Stort og flot eller småt og godt?
Handelsuniversitetet i København, Copenhagen Business School, CBS, valgte det sidste, da stregerne til et nyt ESDH-system skulle slås.
Udgangspunktet var, at de traditionelle ESDH-løsninger typisk er for komplicerede at bruge, og dermed udebliver de effektiviseringer, man ellers kunne forvente.
Sammen med den lille danske ESDH-udvikler, IT Lean, har CBS nu skabt et sags- og dokumenthåndterings-system, som begge parter har store forventninger til.
CBS melder om god respons fra medarbejderne, der bruger systemet. De første par hundrede af omkring 1.000 brugere er nu på løsningen, og medarbejdernes tilbagemeldinger er klart positive, lyder det fra CBS' digitale forvaltningschef, Henrik Karsbøl.
"På CBS ønskede vi en forretningsdrevet lagring af vores viden, og en brugervenlig og let arkivering. Der må ikke være et højt dørtrin, for så bliver det ikke gjort," siger han.
De vigtige informationer bliver nu gemt af brugerne, fordi systemet er en naturlig del af arbejdsprocessen.
"Gevinsten høster vi på flere måder. Alle relevante data kommer frem, og de er lettere at finde igen. Kvaliteten af vores arbejde bliver dermed bedre. Samtidig får vi en rationaliseringsgevinst på omkring 5-6.000 arbejdstimer årligt, når alle er med," uddyber Peter Pietras, universitetsdirektør på CBS.
Fra SharePoint til CasePoint
CBS's nye ESDH-løsning hedder CasePoint, og er baseret på Microsoft SharePoint.
De to udviklere bag systemet, Steen Westergaard og Dennis Lindberg Jensen, dannede i 2007 virksomheden IT Lean, der holder til i it-iværksættermiljøet på IT-Universitetet på Amager.
De to har arbejdet med SharePoint, siden første version kom på gaden i 2001. Siden har de udviklet intranet- og internetløsninger, og migreret data mellem forskellige SharePoint-versioner. De erfaringer gjorde det muligt at udvikle CasePoint.
CBS er den første organisation, der er hoppet på CasePoint ESDH, som er integreret i intranettet.
"De store, kendte ESDH-løsninger kan for meget og vil for meget, og kun få virksomheder og organisationer har de behov. For eksempel skal du typisk udfylde 5 til 18 felter for at placere et dokument rigtigt. Det tager tid, og derfor bliver det ikke gjort," fortæller Steen Westergaard.
IT Lean udviklede en ny metode, der autoklassificerer dokumenterne med metadata, når de gemmes. Udgangspunktet har været, at lagring og deling af viden ikke skal kræve en ekstra indsats fra den enkelte medarbejder.
"Og vi ville have en generel intranet-baseret videndelingsløsning frem for en specialiseret ESDH-løsning. SharePoint var oplagt, blandt andet fordi medarbejderne kun skal lære et enkelt system for at håndtere og arbejde med dokumenter i ESDH-løsningen og på intranettet," siger Steen Westergaard.
Direkte fra Office
De daglige arbejdsgange på CBS starter ofte i Office-programmerne, og derfor kan brugeren gemme dokumenter og e-mails i CasePoint direkte fra Office.
En nyudviklet og enkel Google-lignende søgemetode finder de ønskede dokumenter igen.
At CBS valgte at indgå et samarbejde med IT Lean, i stedet for en af de store ESDH-leverandører, var meget bevidst, siger han.
"Vi vidste godt, at IT Lean ikke er et stort konsulenthus. De har til gengæld stor viden om SharePoint og intranet, og de har været gode til at tænke forretningsorienteret," erklærer universitetsdirektøren.
De Syv Teser om ESDH
Den praktiske tilgang til opgaven formulerede CBS og IT Lean i en strategi, der gik under navnet De Syv Teser.
De lyder således:
"Det skal være lige så let at oprette og gemme dokumenter i CasePoint som på skrivebordet eller fildrevet."
"Brugerne skal ikke udfylde metadatafelter, når et dokument gemmes."
"Alle dokumenter beriges automatisk med relevante og konsistente metadata, når de gemmes i CasePoint."
"Søgning foregår via ét søgefelt, og resultatet præsenteres som en facetteret søgning."
"CasePoint skal kunne anvendes af alle medarbejdere."
"CasePoint skal være en vidensdelingplatform, der udvisker forskellen mellem intranettet og ESDH uden at kompromittere sikkerhed og de specielle lovkrav, der gælder for en ESHD-løsning."
"Enkelhed er vigtigere end kompliceret funktionalitet."
"Gem, og du skal finde"
"Der er basalt set tre brugertyper: Læsere, sagsbehandlere og klassificerede brugere. Den ansattes stilling betinger adgangen til sagsområder, og sikkerheden bestemmes ud fra brugerens rolle," siger Henrik Karsbøl.
CBS opererer med fem arbejdsområder, hvor dokumenter placeres på et forskningsprojekt, en bygning, en studerende, en medarbejder eller en virksomhed, myndighed eller organisation (corporate).
I traditionelle systemer udfylder brugeren en lang, hierarkisk dokumentplacering.
"Men den er dømt til at mislykkes de fleste steder. Ofte husker du ikke, hvor du gemte en sag sidste gang, og hvad du kaldte dokumentet. Den barriere har vi fjernet. Dokumentet gemmes på den person eller det objekt, det handler om. Intuitivt og enkelt," mener Steen Westergaard, IT Lean.
Der kan søges med fritekst, og navigatorer afgrænser søgningen
"'Gem, og du skal finde', som vi siger. Den nemme måde at lægge dokumentet ind på, vil få betydeligt flere til at dele deres viden med andre, og øge resten af organisationens muligheder for at bruge den viden, der findes," siger Henrik Karsbøl, CBS.
Prisen på IT Leans ESDH-produkt afhænger meget den konkrete case, oplyser Steen Westergaard, men en tidsubegrænset brugerlicens bevæger sig i prislaget mellem 500 og 2.000 kroner afhængig af antal brugere.
