E-mailen er alfa og omega i enhver moderne virksomhed, og måske er det forklaringen på, at så få virksomheder har fortalt medarbejderne, hvornår de ikke skal tjekke deres indbakke.
I hvert fald er e-mail-politikker langt fra fast inventar ude i erhvervslivet, fortæller Mads Qwist, chefkonsulent hos StressEksperterne, der rådgiver virksomheder om stressforebyggelse.
"Vi ser næsten aldrig, at der er en e-mail-politik eller kommunikationspolitik, som det faktisk er, fordi det også har noget at gøre med, hvornår man ringer og sms'er til kolleger."
Mads Qwist fortæller, at StressEksperterne i 2007 lavede en tendens-måling blandt medarbejderne i de virksomheder, som konsulenthuset rådgiver.
Undersøgelsen viste, at medarbejderne minimum en gang om ugen oplevede at få en mail uden for arbejdstid, der enten gjorde dem kede af det eller nervøse.
"Vi kan ikke styre, hvad vores følelser reagerer på. Det er derfor, at du vil reagere følelsesmæssigt, hvis du får en mail med et frustrerende budskab, uanset om du får den morgen eller aften," siger Mads Qwist.
"Udfordringen er bare, at du oftest ikke kan handle på den mail, hvis du læser den klokken 22 om aftenen derhjemme," tilføjer han.
Vigtigt med grænser
Mads Qwist mener, at det er en god idé, at man i virksomheden har en mail-politik, der siger, hvornår det forventes, at man tjekker mail - afhængig af hvilken stilling man har.
Og selvom arbejdstider i 2010 er langt mere flydende, end det var tilfældet tidligere, så skal der trækkes en grænse, lyder rådet.
"I dag er der ikke nogen grænse. Det kan godt være, at der er en kontortid, der hedder 08.30 til 16.30, men der er ikke reelle arbejdstider længere. Det skal vi ikke prøve at bekæmpe, men vi skal lære at håndtere det."
"Virksomheden skal definere, hvornår medarbejderne er på, og hvornår de ikke er på," lyder rådet fra Mads Qwist.
Han mener, at det er vigtigt, at man trækker en grænse, men forklarer, at den grænse ikke nødvendigvis behøver at følge de traditionelle arbejdstider mellem 8 og 16.
Faktisk har rigtig mange mennesker, ifølge Mads Qwist, opnået en større arbejdsglæde og livsglæde med den øgede fleksibilitet, man opnår ved at kunne koble sig på om aftenen eller i weekenden.
"Der er ingen undersøgelser, der viser, at det at du er online tilgængelig gør dig stresset. Men vi kan ikke holde til at være på hele tiden. Vores hjerne er nødt til at have en pause, men det er ligegyldigt, om den pause ligger om aftenen, i weekenden eller midt på dagen."
Luk for mail-klienten - bevar koncentrationen
Mailen kan, hvis den bruges uhensigtsmæssigt udgøre en øget stressrisiko, men her stopper problemerne ikke. Mailen er nemlig også med til at bryde din koncentration i tide og utide, når du sidder på kontoret, og derfor er det ifølge Mads Qwist vigitgt, at man holder igen med at tjekke indbakken i løbet af arbejdsdagen.
"Når man tager de neurologiske undersøgelser, er det sådan, at det - afhængig af hvordan du er som person - kan tage 15 til 20 minutter at nå samme koncentrationsniveau efter en forstyrrelse," forklarer Mads Qwist fra StressEksperterme.
"Hvis du tjekker mail hvert kvarter, når du aldrig at fordybe dig i dit arbejde. Det går både ud over kvaliteten af dit arbejde og din jobtilfredshed."
"Du skal tjekke din mail, når du møder ind om morgenen, hvorefter du lader den være. Så kan du tjekke mail igen, inden du går til frokost, og så lade den være til indtil du tjekker den, inden du går hjem," lyder rådet fra Mads Qwist derfor.
Hvis den fremgangsmåde skal realiseres, kræver det dog, at organisationen som helhed forstår det og bakker op om det.
"På nogle arbejdspladser er det sådan, at hvis man har sendt en mail og ikke har fået svar inden for 10 minutter, så ringer man og beder om et svar. Så det kræver en organisatorisk accept, og som virksomhed er man nødt til at arbejde med den kultur," forklarer Mads Qwist.
På samme måde er det vigtigt, at retningslinerne for, hvornår det forventes at medabejderne tjekker mail, er blåstemplet af den øverste ledelse.
"Det her kan ikke blive drevet af hverken kommunikations-afdelelingen eller HR. Det er generalen, der skal sige, at det er sådan, det er, og så skal lederne forstå, at de skal bakke op om det. De er nødt til at være kongruente, omkring de ting, de har vedtaget," siger Mads Qwist.
