Der er nu fem standarder klar, der skal bidrage til at løse det offentliges udfordringer med dokumenthåndtering.
De fem nye standarder er Sag, Dokument, Arkiv, Organisation og Klassifikation. I løbet af 2010 vil også Part, der vedrører CPR, blive klar, fortæller Mads Ellehammer.
Han er specialkonsulent og projektleder på ESDH-projektet i Kommunernes Landsforening, KL, og har siden sommeren sidste år arbejdet som tværfaglig projektleder i de arbejdsgrupper, der nu har fået godkendt fem af seks standarder til det offentliges håndtering af sager og dokumenter samt nogle generelle principper og retningslinjer, der gælder på tværs af alle standarderne.
Kommuner og statslige organisationer er lige nu i gang med forskellige projekter, der skal vise, at standarderne rent faktisk også virker.
Blandt andet kører Odense Kommune i øjeblikket et proof of business-projekt, der efter planen skal være gennemført inden november 2010.
Hvem arbejder hvor?
Netop Odense Kommune, der er i gang med at implementere Organisationsstandarden, er et godt eksempel på principperne for de nye standarder, fortæller Mads Ellehammer.
"I modsætning til de gamle FESD-standarder, er de nye standarder opdelt i en række mindre dele - forretningstjenester - som kan anvendes separat. Nu kan man med standarderne montere et interface oven på andre systemer end traditionelle ESDH-systemer," forklarer Mads Ellehammer.
Baggrunden for, at Odense Kommune gik i gang, var imidlertid en anden.
"Kommunen skulle lave en medarbejderundersøgelse, og HR-chefen ville vide, hvilke medarbejdere, der arbejder under hvilke chefer, og hvor de sidder organisatorisk. De oplysninger kunne ikke umiddelbart skaffes," siger Mads Ellehammer.
Man kiggede i lønsystemet efter oplysningerne, men det gav ikke noget klart billede. For eksempel får kontorelever ikke løn fra den organisatoriske enhed, de sidder i.
Odense udvikler eget system
"Og lønsystemet indeholder ikke kun de ansatte, men eksempelvis også plejefamilier. Der var mange forhold, der gjorde, at det var svært at svare på et egentlig ret simpelt spørgsmål: Hvilke medarbejdere har vi siddende hvor og under hvilken chef?" fortæller Mads Ellehammer.
Odense Kommune gik derfor i gang med at udvikle sit eget system, APOS (Autoritativt Personale Organisations Strategi), som man i løbet af 2010 vil montere med den nye Organisationsstandard.
"De laver også et testmiljø, så andre leverandører kan teste op mod systemet, og det skal efter planen i rigtig drift efter sommerferien," siger Mads Ellehammer.
Også XML-skemaer er klar
Selvom det sidste år stod klart, at stat og kommune ikke ville gennemføre et fælles offentligt udbud om indkøb af elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystemer, FESD, har samarbejdet været en succes.
Under FESD2-arbejdet besluttede FESD-styregruppen, at udbuddet ikke skulle gennemføres, og ansvaret for standardiseringen af sags- og dokumentområdet blev overdraget til et OIO-udvalg (offentlig information online, betegnelse for fællesoffentligt samarbejde om arkitektur og standarder, red.) for sags- og dokumentområdet, der blev konstitueret i januar 2009.
Beslutningen i 2009 om ikke at lave et stort fælles offentligt udbud bundede ikke i uenighed - snarere tværtimod - men i en erkendelse af, at stat, regioner og kommune havde forskellige krav og forskellige udbudsstrategier.
Konsensus og samarbejde
Arbejdet med at udvikle standarderne til sag og dokument har været for alle interesserede, og selvom FESD-samarbejdet altså lukkede, har konsensus og samarbejdet hele tiden været stor, fortæller Mads Ellehammer.
"Og arbejdet med at udvikle standarderne brugte vi hele sidste år på, og i december fik vi altså fem standarder godkendt. Og nu er også XML-skemaerne blevet udviklet og offentliggjort."
Mads Ellehammer henviser til Digitaliser.dk, hvis man ønsker en mere detaljeret beskrivelse af standarderne og de konkrete XML-skemaer.
"I 2010 satser vi på at vise, at standarderne virker og kommunikere noget mere om det. Vi har lukket os så meget inde i arbejdskammeret, at vi har glemt at fortælle omverdenen, hvad vi laver," erkender Mads Ellehammer.
