen. Ellers er det et pseudosystem, mener han.
"Man risikerer at måle på antallet af kursusdage eller kompetenceprofiler, eller hvor mange kvindelige ledere og ansatte med anden etnisk baggrund end dansk, der er i virksomheden, selvom det hele egentlig handler om, hvorvidt man får solgt noget eller ej."
Otte gode råd om BI
Ole Dalgaard giver her en række ting at tænke over, inden man går i gang med et BI-projekt.
Formålet skal være klart
Hvad er det, du skal du styre, som du ikke kan styre i dag? Hvis formålet ikke er krystalklart, så vent med at gå i gang med dit BI-projekt.
Indholdet skal give mening
BI skal afspejle organisationens strategiske mål, interne kontrakter og fokusområder. BI skal bruges til at styre virksomheden med. Mangler den kobling, giver BI ingen mening.
Undgå at drukne i data
Informationsmængderne vokser og vokser. Derfor er fravalg af irrelevant information ligeså vigtig som tilvalg af relevant information. Undgå 'information overload'.
Fremtid frem for fortid
Fortiden er uinteressant - med mindre den kan bruges begavet til at kvalificere fremtiden. BI skal bygges, så historikken kan bruges til at give intelligente bud på fremtiden.
Brugen demokratiseres
Alle andre end ledelsen er brugere af BI. Det stiller høje krav til tilgængelighed og brugervenlighed. BI er ikke længere et ekspertsystem.
BI kan ikke trylle
Du får aldrig bedre information ud, end hvad dine data og registreringspraksis giver mulighed for. Er dit datagrundlag dårligt, så start med at rette op på det.
En del af helheden
BI skal integreres i organisationens samlede styring. Det betyder, at principper for incitamentsstrukturer, belønningssystemer og ledelsesmæssig opfølgning skal kobles til BI-resultaterne.
Den fælles sandhed
Når BI-projektet først er i gang, er det fremover den fælles sandhed. Ledelsen må ikke acceptere, at der er afdelinger eller funktioner i organisationen, der fortsat vælger at måle og veje tingene på anden vis. For så opnår man aldrig den ønskede gennemsigtighed og fælles styring.
