Oprette aftale og give underretning samtidig!

Hos os er vi ofte ude for, at vi skal oprette aftaler i hinandens kalender i Outlook. Vi har derfor adgang til alle kalendere.
Som det kører lige nu, så opretter vi en aftale i den andens kalender, og når det er gjort, så højreklikker vi på aftalen og videresender aftalen til kalenderejeren, så den også ligger som en aftale i indbakken.
Det gør vi for at undgå, at kalenderejeren kommer til selv at indgå en aftale på et tidspunkt, hvor en anden har booket ham.
Som Outlook virker lige nu, så er nye aftaler jo ikke indikeret i Outlook-panelet lige som nye meddelelser er det. Og det er det, som vi prøver på at opnå, ved at gøre tingene på denne lidt kryptiske måde.
Mit spørgsmål er:

Findes der en nemmere måde at gøre tingene på? Så vi får en underretning og oprettelsen af aftalen, samtig med, at vi opretter aftalen.

Venligst Frank Sørensen